Coordonnatrice ou coordonnateur à l'administration

Numéro d'offre 15879 Période d'affichage

Du 19-03-2025 au 01-04-2025

Lieu de travail

Vice-rectorat exécutif
Pavillon Jeanne-Lapointe
Ville de Québec

Environnement de travail

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l'Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d'enseignement supérieur. Première université francophone d'Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. L'Université Laval, c'est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

Statut/Admissibilité

Affectation temporaire ou contrat temporaire
Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 7
Échelle de traitement: 62 210$ à 106 274$
Code du poste: 71729
Date d'entrée en fonction: Dès que possible
Durée du contrat: Un an avec possibilité de renouvellement

Description de fonction

Coordonnatrice ou coordonnateur à l'administration

Exigences normales

Sous réserve de l'appréciation des compétences, toute combinaison de scolarité et d'expérience jugée équivalente et pertinente pourra être considérée.

Scolarité et expérience

Grade universitaire de 1er cycle dans une discipline appropriée et quatre (4) années d'expérience pertinente.

Description du poste

L'équipe administrative du Vice-rectorat exécutif (VREX) assure un soutien essentiel aux unités rattachées au rectorat. Elle veille à l'intégration et au suivi des décisions administratives tout en garantissant une gestion efficiente des opérations nécessaires au bon fonctionnement des équipes. Par son rôle transversal, elle favorise la coordination entre les unités et appuie la direction dans l'élaboration et la mise en œuvre de diverses stratégies.

Sous l'autorité de l'adjointe au vice-recteur exécutif, la personne retenue coordonnera les activités administratives liées aux ressources humaines, financières, technologiques et matérielles, ainsi qu'à la gestion des espaces. Elle jouera un rôle de personne-ressource en conseillant et en accompagnant sa supérieure et ses collègues dans le suivi des dossiers et l'adoption des meilleures pratiques. Elle mettra en place des outils et des procédures efficaces afin d'assurer la cohérence et la qualité des actions menées, tout en contribuant à la formation et au soutien de l'équipe dans l'implantation des solutions proposées.

Plus spécifiquement la personne sélectionnée devra :

• Planifier, suivre et contrôler les budgets des unités soutenues.
• Réaliser des analyses financières, concevoir des rapports synthèses et préparer les redditions de comptes.
• Vérifier et consigner les transactions financières (achats, paiements, rapports de dépenses, virements budgétaires, etc.).
• Conseiller l'équipe sur les pratiques RH, préparer les contrats de travail et veiller à l'application des conventions collectives et politiques de l'Université.
• Guider et soutenir les collègues dans l'application des processus administratifs (RH, finances, TI, travaux immobiliers, etc.) par des activités de développement professionnel et de formations.
• Coordonner l'approvisionnement en biens et services, participer aux appels d'offres et assurer le suivi des contrats.
• Structurer et organiser la gestion documentaire des activités administratives des unités soutenues
• Mettre en place et optimiser les procédures administratives pour améliorer l'efficacité des processus.
• Coordonner l'organisation des espaces de travail et des ressources matérielles.
• Analyser les besoins liés à ses responsabilités, proposer et assurer la mise en œuvre des solutions innovantes pour optimiser les processus
• Contribuer à des projets ou mandats spéciaux du Vice-rectorat exécutif ou d'autre unités.
• Assurer une veille informationnelle sur son domaine d'activité et diffuser les éléments pertinents aux parties concernées.

Profil recherché :

• Expérience en gestion administrative et budgétaire, gestion de ressources humaines, analyses financières et coordination de dossiers multiples.
• Maitrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, Visio, PowerPoint)
• Avoir une bonne capacité à organiser et structurer efficacement le travail.
• Faire preuve de rigueur dans le suivi des processus et le respect des règles.
• Habilité à travailler en équipe avec différents intervenants et à s'adapter aux imprévus.
• Bien comprendre le fonctionnement de son milieu et les enjeux qui l'entourent et avoir un bon jugement politique.
• Posséder une écoute active et un bon sens du service, permettant de recueillir les besoins, cerner les attentes des équipes et offrir des conseils adaptés aux réalités du terrain.
• Avoir une bonne capacité d'analyse permettant d'identifier les enjeux et de proposer des solutions efficaces.

Seront considérés comme des atouts :

• Expérience préalable à l'Université Laval, quelle que soit sa nature et son domaine, constitue un atout important.
• Familiarité avec les conventions collectives applicables au personnel administratif.
• Maîtrise des systèmes de gestion financière (ex. : PeopleSoft Finance, Explo, RH).
• Connaissance des processus d'approvisionnement et des processus budgétaires au sein d'organismes publics ou parapublics.
  

Vos conditions d'emploi

Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l'expérience pertinente reconnue et la scolarité.

• Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l'employeur de l'ordre de 9,5% et employé de 8,8%
• Programme d'assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage
• 23 jours de vacances annuellement en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement
• Horaire d'été allégé
• Horaire flexible de 35h/semaine
• Programme de conciliation travail et vie personnelle
• Environnement de travail propice au développement professionnel
• Possibilité de financement pour entreprendre des études
• Campus et complexe sportif favorisant les saines habitudes de vie
  

Équité, diversité et inclusion

Valorisant l'équité, la diversité et l'excellence, l'Université Laval s'engage fermement à offrir à l'ensemble de son personnel un milieu de travail et de vie empreint d'une culture inclusive. Pour l'Université Laval, la diversité est source de richesse et nous encourageons les personnes qualifiées de toute origine, tout sexe, orientation sexuelle, identité ou expression de genre ainsi que les personnes handicapées à présenter leur candidature.

L'Université Laval souscrit également à un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les membres d'une minorité visible ou ethnique, les personnes autochtones et les personnes handicapées. Veuillez noter que des mesures d'adaptation des outils de sélection peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leurs besoins, et ce, en toute confidentialité. Conformément aux exigences de l'immigration canadienne, la priorité sera accordée aux personnes qualifiées ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre dans un seul fichier une lettre de présentation ainsi qu'un curriculum vitae récent.

Pour information complémentaire ou si vous souhaitez obtenir des mesures d'adaptation, communiquez avec Mariangela Olmosau 418-656-2131 poste 413880 ou mariangela.olmos-urdaneta.1@ulaval.ca.

Postuler

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