Adjoint(e) de direction et gestionnaire de bureau

ADP recrute un(e) Adjoint(e) de direction et gestionnaire de bureau - Bilingue

• Désirez-vous faire progresser votre carrière dans un environnement stable et dynamique offrant de nombreuses opportunités d’avancement?

• Êtes-vous avide de connaissances et avez-vous un intérêt pour les occasions de formation continue, de perfectionnement et de mentorat?

• Est-ce important pour vous de faire partie d’une culture qui valorise l’équité et l’inclusion à travers un environnement accueillant les nouvelles perspectives et la diversité des points de vue?

Si c’est le cas, cette opportunité pourrait vous intéresser. Poursuivez votre lecture et jugez par vous-même. 

En tant que Adjoint(e) des services administratifs au bureau d’ADP à Montréal, votre responsabilité sera de mettre en œuvre des programmes favorisant l’engagement des associé(e)s et la responsabilité sociale de l’entreprise au sein de la communauté, tout en promouvant une culture de collaboration et en veillant à l’ensemble du fonctionnement de l’un des établissements les plus dynamiques d’ADP Canada. Relevant du directeur général de l’établissement, le titulaire du poste est très présent auprès des gestionnaires principaux canadiens. Il doit faire preuve de créativité, de souplesse et d’une attitude laissant croire que tout est possible. Le titulaire du poste veille à coordonner toutes les activités associées aux visites de l’établissement. Il offre un soutien administratif à la direction et au service Implantation, Comptes majeurs / Comptes nationaux.

À propos d’ADP : Nous sommes un chef de file mondial en technologies de ressources humaines, offrant les plus récentes solutions d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique évoluées dans le domaine de la paie, de l’impôt, des ressources humaines, des avantages sociaux et bien plus encore. Nous estimons que notre personnel contribue grandement à la création d’une culture inclusive qui accueille les idées, encourage l’innovation et valorise le sentiment d’appartenance. Nous servons plus d’un million de clients dans 140 pays et comptons plus de 63 000 associé(e)s à l’échelle mondiale. Grâce au talent, à l’engagement et à l’authenticité de nos associé(e)s d’ADP partout dans le monde, nous avons mérité les éloges de certaines des entités les plus respectées de l’industrie pour être l’un des meilleurs employeurs. Pour n’en citer que quelques-uns, nous avons été reconnus à titre de meilleur employeur dans la région du Grand Toronto en 2024 par Mediacorp Canada et comme meilleur lieu de travail pour les innovateurs par Fast Company. Apprenez-en plus sur la diversité, l’équité et l’inclusion chez ADP sur notre chaîne YouTube : 

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CE QUE VOUS FEREZ: Responsabilités

Ce à quoi ressemble une journée habituelle :

40 % – Culture et engagement

• Agir en tant que champion de la culture et de l’engagement, et coordonner les initiatives de l’établissement (Comité social, Moisson Montréal, Auberge Transition, 48 h à vélo, Jeux pour l’espoir, Fierté, salons de l’emploi, autres événements spéciaux)
• Se tenir au courant des tendances, chez les employeurs locaux, pour les sujets liés à la culture et aux activités d’engagement; repérer les occasions d’amélioration des programmes et jouer un rôle actif au sein du Comité social local
• Gérer les relations avec les fournisseurs externes pour aider au développement et à l’exploitation des programmes
• Préparer des mises à jour mensuelles des programmes d’activités à l’intention de la direction de l’établissement
• Concevoir et exécuter des stratégies de communication internes et externes liées aux programmes portant sur la culture et l’engagement

30 % – Service Implantation, Comptes majeurs / Comptes nationaux

• Aider les gestionnaires de l’Implantation à déployer les activités d’intégration et à préparer l’arrivée des nouveaux(elles) employé(e)s (ordinateur portable, accès aux logiciels, bureau, équipement de télécommunication, etc.)
• Manipuler, analyser et préparer des rapports détaillés
• Coordonner l’ensemble des activités du gestionnaire à l’extérieur (déplacements, transport, lieu de rendez-vous, restauration, activités de renforcement de l’équipe, etc.)
• Analyser les stocks et préparer des prévisions d’achat mensuelles
• Diriger, accompagner professionnellement et mentorer une équipe de techniciens en implantation

30 % – Cadre administrative

• Coordonner les déplacements du directeur général
• Rédiger et taper des lettres complexes, des notes de service et des feuilles de calcul exigeant un excellent jugement personnel, à partir de la suite complète de logiciels de traitement Microsoft Office
• Préparer des présentations très complexes, avec soutien visuel, à l’interne et à l’intention des clients
• Faire connaître les politiques et procédures du service, selon les consignes de la direction
• Appuyer la direction dans la planification de l’entreprise, une fonction généralement de nature confidentielle
• Effectuer des tâches administratives comme filtrer les appels, accueillir les visiteurs, répondre aux questions, donner de l’information, ouvrir le courrier, préparer les notes de frais, commander les fournitures, coordonner les déplacements et prendre des

rendez-vous

• Acheminer au bon endroit les questions qui ne nécessitent pas l’attention de la direction
• Assurer la liaison avec les installations pour s’assurer que l’établissement est entretenu selon des normes acceptables et que sa configuration convient à divers événements

Formation :

• Diplôme d’études secondaires obligatoire
• Cours de perfectionnement collégial/universitaire et/ou formation professionnelle en administration, un atout

