Spécialiste en Procédés Administratifs

TITRE DE L'EMPLOI: Spécialiste en procédés administratifs - Communications

LIEU DE TRAVAIL: Tous les bureaux du CCSSSBJ incluant Montréal

SYNDICAT: CSN

STATUT: Permanent temps plein

TYPE DE QUART DE TRAVAIL: Jour

HEURES PAR JOUR/PAR SEMAINE: 7.00/35.00

SALAIRE HORAIRE: Min. (1) 27,31 $ – Max. (18) 50,45 $

HERBERGEMENT FOURNI: Oui, si le/la titulaire du poste est recruté(e) à plus de 50 km de la localité d’Eeyou Istchee où il/elle exercera ses fonctions.

DESCRIPTION

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

FONCTIONS SPÉCIFIQUES

• Offrir un soutien administratif dans le fonctionnement quotidien du service ;
• Évaluer les besoins de la Direction des communications en matière de soutien ;
• Recommander, mettre en place, établir et maintenir un système administratif approprié ;
• Participer à la planification des communications, soit en offrant un soutien direct à l’équipe de Direction des communications, soit en travaillant en collaboration avec le personnel responsable de ce mandat ;
• Évaluer les besoins en matière de production de rapports pour appuyer la Direction des communications; recommander, rédiger, établir et produire les rapports appropriés ;
• Aider à la gestion des communications en ce qui a trait à la planification et la préparation des documents à présenter aux comités et aux réunions ;
• Fournir à l’équipe des communications une expertise administrative et logistique ;
• Soutenir la collecte et l’analyse des données au sein de l’équipe, de l’organisation et des partenaires ;
• Élaborer et tenir à jour des outils de suivi et de production de rapports pour la direction ;
• Collaborer avec l’équipe de la Direction des communications afin d’offrir un soutien administratif pour l’organisation d’événements et d’activités pour la direction et le CCSSSBJ ;
• Diriger ou soutenir l’élaboration et la mise en œuvre d’outils et de documents administratifs en appui à l’équipe, y compris des politiques, des procédures et des programmes ;
• Fournir des statistiques et en faire l’analyse, produire des indicateurs, des mesures de performance et des tableaux de bord ;
• Contribuer à la planification et à la logistique des réunions de la direction, notamment en rédigeant et en distribuant les procès-verbaux des réunions ;
• Aider à la préparation des ordres du jour, des présentations PowerPoint, des mesures de suivi et des notes ;
• Soutenir l’équipe de direction dans la tenue du budget opérationnel pour le service en ce qui a trait à la préparation, au suivi et au compte rendu des dépenses.

EXIGENCES

Éducation:

• Baccalauréat en sciences de l’administration ou dans une autre discipline pertinente.

Expérience:

• Trois (3) ans d’expérience pertinente en administration.

Connaissances et capacités :

• Connaissance des techniques, pratiques et systèmes administratifs, de la gestion budgétaire, de l’analyse de données, de la production de rapports et des systèmes d’information ;
• Connaissance du réseau, des politiques et des programmes du MSSS, ainsi que des règlements administratifs ;
• Connaissance des modèles, tendances et enjeux relatifs aux Premières Nations à l’échelle du pays ;
• Aptitudes relatives aux procédures administratives et à la planification et la surveillance de programmes, y compris la rédaction de manuels sur les politiques et les programmes et le développement de systèmes d’assurance de la qualité des activités administratives ;
• Excellentes aptitudes pour le leadership et le travail d’équipe ;
• Solides capacités à résoudre des problèmes ;
• Compétences approfondies en matière d’organisation, de gestion de projet et de communication ;
• Aptitude à transmettre des connaissances théoriques et pratiques dans un contexte d’encadrement et de formation ;
• Sens des responsabilités, réflexion critique, ingéniosité et vigilance ;
• Autonomie et flexibilité ;
• Succès professionnel attesté en matière de systèmes administratifs dans un environnement de recherche similaire ;
• Excellente connaissance des applications bureautiques (MS Word, Excel, Project et PowerPoint).

