Spécialiste, Gestion des ententes de partenariat – Produits nutritionnels

À PROPOS D’ABBOTT

Abbott est un chef de file mondial de l’industrie des soins de santé qui crée des solutions scientifiques révolutionnaires visant à améliorer la santé des gens. L’entreprise est résolument tournée vers l’avenir, à l’affût des changements qui pourraient survenir dans le domaine des sciences et des technologies médicales.

ÊTRE À L’EMPLOI D’ABBOTT 

En étant à l’emploi d’Abbott, vous pourrez faire un travail qui compte, vous perfectionner et apprendre, prendre soin de vous et des membres de votre famille, rester fidèle à ce que vous êtes et vivre pleinement. Vous pourrez : 
• profiter de possibilités d’avancement professionnel au sein d’une entreprise internationale qui vous permettra de bâtir la carrière dont vous rêvez;
• travailler pour une entreprise reconnue dans des douzaines de pays partout dans le monde comme étant un excellent milieu de travail et figurant parmi les entreprises les plus admirées dans le monde dans le classement Fortune;
• travailler pour une grande entreprise reconnue comme étant l’une des meilleures où travailler, notamment pour ce qui a trait à la diversité du personnel, à la conciliation travail-famille ainsi qu’à la place des femmes dans les postes de cadres et les postes scientifiques. 

L’OCCASION À SAISIR 

Le titulaire de ce poste travaillera du bureau chef de Montréal pour la division des Produits nutritionnels. Notre division de produits nutritionnels met au point des produits nutritionnels fondés sur la science destinés aux personnes de tous les âges, qui vont des préparations aidant les nourrissons et les enfants à bien grandir aux boissons nutritives aidant les adultes à conserver leurs forces et à avoir une vie active. Des millions de personnes dans le monde comptent sur nos marques vedettes – dont Similac, PediaSure, Pedialyte, Ensure, et Glucerna – pour obtenir les nutriments dont ils ont besoin pour vivre en meilleure santé.

Sous la supervision du ou de la chef, Gestion des contrats commerciaux, le ou la spécialiste, Gestion des ententes de partenariat doit entretenir des relations d’affaires étroites avec des professionnels de la santé et des organismes de soins de santé au nom de la division Nutrition d’Abbott au Canada; recueillir et gérer toutes les demandes d’ententes avec des professionnels de la santé et des organismes de soins de santé (ententes de soutien réciproque, commandites, subventions, dons de charité, etc.) provenant des employés du siège social ou de la force de vente de la division Nutrition d’Abbott; agir à titre d’intermédiaire entre le responsable de l’entente (personne ayant fait la demande de contrat) et les différents services d’Abbott (Bureau d’éthique et de conformité, Affaires juridiques, Finances, Achats); connaître les politiques et les procédures de gestion des tiers afin de pouvoir remplacer le ou la chef, Gestion des contrats commerciaux.