POUR RÉUSSIR DANS LE CADRE DE CE RÔLE : Exigences obligatoires

• De 5 à 7 ans d’expérience, y compris dans l’élaboration et la mise en œuvre de tous les composants de programmes ciblés mettant l’accent sur la culture, l’engagement des employés et l’évaluation
• Excellente connaissance démontrable de Microsoft Office, notamment Word, PowerPoint et Excel
• Expérience démontrable dans le traitement de problèmes complexes concernant la clientèle
• Capacité à préserver la confidentialité des renseignements sensibles
• Bilinguisme (français/anglais) requis, à l’écrit comme à l’oral
• Capacité d’effectuer de nombreuses tâches à la fois et de gérer plusieurs priorités dans un environnement de travail dynamique
• Aptitudes supérieures pour le travail d’équipe et la collaboration; habiletés à exercer une influence en l’absence d’un superviseur
• Capacité d’analyser de l’information, de formuler des recommandations judicieuses et de présenter des données facilitant une prise de décision efficace
• Capacité à interagir avec le personnel de l’entreprise à tous les niveaux
• Capacité à diriger des groupes de travail affectés à la planification et à l’implantation, et à travailler efficacement au sein d’équipes interfonctionnelles
• Compétences en matière de communication, de présentation, de gestion de projet et de planification
• Aptitudes pour la gestion de fournisseurs et la négociation

* Candidats au Québec : bien que le français soit obligatoire pour les postes au Québec, l’utilisation de l’anglais est également requise en raison de la nature mondiale de l’entreprise et du besoin d’interaction avec le siège social et les sites internationaux d’ADP.

VOUS AIMEREZ TRAVAILLER ICI PARCE QUE VOUS POURREZ :

• Trouver l’équilibre dans votre vie. Ressources et flexibilité pour intégrer plus facilement le travail dans votre vie quotidienne.
• Développer vos connaissances. Des possibilités de formation et de développement continus jumelés à un programme de remboursement des frais de scolarité.
• Profiter d’un milieu de travail sain, où nous prenons soin les uns des autres . Nous soutenons votre bien-être, car des associé(e)s en bonne santé sont des associé(e)s heureux(ses).

• Étendre vos activités à l’échelle mondiale. Avec des activités dans le monde entier, les nouvelles opportunités de carrière sont nombreuses et passionnantes.

• Vous joindre à une entreprise engagée à redonner et générant une incidence durable et positive dans les communautés dans lesquelles nous travaillons et vivons.   
• Créer. Innover. Résoudre des problèmes. Façonnez l’avenir du travail avec des personnes que vous appréciez.
• Avoir un sentiment d’appartenance en rejoignant un de nos dix groupes de ressources d’entreprise, où vous pouvez établir des liens à l’échelle mondiale avec des réseaux et des alliés qui partagent des expériences et des intérêts communs.  

Qu’attendez-vous? Soumettez votre candidature dès maintenant

Diversité, équité, inclusion et égalité d’accès à l’emploi chez ADP : ADP affirme que l’inégalité est préjudiciable à ses associés, à ses clients et aux communautés qu’elle sert. Notre objectif est d’apporter un changement durable grâce à nos actions. Nous unissons nos forces afin d’assurer l’égalité et l’équité. ADP est engagée à l’égard de l’égalité d’accès à l’emploi, sans distinction relative à toute caractéristique protégée, notamment la race, la couleur, l’information génétique, la croyance, l’origine nationale, la religion, le sexe, l’orientation affective ou sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, le statut d’étranger légal, l’ascendance, l’âge, l’état matrimonial ou le statut d’ancien combattant pris en charge, et elle ne fera aucune discrimination fondée sur une limitation fonctionnelle. Nous soutenons un milieu de travail inclusif où les associés excellent en fonction de leur mérite personnel, de leurs compétences, de leur expérience, de leurs aptitudes et de leur rendement. 

Éthique chez ADP :  Depuis longtemps, ADP est fière de mener des affaires selon les normes éthiques les plus élevées et conformément à l’ensemble des lois applicables. Nous nous attendons également à ce que notre personnel respecte nos valeurs avec une grande intégrité et se comporte de manière à favoriser un milieu de travail honnête et respectueux. Cliquez sur ce lien   pour en savoir plus sur la culture et l’ensemble des valeurs d’ADP.

Diversité, équité, inclusion et égalité d’accès à l’emploi chez ADP: ADP affirme que l’inégalité est préjudiciable à ses associés, à ses clients et aux communautés qu’elle sert. Notre objectif est d’apporter un changement durable grâce à nos actions. Nous unissons nos forces afin d’assurer l’égalité et l’équité. ADP est engagée à l’égard de l’égalité d’accès à l’emploi, sans distinction relative à toute caractéristique protégée, notamment la race, la couleur, l’information génétique, la croyance, l’origine nationale, la religion, le sexe, l’orientation affective ou sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, le statut d’étranger légal, l’ascendance, l’âge, l’état matrimonial ou le statut d’ancien combattant pris en charge, et elle ne fera aucune discrimination fondée sur une limitation fonctionnelle. Nous soutenons un milieu de travail inclusif où les associés excellent en fonction de leur mérite personnel, de leurs compétences, de leur expérience, de leurs aptitudes et de leur rendement.

Éthique chez ADP: Depuis longtemps, ADP est fière de mener des affaires selon les normes éthiques les plus élevées et conformément à l’ensemble des lois applicables. Nous nous attendons également à ce que notre personnel respecte nos valeurs avec une grande intégrité et se comporte de manière à favoriser un milieu de travail honnête et respectueux. Cliquez sur ce lien pour en savoir plus sur la culture et l’ensemble des valeurs d’ADP.