LANGUES

• Maîtrise de l'anglais ;
• La maîtrise du cri et/ou du français est un atout.

AUTRE

• Disponible pour voyager à l'intérieur et à l'extérieur du territoire de l'Eeyou Istchee selon les besoins ;
• Possibilité de télétravail.

Ce poste offre la possibilité de télétravail, selon les besoins opérationnels et après entente avec l'employeur. Veuillez noter qu'il ne s'agit pas d'une condition permanente du poste et que l'employeur se réserve le droit d'exiger une présence physique régulière au bureau.

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JOB TITLE: Administrative Processes Specialist - Communications

WORK LOCATION: All CBHSSJB Offices including Montreal

UNION: CSN

STATUS: Permanent Full-time

SHIFT: Day

HOURLY SALARY: Min. (1) $27.31 - Max (18) $50.45

HOURS PER DAY/WEEK: 7.00/35.00

ACCOMMODATION PROVIDED: Yes, if hired more than 50 kilometres from the Eeyou Istchee locality in which they are called upon to perform their duties.

SUMMARY OF THE POSITION

Person who analyzes the needs, conceives and applies professional techniques in the field of administrative methods and systems, in order to improve service delivery.

SPECIFIC FUNCTIONS

• Supports the daily operation of the Department;
• Assesses the needs for supporting the communication function and recommends, develops, establishes and maintains an appropriate administrative system;
• Contributes to the communication planning, either through direct support to the communication management team, or in supportive collaboration with mandated personal;
• Assesses the reporting needs to support the communication administration function and recommends, develops, establishes and carries out appropriate reporting and processes;
• Gives support to the management of communication for the planning and preparing the documents to be presented at committees and meetings.
• Provides administrative and logistical expertise to the communications team;
• Give support for data collection and analysis within the team, in the organization and with partners;
• Develops and maintains monitoring and reporting tools for the Direction;
• Collaborates with the Communications’ management team to provide administrative support for the organization of corporate events and activities for the Department and the CBHSSJB;
• Leads or supports the development and implementation of administrative tools and documents in support of the team, including policies, procedures, programs;
• Provides and analyses statistics, indicators, performance measures and dashboards;
• Supports in the planning and logistics of meetings for the Direction, including taking and distributing meeting minutes;
• Assists in preparing of Agendas, Power Point, Action Items and Notes.
• Supports the managing team in the preparation, monitoring and reporting of expenditures for the Department’s operational budget.

REQUIREMENTS

Education:

• Bachelor of Science degree in Administration or other relevant academic discipline.

Experience:

• Three (3) years of appropriate administrative experience.

Knowledge and Abilities:

• Knowledge of administrative systems, techniques, practices, budget management, data analysis, reporting and information systems;
• Knowledge of the MSSS Network, policies and programs, administrative regulations;
• Knowledge of First Nation models, trends and issues, across the country;
• Ability in administrative procedures and program planning and monitoring, including the development of policies and program manuals and administrative quality assurance systems;
• Excellent leadership and teamwork skills;
• Strong problem-solving capabilities;
• Strong ability in organization, project management and communication;
• Ability to communicate theoretical and practical knowledge, as applied to coaching and training;
• Sense of accountability, critical thinking, resourcefulness and vigilance;
• Autonomy and flexibility;
• Good professional record in administrative systems in a similar type of research environment;
• Excellent knowledge of office computer applications (MS Word, Excel, Project and PowerPoint).

LANGUAGE

• Fluent in English;
• Fluency in Cree and/or French is an asset;

OTHER

• Available to travel inside and outside of the Eeyou Istchee territory as required;
• Possibility of telework.

This position offers the possibility of telework, depending on operational needs and after agreement with the employer. Please note that this is not a permanent condition of the position and the employer reserves the right to request regular physical presence in the office.