CE QUE VOUS FEREZ 

• Recevoir, analyser et catégoriser toutes les demandes d’ententes provenant des employés à l’interne (force de vente, équipe de commercialisation auprès des professionnels de la santé, Science de la nutrition, employés à l’extérieur du Canada);
• Créer et faire signer toutes les ententes requises, conformément aux processus et aux politiques/lignes directrices du Bureau d’éthique et de conformité;
• Aider le ou la chef, Science de la nutrition pour toutes les demandes d’ententes avec des professionnels de la santé ou des organismes de soins de santé;
• Élaborer une procédure opératoire normalisée pour la soumission des demandes d’ententes et veiller à son application;
• Se tenir à jour au sujet des politiques actuelles ayant une incidence sur l’établissement d’ententes avec des professionnels de la santé ou des organismes de soins de santé;
• Participer à des vérifications internes de la qualité et des activités commerciales, au besoin;
• Proposer et mettre en place des projets d’amélioration des processus, au besoin;
• Effectuer un suivi adéquat des ententes avec des professionnels de la santé et des organismes de soins de santé; faire aussi le suivi des dépenses. Entrer en contact régulièrement avec le ou la chef, Science de la nutrition pour discuter des modalités et du renouvellement des ententes avec des organismes de soins de santé;
• Soumettre les demandes de paiement dans le système Ariba et en effectuer le suivi;
• Appliquer les politiques du Bureau d’éthique et de conformité et du Service des finances, et former les nouveaux employés de la division Nutrition sur ces politiques et processus;
• Faire des comptes rendus hebdomadaires au ou à la chef, Gestion des contrats commerciaux concernant les ententes en cours avec des professionnels de la santé ou des organismes de soins de santé, les améliorations à apporter aux processus (au besoin) et les échéanciers;
• Envoyer les ententes aux professionnels de la santé et aux organismes de soins de santé afin qu’ils les examinent et les signent;
• Veiller à ce que la documentation requise soit fournie et à ce que les suivis adéquats soient faits pour l’approbation des ententes avec des professionnels de la santé;
• Organiser les déplacements des professionnels de la santé, au besoin. Effectuer des suivis et des communications en lien avec les déplacements et les dépenses des professionnels de la santé;
• Communiquer avec les équipes d’Abbott à l’étranger qui désirent retenir les services de leaders d’opinion clés canadiens afin de veiller à ce que les processus soient respectés pour l’établissement et la signature des ententes, les préparatifs de voyage, les dépenses et le traitement des paiements;
• Traiter les paiements dans Ariba;
• Maintenir des liens d’affaires étroits avec les leaders d’opinion clés, les associations professionnelles et les fondations;
• Remplir la paperasse pour le renouvellement des ententes (modifications, comparaison de documents PDF);
• Préparer les documents venant en appui aux demandes d’approbation budgétaire;
• Remplir les demandes d’approbation par le Service des achats;
• Réviser les énoncés des travaux;
• Remplir les demandes pour faire changer les modalités de paiement (PTURT);
• Soumettre les demandes de nouveau fournisseur dans Ariba (iBuy) et en faire le suivi;
• Interagir régulièrement avec le ou la chef, Science de la nutrition pour assurer une planification et une mise en œuvre efficaces;
• Collaborer avec le Bureau d’éthique et de conformité et les Affaires juridiques pour que les ententes respectent les exigences juridiques et les normes de conformité;
• Communiquer sur une base continue avec les professionnels de la santé et les organismes de soins de santé ayant une nouvelle entente ou une entente déjà en place avec Abbott, au besoin;
• Participer à des projets d’excellence en affaires et d’amélioration des processus avec des membres d’autres services d’Abbott.

COMPÉTENCES REQUISES 

• Diplôme d’études collégiales d’une durée de trois ans;
• 3-5 ans d’expérience dans un poste similaire;
• Grand souci du travail bien fait;
• Expérience en gestion de projets;
• Expérience de travail avec des équipes interfonctionnelles, des professionnels de la santé, des organismes de soins de santé et des tiers;
• Bonne compréhension des lignes directrices et des processus en matière d’éthique et de conformité et sur le plan juridique;
• Excellente aptitude à gérer son temps et à établir les priorités;
• Désir d’apprendre et de se perfectionner sur le plan professionnel;
• Bonnes connaissances en schématisation de processus;
• Excellentes compétences en gestion de projets et de processus;
• Souci du détail;
• Capacité à gérer de nombreuses priorités et demandes, dans un environnement avant-gardiste qui évolue rapidement (adaptabilité et résilience);
• Bonne compréhension des politiques du Bureau d’éthique et de conformité et des processus financiers (bons de commande, fins de mois, régularisations, etc.);
• Capacité à respecter des échéanciers serrés ;
• Esprit d’équipe et capacité à travailler sur de multiples projets avec différentes dates d’échéance; 
• Aptitude à diriger;
• Capacité à se tenir responsable de ses actes;
• Grande capacité à mener des conversations difficiles;
• Attitude axée sur la recherche de solutions; 
• Solides aptitudes pour les communications orales et écrites;
• Utilisation du système SAP (Ariba) dans le cadre d’un emploi antérieur (un atout);
• Maîtrise avancée des logiciels de la suite Microsoft (surtout Excel, Word et Acrobat DC Pro);
• Le ou la titulaire du poste doit pouvoir bien communiquer en anglais (50% du temps), car ses fonctions exigent des interactions avec des intervenants et collègues se trouvant à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Réalisez vos aspirations professionnelles en saisissant diverses occasions de carrière chez Abbott, une entreprise qui peut vous aider à bâtir votre futur et vivre au meilleur de vos possibilités. Abbott est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et ayant à cœur de favoriser la diversité au sein de sa main-d’œuvre.

ABOUT ABBOTT

Abbott is a global healthcare leader, creating breakthrough science to improve people’s health. We’re always looking towards the future, anticipating changes in medical science and technology. 

