R ceptionniste

Rceptionniste

Notreclient un cabinet davocats r put est la recherche d un(e)professionnel(le) pour apporter son soutien l quipe du centre deconf rence en assurant le bon fonctionnement de la r ception et encoordonnant divers aspects li s lorganisation et au soutien des vnements. Sous la supervision directe de la Directrice du centre deconf rence et v nements le ou la candidat(e) jouera un r le cl danslaccueil des invit s et la gestionlogistique.

Cequ il y a pour vous:

Salaire : Entre 45.000$ et 55.000$ par an selon lexprience.
Poste permanent tempsplein (35 heures par semaine).
Poste en pr sentiel: Pr sence obligatoire au bureau tous lesjours.
Horaire : Du lundi auvendredi de 8h 16h.
Assurancescollectives: Couverture compl te incluant les soins dentairesoptiques et un soutien pour la sant mentale jusqu 3.000$ avec uneprotection familiale enti rement financ e parlemployeur.
REER : Contributionde 2% par l employeur apr s un an d anciennet.
Vacances: Les jours de vacancessont d termin s en fonction de lexp rience acquise au moment de lentr e enposte.

Responsabilits:

V rifier le vestiaire et laire d attente des invits
Effectuer l ouverture de la rception
Recevoir les appels et yr pondre de mani reprofessionnelle
G rer la rception des proc dures judiciaires (livraison parhuissiers)
Accueillir les invit set les diriger dans les salles appropries
Annoncer les invit s auxavocats et s assurer que tout est pr t pour les rencontres encoordination avec l quipe du centre de confrence
G rer la bo te courriel dela r ception
R server les sallesde conf rences dans le logiciel EMS et communiquer les besoins spcifiques des clients aux diff rentesquipes
Assurer les suivis aupr sdes quipes pour compl ter les demandes de rservation
Ins rer toutes lesdemandes de services dans le logicielEMS
Coordonner avec l quipe daudiovisuel et le centre de service pour les besoinsparticuliers
Tenir le registredes invit s du centre de conf rence jour incluant leurs spcifications alimentaires
R serverg rer et pr parer les documents pour les bureauxvisiteurs/hotelling
Distribuer etg rer les rapports d usage des coupons detaxi
Activer les appels d urgence(m dical ou autre)
Entrer ettraiter les factures des traiteurs dans le logicielEMS
G rer la facturation du dpartement d hospitalit et v rifier les factures des fournisseurspour envoi la comptabilit
Remplir et coder les relev s mensuels des cartes de cr dit du dpartement
Comptabiliser et g rerlinventaire des commandes de certains fournisseurs y compris le cafex cutif
Pr parer et imprimer laliste des invit s avec leurs allergies/intol rances pour le buffetchaque matin
Assister l quipeavec divers besoins oprationnels

Cedont vous aurez besoin pour r ussir :

Dipl me coll gial ou universitaire unatout.
3 ans d exp rienceprofessionnelle pertinente dans un environnementprofessionnel
Comp tencesorganisationnelles impeccables et capacit g rer plusieurs t chessimultan ment
Esprit d quipeindiscutable
Proactivit etcapacit faire face aux impr vus et aux changements de plansrapides
Excellentes aptitudes decommunication et de service la clientle
Bilingue en anglais et en franais (parl et crit) afin dassister les clients dans les deuxlangues.
Tact et respect de laconfidentialit

PourquoiRecruteAction

RecruteAction (permis dagence : AP2000003) fournit des services de qualiten mati re de recrutement en offrant un soutien et une approchepersonnalis e autant pour les chercheurs d emploi que pour lesentreprises. Seuls les candidats qualifi s qui r pondent aux critres dembauche seront contacts.

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