Secrétaire - division

Mission du service

Assurer la pérennité et la fonctionnalité de l’ensemble des infrastructures, des équipements et des bâtiments publics dans une perspective de développement durable et d’amélioration de la qualité de vie des citoyens.

Responsabilités générales et objectifs de la fonction

Le ou la titulaire du poste de secrétaire d’unité administrative effectuera des tâches variées de nature administrative, cléricale et de soutien général pour le personnel du service, telles que la gestion d’agenda, les communications téléphoniques, le service à clientèle, et la traduction, la rédaction et la transcription de correspondance et d’autres documents en français et en anglais.

Les principales responsabilités du titulaire sont les suivantes :

• Recevoir le courrier, en prendre connaissance, et l'acheminer à qui de droit.
• Rédiger de la correspondance d'ordre courant.
• Vérifier la correspondance à expédier et s'assurer qu'elle ne contient pas d'erreur.
• Exercer un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances; effectuer les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.
• Recevoir, loger et transmettre les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs, obtenir et donner l'information disponible.
• Saisir des textes variés à partir de ses notes.
• Effectuer la préparation matérielle de réunions, et procéder aux convocations.
• Assister à des réunions, prendre note des délibérations et rédiger des comptes rendus ou projets de procès-verbaux.
• Recueillir et colliger des données en provenance de diverses sources.
• Effectuer diverses autres tâches de secrétariat et d'écritures simples; utiliser l'équipement usuel de bureau (photocopieur, télécopieur, calculatrice, etc.).
• Tenir l'agenda de son supérieur.
• Faire des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.).
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Le titulaire doit détenir un diplôme d’études professionnelles associé à un programme d’étude dans le secteur approprié. L’emploi nécessite deux (2) années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi.

Autres exigences :

• Bilinguisme et bonne connaissance de la grammaire française et anglaise
• Connaissance des logiciels Word, Outlook, Excel, Kronos
• Sens de l’organisation développé
• Entregent et habiletés en service à la clientèle
• Connaissance de la rédaction de procès-verbaux, de la saisie au clavier et de la disposition des textes et des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat