Secrétaire de gestion

7 days ago

Granby, Canada Centre de services scolaire du Val-des-Cerfs Full time

Secrétaire de gestion

Services éducatifs

CSN 24-10-31

Le Centre de services scolaire du Val-des-Cerfs (CSSVDC) donne, par la présente, avis aux employés de soutien technique, administratif et éducatif du Val-des-Cerfs couverts par l'accréditation CSN, que l’emploi ci-après décrit est disponible.

Poste : Secrétaire de gestion

Statut : Régulier à temps plein (35h00/semaine)

Affectation : Services éducatifs

Adresse : 55, rue Court à Granby, Qc, J2G 9N6

Supérieur immédiat: Directrice adjointe du service

Nous vous offrons de nombreux avantages :

  • Un horaire de travail propice à la conciliation travail-famille;
  • Régime d’assurance collective;
  • Régime de retraite à prestation déterminée (parmi les plus avantageux du marché);
  • Programme d’aide aux employés et service de télémédecine;
  • Deux semaines de congés payés à Noël;
  • Vacances généreuses.

Et plusieurs autres avantages sociaux

Nature du travail

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

Attributions caractéristiques

La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de ses fonctions, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des lettres, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, base de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique.

Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.


Être titulaire d'un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d'un diplôme ou d'une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

 

Autres exigences

 

Avoir des connaissances en bureautique, à cet effet la réussite des tests suivants sera exigée :

 

  • Seuil de réussite de 70% aux tests Word et Excel;
  • Seuil de réussite de 70% au test de français écrit;

 

Autres particularités

 

  • Aptitude pour le travail dans un environnement informatisé (compréhension et fonctionnement de logiciels);
  • Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d'un secrétariat (confidentialité, archivage, etc.);
  • Très bonne connaissance de l’ensemble des logiciels de la suite Office (Outlook, Word, Excel, Access, PowerPoint, Adobe pro etc.);
  • Capacité d’adaptation et capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois;
  • Capacité à gérer les urgences et les priorités;
  • Posséder le sens de l'organisation, de l'autonomie et un bon jugement;
  • Aptitude pour le service à la clientèle et le travail d’équipe.

 

Le processus de sélection comprend des tests d’aptitudes et de connaissances, leur réussite constitue une condition d’obtention du poste. Le processus peut comprendre également une entrevue.

 

Veuillez noter qu’il est de la responsabilité des candidats de fournir leurs preuves de scolarité et d’expériences de travail pertinentes au Service des ressources humaines à l’adresse ressourceshumaines@cssvdc.gouv.qc.ca avant la fin du présent affichage. Toute documentation fournie après la fermeture de l’affichage ne pourra être prise en considération. 

 

Horaire de travail :    Lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 16h00

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