Secrétaire, agent et agente de bureau

2 weeks ago

Sherbrooke QC, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

*Les défis que nous vous proposons*
Sous l’autorité de la directrice et la supervision de la responsable du module des relations avec le milieu (RM), le titulaire de l’emploi fait partie intégrante du guichet unique en territoire (GUT). Il représente le premier contact auprès de la clientèle de la Direction générale de l’Estrie (DGE), et ce, en conformité avec la _Déclaration de services aux citoyens_. Le titulaire doit :
*Assurer les tâches liées à la réception et à l’accueil de la clientèle :*
* Accueillir, renseigner et diriger les visiteurs (citoyens, partenaires, clients, fournisseurs, etc.) qui se présentent au bureau régional;
* Recevoir les appels téléphoniques pour l’ensemble des unités administratives du bureau régional, diriger les demandes de renseignements aux personnes-ressources concernées ou autres ministères et organismes, fournir certains renseignements d’ordre général et s’assurer du suivi auprès de l’employé concerné par la demande;
* Gérer la boîte courriel de la Direction générale de l’Estrie et en faire le suivi auprès du personnel concerné;
* Coordonner la réception et l’expédition du courrier et des colis (Postes Canada et Purolator).
*Soutenir la coordonnatrice sectorielle aux demandes citoyennes :*
* Saisir dans le système Gestion des plaintes et des signalements (GPL) les demandes citoyennes reçues directement au bureau régional en personne, par téléphone ou via la boîte courriel;
* Traiter les requêtes citoyennes en les analysant, en les acheminant à la bonne unité administrative, en collectant l’information et en produisant une réponse dans les délais impartis;
* Agir comme substitut à la coordonnatrice en la remplaçant lors de ses absences maladie, congés personnels et vacances pour traiter les demandes peu complexes ou ne nécessitant pas d’analyse ;
* S’assurer du respect des délais de réponse en vue de satisfaire aux conditions de la _Déclaration de services aux citoyens_;
* Participer aux redditions de comptes trimestrielles en faisant des recommandations pour améliorer le service à la clientèle et assurer l’atteinte des cibles fixées en vertu de la _Déclaration de services aux citoyens_;
* Traiter les réclamations pour dommages ne nécessitant pas d’analyse plus poussée.
*Effectuer des tâches de secrétariat en soutien à l’ensemble des unités administratives :*
* Corriger et mettre en page des lettres, notes, comptes rendus, ordres du jour, présentations PowerPoint, etc.;
* Assurer le classement dans les systèmes appropriés (Content Server, etc.);
* Effectuer des copies et de la numérisation de documents et les transmettre aux personnes concernées;
* Collaborer avec les agents de secrétariat des unités administratives et les remplacer au besoin, notamment pour la correspondance ministérielle (GDM).
*Offrir son appui à la coordonnatrice de la boîte Partenaires et du système Suivi des demandes externes (SDE) :*
* Recevoir les demandes partenaires par courriel ou par téléphone et contribuer au traitement de ces demandes;
* Agir comme substitut à la coordonnatrice en la remplaçant lors de ses absences maladie, congés personnels et vacances pour gérer la boîte Partenaires et saisir les demandes au système SDE;
* Traiter et transmettre les courriels d’information périodiques dédiés aux partenaires (ex. publication d’appel d’offres, modification des limites de charges, chantiers ciblés);
* Participer à la production des bilans annuels de la direction générale en effectuant l’extraction des statistiques au système SDE et la mise en page du document de présentation.
*Réaliser des opérations facilitant le déroulement des activités courantes de l’ensemble des unités administratives, comme les réservations d’hôtels de salles de réunion, mise à jour de procédures et toutes autres tâches connexes.*
*Les avantages de travailler au ministère des Transports et de la Mobilité durable*
* Régime de retraite à prestations déterminées avantageux ;
* Régime d’assurances collectives ;
* 20 jours de vacances après seulement un an de service et 13 jours fériés ;
* Mesures de conciliation travail et vie personnelle ;
* Horaire variable ;
* Sécurité d’emploi ;
* Programme d’aide aux employés (PAE) ;
* Programme de soutien aux études ;
* Service de formation et de développement au sein de l’organisation ;
* Soutien financier à la pratique d’activités physique.
*Salaire annuel :*
38 352 $ à 49 036 $ selon l’expérience\*
_La rémunération est déterminée en fonction de la pertinence de votre scolarité et de vos expériences en lien avec l’emploi. Par conséquent, il est important de bien les détailler dans votre formulaire d’inscription qui servira de référence._
Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web Secrétariat du Conseil du trésor.
Profil recherché
*Les qualités que nous recherchons :*
* Avoir une facilité de communication autant à l’oral qu’à l’écrit ;
* Capacité à planifier son travail et respecter les délais ;
* Posséder un bon esprit d’équipe et de collaboration ;
* Faire preuve de discernement et de minutie ;
* Avoir le sens de l’initiative ;
* Démontrer tact, diplomatie et discrétion ;
* Avoir un niveau de concentration élevé ;
* Maîtriser les logiciels de la suite Microsoft Office et de la suite Adobe ;
* Aisance à s’approprier de nouveaux outils informatiques.
*La personne recherchée doit satisfaire aux exigences de l’emploi :*
* Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente1 ;
La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.
*OU*
* Détenir un certificat d’études secondaires équivalent à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente¹ *ET* posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agent de secrétariat.
* Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente pour occuper un emploi dans la fonction publique du Québec² ;
* Avoir une connaissance du français appropriée aux fonctions.
Type d'emploi : Temps plein, Permanent
Rémunération : 38 352,00$ à 49 036,00$ par an
Avantages :
* Congés payés
* Programme d'Aide aux Employés
* Régime de retraite
Flexible Language Requirement :
* Anglais non requis
Horaires de travail :
* Du Lundi au Vendredi
Lieu du poste : En présentiel

  • Agent(e) de bureau et secrétaire

    2 weeks ago

    Quebec City, QC, Québec, Canada Centre de services scolaire des Premières-Seigneuries Full time

    Statut : Remplacements à temps partiel ou temps plein durant l’année scolaire 2023-2024Lieu de travail : Écoles primaires, secondaires et spécialisées et centres administratifsEntrée en fonction : Selon vos disponibilitésVotre rôleVous devrez assister une ou plusieurs personnes en exécutant...

  • Agente ou Agent de Bureau

    1 month ago

    Laurentides, QC, Canada Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale Full time

    **Vous êtes une personne tournée vers le service à la clientèle et le travail d’équipe est votre force?** Devenez **agente ou agent de bureau **dans **les Laurentides**. Votre grande capacité d’adaptation et vos valeurs d’entraide et d’ouverture à la diversité bénéficieront à celles et ceux qui en ont besoin. **Le ministère de...

  • Agent(E) de Bureau

    4 weeks ago

    Sherbrooke, Canada CPA Cantons de l'Est Full time

    **A la recherche d’un agent ou d’une agente de bureau.** À tire d’agent(e) a l’accueil et aux communications, vous serez en interaction avec la clientèle, vous aurez à : faire la gestion des fournitures de bureau, l’entretien du site Web, mettre à jour les dossiers clients, traitement des facturations, aide au traitement de...

  • Agente ou Agent de Bureau

    1 month ago

    Montérégie, QC, Canada Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale Full time

    Vous êtes une personne **passionnée **par le service à la clientèle? Vous** désirez faire une différence dans la vie des personnes** en leur offrant des informations justes et adaptées à leurs besoins? Vous avez à cœur la qualité de services offerts aux gens? Devenez **agent ou agente de bureau**. Le ministère de l’Emploi et de la Solidarité...

  • Agente ou Agent de Bureau

    1 month ago

    Abitibi-Témiscamingue, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Agente ou agent de bureau** **Vous aimeriez travailler dans une organisation dynamique où vous pourriez mettre à profit vos acquis tout en les développant?** **Nous avons l'emploi qu'il vous faut!** **Un emploi occasionnel est à pourvoir au 902, route 111 Ouest à Amos** **Ministère de la Sécurité publique** **:Sous-ministériat des services...

  • Agente ou Agent de Bureau

    1 month ago

    Capitale-Nationale, QC, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

    **Agente ou agent de bureau - classe principale** - **Direction **:Direction générale des ressources financières - service des ressources financières - **Nombre d'emploi à pourvoir **:1 - **Statut de l’emploi **:Régulier - **Lieu de travail**: Rimouski - **Télétravail**: Oui - **Horaire de travail** : 35 heures par semaine - **Date prévue...

  • Agente ou Agent de Bureau Au Traitement

    1 month ago

    Lanaudière, QC, Canada Ministère de l'Emploi et de la Solidarité sociale Full time

    **Vous désirez travailler dans une ville offrant une variété d’attraits aux plans de l'histoire, de la nature, de la culture ou des activités de plein air ? Vous souhaitez contribuer directement au bien-être des citoyens ? Vous êtes une personne courtoise, rigoureuse et vous appréciez les tâches administratives ?** Devenez **agente ou agent de...

  • Agente ou Agent de Bureau

    4 weeks ago

    Montérégie, QC, Canada Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail Full time

    **AGENTE OU AGENT DE BUREAU** **Processus de sélection - Recrutement : E20010SRS0703OP48262** **Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) **:Vice-présidence à l’indemnisation et à la réintégration au travail - Direction générale de la réintégration au travail - Sud - Direction de la...

  • Agent ou Agente de Bureau

    4 weeks ago

    Bas-Saint-Laurent, QC, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

    **Agent ou agente de bureau** - **Direction **:Direction générale du Bas-Saint-Laurent-Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine - **Service **:Centre de services de Mont-Joli - **Nombre d'emploi à pourvoir **:1 - **Statut de l’emploi **:Régulier - **Lieu de travail**: 1862, boulevard Jacques-Cartier, Mont-Joli - **Télétravail**: Oui en mode hybride -...

