Responsable d'équipe

Responsable d'équipe - centre de conférences

Travail en mode présentiel - bureau de Montréal

Ce que vous ferez:

• Superviser et participer au processus d'évaluation de rendement de l'équipe
• Déterminer et gérer la charge de travail requise par les différentes commandes
• Assurer la coordination et la liaison entre les différents intervenants (réception, installation, audio-visuel, etc.) afin d'évaluer l'aménagement de la salle de réunion, de l'audio-visuel, des services de traiteur et les besoins supplémentaires au moyen de l'outil de réservation de salles (EMS) .
• Gérer toute la logistique des réunions et des événements, y compris la gestion du budget, la gestion du personnel sur place et en sous-traitance, la gestion des fournisseurs, la négociation de contrats, les conférenciers, la technologie, les aliments et les boissons, les suivis (rapport, budget, compte rendu, dernières présences, commentaires des clients, gaspillage alimentaire) et d'autres éléments connexes selon les besoins
• S'assurer du maintien de communications claires et cohérentes avec les parties concernées tout au long du processus de planification des réunions et des événements
• Effectuer la gestion des horaires des membres de l'équipe pour s'assurer que toutes les fonctions de livraison, de service et de nettoyage sont effectuées en temps opportun
• Faire le suivi des données relatives aux réunions et aux événements aux fins d'établissement des rapports et d'analyse
• Établir de bonnes relations avec les collègues du cabinet afin de partager les bonnes pratiques et les informations pertinentes
• Collaborer avec les différents services du cabinet pour assurer la bonne tenue des réunions et des événements, traiter les changements de dernière minute et résoudre les problèmes
• Démontrer une compréhension complète des bonnes pratiques en matière de manipulation des denrées alimentaires
• Former et encadrer les membres de l'équipe sur les normes de service et les attentes du cabinet pour toutes les réunions et les événements
• Aider les membres de l'équipe à aménager les salles selon les spécifications souhaitées et à nettoyer les salles après toutes les réunions et tous les événements
• Aider l'équipe à s'assurer que les niveaux des stocks, la propreté et l'entretien de toutes les salles de conférence et les cuisines sont maintenus tout au long de la journée
• Servir des aliments et des boissons aux clients
• Assurer un contrôle rigoureux de la qualité de la présentation, du contrôle des portions et du maintien de la température des aliments et des boissons
• Assurer l'hygiène et le maintien de l'ordre de tous les équipements, les fournitures et les ustensiles dans les salles de conférence et les cuisines
• Utiliser l'outil de réservation des salles de réunion (EMS) pour extraire les rapports quotidiens, faire le suivi des coûts et des budgets et confirmer que les services de restauration sont planifiés selon les exigences des clients
• Contrôler les niveaux des stocks, réapprovisionner la cuisine et le garde-manger, entretenir les salles/zones d'entreposage, passer des commandes selon les besoins et gérer la facturation
• Prendre en charge le programme de restaurations sur place en dehors des heures de bureau (p.ex. programme Uber Eats), y compris le suivi des coûts et l a conciliation des factures

Ce que vous offrez:

• 5 à 7 ans d'expérience dans un poste similaire (au sein d'un cabinet d'avocats ou de services professionnels, un atout)
• 3 ans ou plus d'expérience en gestion ou en direction d'une équipe
• Certificat de préposé à la manutention des aliments ou un programme provincial équivalent et certificat en service raisonnable de boissons pour la province dans laquelle vous postulez (de préférence)
• Attestation de secourisme de niveau2 (ou consentir à suivre une formation de secourisme de niveau2)
• Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle. Compétences éprouvées en communications verbales et écrites et en communications interpersonnelles permettant d'interagir avec les gens à tous les niveaux du cabinet
• Très bonne connaissance des produits Microsoft Office tels que Word, Excel, Project et PowerPoint
• Aptitude à gérer les demandes conflictuelles, à atténuer les problèmes et à amener les collègues à adopter des solutions efficaces
• Sens de l'organisation, gestion efficace de priorités multiples. Solides compétences en analyse et en résolution de problèmes
• Capacité à garder son calme sous pression tout en travaillant dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Excellentes aptitudes pour les communications verbales et écrites
• Extrêmement bien organisé·e et efficace; capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Souci du détail
• Capacité physique à exercer les fonctions associées au poste

Le ou la titulaire du poste doit faire preuve de la souplesse nécessaire pour travailler entre 7h30 et 18h et faire des heures supplémentaires à l'occasion. Être accessible en dehors des heures normales de travail, compte tenu des responsabilités de ce poste liées aux événements.

Norton Rose Fulbright est un grand cabinet d'avocats international ayant de nombreux bureaux dans le monde. Sa clientèle est également internationale et nous devons être en mesure de fournir des services en français et en anglais. Par conséquent, une bonne connaissance des deux langues est requise en raison de la nature des services professionnels que vous fournirez de servir des clients dans les deux langues.

Pourquoi vous joindre à notre équipe:

• Régime d'épargne-retraite avec cotisations de l'employeur
• Primes d'assurance payées par le cabinet
• Services de télémédecine
• Santé et bien-être: une allocation flexible pour les soins de santé et le bien-être qui couvre beaucoup plus qu'un abonnement dans une salle d'entraînement
• Programmes de formation et de perfectionnement professionnel en fonction de vos intérêts et de vos besoins

Vous souhaitez vous joindre à un cabinet proactif et moderne où vous vivrez une expérience professionnelle exceptionnelle dans un cadre de travail inclusif et collaboratif? Joignez-vous à nous

En tant que cabinet d'avocats mondial, nous favorisons une culture fondée sur l'excellence et le dépassement de soi et prônons la souplesse, le respect, la diversité et la transparence. Nous nous efforçons de créer un environnement inclusif et équitable où chacun·e peut se montrer sous son vrai jour et réaliser son plein potentiel sur le plan professionnel.

Pour plus de détails sur la façon dont nous intégrons la diversité, l'équité et l'inclusion dans toutes nos activités, veuillez cliquer: Diversité, équité et inclusion | Canada | Cabinet d'avocats mondial | Norton Rose Fulbright | Cabinet juridique mondial | Norton Rose Fulbright

Si vous n'êtes pas en mesure de postuler en ligne ou que vous souhaitez vous prévaloir de mesures d'adaptation raisonnables au cours du processus de recrutement, veuillez communiquer avec canmtlhr_rh@nortonrosefulbright.com pour en discuter.

Veuillez noter que les personnes qui reçoivent une offre d'emploi peuvent être tenues, pendant leur emploi au sein de Norton Rose Fulbright, de faire la preuve des vaccinations recommandées de temps à autre par le gouvernement ou les autorités de santé publique. Norton Rose Fulbright a le devoir d'accommoder les personnes qui ne sont pas en mesure de se faire vacciner pour des motifs protégés. Si vous avez besoin d'un accommodement, veuillez nous écrire à l'adresse canmtlhr_rh@nortonrosefulbright.com afin d'échanger à ce sujet.

Nous désirons remercier toutes les personnes qui auront postulé, mais nous ne communiquerons qu'avec celles qui aur ont été retenues pour une entrevue.

Le droit à l'échelle mondiale

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