Adjointe administrative

Moulures Transform est à la recherche d'une adjointe administrative, Tu te cherches un emploi permanent, stable, avec une équipe dynamique, un horaire de travail de 4 jours (du lundi au jeudi) avec un long week-end de 3 jours à l'année, et tu es à la recherche d'un nouveau défi professionnel, on a une place pour toi :) Le poste offert est de 32hrs semaine étalé sur 4 jours; Profil recherché Capacité à apprendre rapidement et à devenir autonome après la période de formation Respect des procédures et des limites décisionnelles établies Esprit collaboratif, notamment au sein du comité marketing Polyvalence et sens de l'organisation Discrétion et rigueur dans la gestion des informations Mission principale Assurer un soutien administratif et organisationnel auprès de la direction et des différents départements, en veillant à la coordination des activités, la gestion documentaire et le suivi des processus internes. Responsabilités clés Gestion des achats et approvisionnement Assurer le suivi des commandes fournisseurs et des délais d'approvisionnement Comparer les prix et analyser les fournisseurs Coordonner certaines commandes, achats et inventaires administratifs Gérer les ententes et conditions d'achat Faire les commandes de fournitures de bureau et d'usine Soutien technologique Participer à l'implantation ou à l'amélioration de logiciels (ERP, CRM, comptabilité) Assurer la liaison avec les fournisseurs de solutions technologiques pour le suivi des projets Former ou assister les utilisateurs internes lors des mises à jour ou changements de systèmes Identifier les besoins d'amélioration et proposer des solutions Offrir un soutien technique dans la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et assister les cadres ou employés dans l'exécution de leurs fonctions; au besoin. Santé, sécurité et conformité Gérer les dossiers de santé et sécurité au travail (SST) Préparer les documents pour audits ou inspections Assurer le suivi des obligations légales et réglementaires Mettre à jour les registres et procédures SST Coordonner les communications avec les organismes externes en cas d'inspection Participer aux enquêtes et analyses d'accident Personne-ressource pour la mutuelle en cas d'accident Support administratif et organisationnel Remplacer temporairement des fonctions clés (administration, ventes internes) Assister la direction générale dans la planification, la coordination et le suivi des activités administratives Participer à la préparation et la tenue des réunions des différents comités et du conseil d'administration : convocations, ordres du jour, procès-verbaux et suivis des actions Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus, rapports et suivis Coordonner la communication interne entre les départements pour assurer le bon déroulement des projets Préparer des rapports de suivi et des tableaux de bord pour appuyer la prise de décision Veiller au respect des échéanciers et des priorités administratives Rédaction et gestion documentaire Rédiger, réviser et mettre en page des documents officiels (lettres, procès-verbaux, rapports, présentations, etc.) Assurer la gestion et le classement des dossiers et des archives Collaborer à la mise à jour des politiques internes et des procédures administratives Maintenir une base documentaire organisée et accessible Garantir la conformité des documents aux normes internes et légales Soutien au marketing Participer à la préparation et mise en page de documents promotionnels (brochures, présentations, infolettres) Assurer la mise à jour des contenus sur les plateformes numériques (site web, réseaux sociaux) en collaboration avec différentes firmes externes Soutenir l'organisation d'événements (foires, salons, activités corporatives) Participer au comité marketing et collaborer à la collecte et l'analyse de données pour les campagnes Assurer la coordination avec les agences externes pour le respect des échéanciers et des livrables Et tout autre tâche connexe. « Veuillez prendre note que nous acceptons les candidatures jusqu'au 8 janvier. »