  • Agente ou Agent de Bureau

    1 month ago

    Outaouais, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Agente ou agent de bureau** **Un emploi régulier est à pourvoir au 75, rue Saint-François, à Gatineau.** **Ministère de la Sécurité publique **:Sous-ministériat des services correctionnels - Direction générale de l’Ouest-du-Québec - Direction des services administratifs - Établissement de détention de Hull. **Mission **:Le ministère de...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Bas-Saint-Laurent, QC, Canada Ministère de l'Environnement, de la Lutte contre les Changements Climatiques, de la Faune et des Par Full time

    **Le ministère de l’Environnement, de la Lutte contre les changements climatiques, de la Faune et des Parcs***: La Direction générale adjointe de la surveillance du territoire - District sud-est de la Direction générale de la Protection de la faune du Québec au Sous-ministériat au contrôle environnemental, à la protection de la faune et à la...

  • Agente ou Agent de Bureau en Approvisionnement

    4 weeks ago

    Outaouais, QC, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

    Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi stimulant? Vous êtes une personne organisée? Un emploi en soutien administratif vous intéresse? Nous avons l’emploi qu’il vous faut! **Agente ou agent de bureau en approvisionnement** - **Direction générale **:Direction générale de l’Outaouais (DGO) - **Direction **:Direction de l’exploitation...

  • Agente ou Agent de Bureau

    4 weeks ago

    Bas-Saint-Laurent, QC, Canada Ministère des Forêts, de la Faune et des Parcs Full time

    **Agente ou agent de bureau** **Un emploi régulier est à pourvoir à Sainte-Luce (région administrative du Bas-St-Laurent)** **Ministère des Ressources naturelles et des Forêts **:La Direction générale de la production de semences et de plants forestiers souhaite pourvoir un emploi régulier à la pépinière de Sainte-Luce au 240, Rang 2 Ouest, à...

  • Agent de Bureau

    1 month ago

    Bas-Saint-Laurent, QC, Canada Revenu Québec Full time

    Revenu Québec souhaite recruter des agentes ou des agents de bureau qui occuperont des emplois réguliers ou occasionnels. Nous recrutons au(x) endroit(x) suivant(s) : toutes les régions du Québec. Le lieu de travail sera déterminé en fonction de chaque personne sélectionnée. **Les personnes sélectionnées bénéficieront d’un mode...

  • Agente ou Agent de Bureau Au Traitement

    1 month ago

    Mauricie, QC, Canada Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Solidarité sociale Full time

    **_Êtes-vous une personne dynamique et tournée vers le service à la clientèle?_** **Devenez une agente ou un agent de bureau au traitement administratif dans la région de la Mauricie. **Votre grande capacité d’adaptation et vos valeurs d’entraide et d’ouverture à la diversité bénéficieront à celles et ceux qui en ont besoin. **Le...

  • Agente ou Agent de Bureau

    1 month ago

    Laurentides, QC, Canada Ministère de la Sécurité publique Full time

    **Vous êtes en quête d’un nouveau défi professionnel?** **Nous avons l’emploi qu’il vous faut!** **Agente ou agent de bureau-ressources humaines*** **Un emploi occasionnel est à pourvoir au 2, Boul. de la Salette à Saint-Jérôme** **Ministère de la Sécurité publique** **:Sous-ministériat des services correctionnels (SMSC) — Direction...

  • Agent ou Agente de Bureau

    4 weeks ago

    Outaouais, QC, Canada Sûreté du Québec Full time

    **Agent ou agente de bureau** **Classe d'emploi : 200-10** **Processus de sélection - Recrutement : 20010SRS0390237339** **Nombre d’emploi régulier à offrir : 1** **Possibilité de postes occasionnels** Faire partie de la Sûreté du Québec, c’est de se joindre à la plus grande organisation policière du Québec et d’appartenir à une grande...

  • Agente ou Agent de Secrétariat

    1 month ago

    Montérégie, QC, Canada Ministère des Transports et de la Mobilité durable Full time

    Vous aimeriez faire la différence dans une équipe stimulante et dont les défis sont concrets ? Encore une minute de lecture pour savoir si ce poste est fait pour vous ! **Agente ou agent de secrétariat** - **Direction **:Direction générale de la Montérégie (DGM) - **Service **:Direction des projets (DP) - **Nombre d'emploi à pourvoir **:1 -...

  • Agente ou Agent de Bureau

    1 month ago

    Chaudière-Appalaches, QC, Canada Société de l'assurance automobile du Québec Full time

    **Agente ou agent de bureau** **Un poste à pourvoir à Québec (100% en **présentiel**)** **Des défis vous attendent à la Société de l’assurance automobile du Québec !** **Contexte** La Société de l’assurance automobile du Québec (Société) a pour mission de protéger et d’assurer la personne contre les risques liés à l’usage de la...

  • Agente ou Agent de Bureau

    1 month ago

    Capitale-Nationale, QC, Canada Société de l'assurance automobile du Québec Full time

    **AGENTE OU AGENT DE BUREAU** **Processus de sélection - Recrutement **:E20010SRS0320543211JB** **Corps d’emploi : 200.10** **Un emploi occasionnel est offert (contrat 3 ans)** (Possibilité de télétravail, mais obligation de se présenter au port d’attache à raison de deux jours par semaine) La Société de l’assurance automobile du Québec...