Associate Registrar

ROLE OVERVIEW

Our client, Chartered Professional Accountants New Brunswick (CPANB), is seeking a highly organized and detail-oriented Associate Registrar to support the organization's admission, registration, and compliance functions. This key role will act as a principal liaison between CPA membership and firm registration, ensuring efficient processes and a seamless experience for candidates, members, and firms.

The Associate Registrar will oversee the implementation of regulatory policies, process applications and renewals, monitor compliance with professional standards, and collaborate with national committees. This role requires strong analytical skills, attention to detail, and the ability to provide exceptional service in a fast-paced regulatory environment.

KEY RESPONSIBILITIES

• Manage and enhance admission, registration, and compliance processes to provide efficient and responsive service to candidates, members, and firms.
• Process applications and renewals for CPA membership, firm registration, public practice permits, and professional corporation licenses.
• Handle requests for non-resident membership, transfers, retirements, resignations, and special considerations such as fee waivers, CPD exemptions, and confirmations of good standing.
• Issue member certificates, public practice permits, and licenses while maintaining accurate documentation for reconciliation.
• Monitor member and firm compliance with professional obligations, conduct CPD audits, and recommend corrective actions in accordance with CPA New Brunswick regulations.
• Maintain and update membership and firm databases, ensuring accuracy and completeness.
• Oversee compliance with professional liability insurance (PLI) requirements, verifying firm adherence to regulatory policies.
• Prepare detailed reports on candidate, member, and firm activities for internal management and external stakeholders.
• Serve as a liaison with national and provincial CPA bodies, participating in relevant committees and task forces.
• Perform other related duties as required to support regulatory operations.

QUALIFICATIONS & EXPERIENCE

• Post-secondary degree, diploma, or equivalent in a related field.
• Minimum five (5) years of experience in senior administration.
• At least two (2) years of experience in member or student services, ideally within a professional association, higher education institution, or regulatory body.
• Bilingual proficiency in English and French (written and oral) is required.
• Proficiency in Microsoft Office with a willingness to learn database management systems.
• Experience in professional admission and compliance administration is a strong asset.

This is an excellent opportunity to join CPA New Brunswick, a self-regulating professional body with over 3,000 members. The organization plays a critical role in maintaining professional standards under the Chartered Professional Accountants Act, 2014, governed by an elected Board of Directors.

We thank all applicants for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

APERÇU DU RÔLE

Notre client, Comptables professionnels agréés du Nouveau-Brunswick (CPANB), est à la recherche d'un(e) Registraire adjoint(e) hautement organisé(e) et axé(e) sur les détails pour soutenir les fonctions d'admission, d'inscription et de conformité de l'organisation. Ce rôle clé agira comme principal point de liaison entre l'adhésion des CPA et l'inscription des cabinets, garantissant des processus efficaces et une expérience fluide pour les candidats, les membres et les cabinets.

Le(la) Registraire adjoint(e) supervisera la mise en œuvre des politiques réglementaires, traitera les demandes et les renouvellements, surveillera la conformité aux normes professionnelles et collaborera avec des comités nationaux. Ce poste requiert de solides compétences analytiques, une grande attention aux détails et la capacité d'offrir un service exceptionnel dans un environnement réglementaire dynamique.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Gérer et améliorer les processus d'admission, d'inscription et de conformité afin d'offrir un service efficace et réactif aux candidats, aux membres et aux cabinets.
• Traiter les demandes et les renouvellements pour l'adhésion au CPA, l'inscription des cabinets, les permis d'exercice en cabinet et les licences de sociétés professionnelles.
• Gérer les demandes d'adhésion de non-résidents, les transferts, les retraites, les démissions et les considérations spéciales telles que les dispenses de frais, les exemptions de DPC et les confirmations de bonne réputation.
• Émettre les certificats de membre, les permis d'exercice en cabinet et les licences tout en maintenant une documentation précise pour la conciliation.
• Surveiller la conformité des membres et des cabinets aux obligations professionnelles, effectuer des audits de DPC et recommander des mesures correctives conformément aux règlements de CPA Nouveau-Brunswick.
• Maintenir et mettre à jour les bases de données des membres et des cabinets, en assurant leur exactitude et leur exhaustivité.
• Superviser le respect des exigences en matière d'assurance responsabilité professionnelle (PLI), en vérifiant l'adhésion des cabinets aux politiques réglementaires.
• Préparer des rapports détaillés sur les activités des candidats, des membres et des cabinets à l'intention de la direction interne et des parties prenantes externes.
• Servir de liaison avec les organismes CPA nationaux et provinciaux, en participant aux comités et aux groupes de travail pertinents.
• Effectuer d'autres tâches connexes au soutien des opérations réglementaires.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

• Diplôme d'études postsecondaires ou équivalent dans un domaine connexe.
• Minimum de cinq (5) ans d'expérience en administration de niveau supérieur.
• Au moins deux (2) ans d'expérience dans les services aux membres ou aux étudiants, idéalement au sein d'une association professionnelle, d'un établissement d'enseignement supérieur ou d'un organisme de réglementation.
• Maîtrise bilingue en français et en anglais (écrit et oral) requise.
• Compétence en Microsoft Office et volonté d'apprendre à gérer des bases de données.