Medical archivist,

Sommaire des responsabilités

Sous la responsabilité du Gestionnaire, accès à l’information et protection à la vie privée, le titulaire assume un rôle important dans la gestion des renseignements personnels de la santé. Il divulgue à plusieurs fins, des renseignements personnels sur la santé aux personnes autorisées, et ce, conformément aux lois, aux politiques et aux procédures en vigueur (continuité de soins, ordres professionnels, policiers, avocats, assureurs, etc.).

Le titulaire participe à la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé et de la Loi sur l’accès à l’information et protection de la vie privée. De plus, il effectue la gestion et le traitement des cas médico-légaux, volet dossiers cliniques.

Vos responsabilités clés sont :

Accès à l’information, protection des renseignements personnels sur la santé - LPRPS
• Divulguer des renseignements personnels sur la santé aux personnes autorisées à plusieurs fins, et ce conformément aux lois, aux politiques et aux procédures en vigueur (continuité de soins, ordres professionnels, policiers, avocats, assureurs, ect.).
• S’assurer de l’application adéquate des grilles de facturation.
• Participer à la mise en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé.
• Effectuer le traitement des cas médico-légaux, volet dossiers cliniques.
• Agir comme personne ressource pour l’ensemble de l’établissement quant à la gestion des renseignements personnels sur la santé, à la conception, la tenue du dossier clinique et la documentation au dossier clinique ainsi que la protection de la vie privée et l’accès à l’information.
• Participer aux activités d’amélioration continue de la qualité de ce secteur d’activités, la révision et la mise à jour des politiques et des procédures, etc.
• Traiter les demandes de correction.
• Traiter les demandes d’accès des patients
• Traiter les atteintes à la vie privée.
• Traiter les demandes de verrouillage et retrait de consentement.
• Participer à l’analyse des audits sur l’accès aux renseignements.
• Communiquer et répondre aux demandes des partenaires de l’établissement en matière de renseignements personnels sur la santé.
• Participer à l’élaboration des statistiques annuelles destinées au Commissaire à l’information et protection de la vie privée de l’Ontario
• Effectuer la revue mensuelle de décès
• Communiquer avec nos partenaires CHAMP pour l’ajout, la modification de l’information dans nos dictionnaires de Meditech.
• Trier les dossiers sous-clé lors de la mise à jour annuelle.

Accès à l’information et protection des renseignements personnels - LAIPVP
• Débuter le traitement des demandes d’accès à l’information.
• Effectuer les tâches administratives liées à une demande d’accès à l’information.
• Participer à l’élaboration des statistiques annuelles destinées au Commissaire à l’information et protection de la vie privée de l’Ontario
• Traiter les demandes de correction.
• Traiter les atteintes à la vie privée.
• Participer à l’analyse des audits.

Tâches reliées à la recherche
• S’assurer de l’accès autorisé au dossier de santé par le chercheur.
• Aider le chercheur à la navigation au dossier clinique papier et électronique.
• Extraire des données à partir du dossier santé pour fin de transmission au chercheur.
• Anonymiser les documents cliniques pour fin de transmission au chercheur.
• S’assurer de la facturation adéquate au chercheur.

Profil d'exigences

• Détenir un diplôme d’études collégiales d’archiviste médical;
• Être membre certifié de l’Association canadienne des professionnels en gestion de l’information de santé (ACPGIS/CHIMA) ou,
Être inscrit en tant que membre régulier, affilié ou étudiant auprès de l’Association des gestionnaires de l’information de la santé du Québec (AGISQ) ou de l’ACPGIS/CHIMA et s’engager à devenir, dans un délai d’un an, membre certifié de ce dernier.
• Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente et récente dans un poste d’archiviste médicale comprenant la divulgation de renseignements personnels sur la santé dans un milieu hospitalier informatisé;
• Posséder de l’expérience avec des données clinico-administratives;
• Posséder de l’expérience avec le système informatisé de gestion de traitement des requêtes de divulgation d’information de santé.

Compétences clés

L’Hôpital Montfort reconnait l’importance accordée à la clientèle de par une approche collaborative de l’ensemble de ses employés et le sens de responsabilités de chacun envers l’atteinte d’un niveau de qualité supérieur de soins.

Pour ce faire, vous possédez les compétences clés suivantes :
• Orientation vers la clientèle
• Résistance au stress
• Savoir gérer son temps et ses priorités
• Être organisé
• Souci du détail
• Rigueur
• Savoir travailler en équipe
• Prise de décision/jugement
• Relation interpersonnelles
• Maîtriser les deux langues officielles (français et anglais) à l’oral et à l’écrit à un niveau
intermédiaire