WORKING AT ABBOTT 

At Abbott, you can do work that matters, grow, and learn, care for yourself and family, be your true self and live a full life. You will have access to: 
• Career development with an international company where you can grow the career you dream of.
• A company recognized as a great place to work in dozens of countries around the world and named one of the most admired companies in the world by Fortune. 
• A company that is recognized as one of the best big companies to work for as well as a best place to work for diversity, working mothers, female executives, and scientists. 

THE OPPORTUNITY 

This position works out from the Montreal’s Head Office in the Nutritional Products division. Our nutrition business develops science-based nutrition products for people of all ages, from helping babies and children grow, to keeping adult bodies strong and active. Millions of people around the world count on our leading brands – including Similac, PediaSure, Pedialyte, Ensure, and Glucerna – to help get the nutrients they need to live their healthiest life.

Under the supervision of the Manager, Commercial Contract Management, the Specialist, Partnership Contract Management will maintain a strong business relationship with given HCPs and HCOs on behalf of the Abbott Nutrition Canada Affiliate. The Specialist serves as the central contact for receiving and managing all HCP/HCO agreement requests (including reciprocal support agreements, sponsorships, grants and charitable contributions) from AN Head Office and Salesforce. The Specialist will be called upon to act as the AN liaison between the Business Owners (contract requesters) and necessary internal departments (OEC, Legal, Finance, Purchasing). Familiarity with policies and procedures related to third-party management will be required to serve as backup to the Manager, Commercial Contract Management.

WHAT YOU’LL DO 
• Receive, analyze and categorize all agreement requests from internal stakeholders (Sales Team, Marketing HCP and Nutrition Science teams, International Global requesters);
• Produce and execute all necessary agreements in accordance with processes and policies/guidelines related to Abbott’s Office of Ethics and Compliance (OEC);
• Support the Nutrition Science Manager with all HCP-HCO Agreement Requests;
• Develop and enforce Standard Operating Procedure for agreement request submissions;
• Keep informed of current policies impacting the Agreement process with HCP-HCO;
• Participate in internal Quality/Business audits as appropriate;
• Identify and implement process improvement initiatives as deemed appropriate;
• Ensure proper tracking and monitoring of HCP-HCO Agreements and expenses. Have regular touchpoints with the Nutrition Science Manager to discuss HCO Agreement terms and renewals;
• Ensure submission and tracking of payments through the Ariba system;
• Apply all OEC and Financial Policies as well as onboard (train) all new AN employees on those policies and processes;
• Provide weekly updates to Manager, Commercial Contract Management on HCP-HCO engagements in progress, process improvements (if required) and timelines;
• Send agreements to HCPs-HCOs for review and execution;
• Ensure communication and follow-ups are done with HCP Agreement approvals or required documentation;
• Make traveling arrangements for HCPs, if required. Communicate and follow up regarding traveling arrangements and expenses;
• Communicate with Global Abbott teams requesting engagement of Canadian key thought leaders to ensure successful processing and execution of agreements, traveling arrangements, expenses and processing of payment for these; 
• Process payments in Ariba;
• Maintain strong professional interactions with Key Opinion Leaders, Professional Associations, and Foundations;
• Agreement renewal paperwork (amendment, PDF compare);
• Aggregate request documentation completion;
• PCF request completion;
• SOW review;
• PTURT request completion;
• Submit new Supplier request in Ariba (iBuy) and follow up;
• Maintain regular interaction with Nutrition Science Manager for effective planning and execution purposes;
• Liaise with the OEC and Legal team to ensure agreements are meeting legal and compliance standards;
• Ongoing communication with current and new HCPs and HCO contacts when required;
• Participate in cross-functional Business Excellence / Process Improvement Initiatives.

REQUIRED QUALIFICATIONS
• College, three years technical degree;
• 3-5 years of experience in a similar role;
• Commitment to quality and high standards of performance;
• Project Management experience;
• Experience working with cross-functional teams and health care professionals, health care organizations and third parties;
• Good understanding of Ethics, Compliance and Legal guidelines and processes;
• Excellent time management and priority setting skills;
• Desire to learn and grow professionally;
• Good experience in process mapping;
• Superior project and process management skills;
• Detail-oriented personality;
• Ability to balance priorities and demands while working in a fast-moving and progressive environment (adaptability & resilience);
• Good understanding of OEC and financial processes (PO, month end, accruals, etc);
• Capacity to manage tight deadlines;
• Proven capability for teamwork and managing multiple deadlines and projects;
• Proven leadership capabilities and skills;
• Good demonstration of personal accountability;
• Excellent ability to navigate difficult conversations;
• Solution-oriented;
• Strength in written and oral communication;
• Work experience using SAP/Ariba system (an asset);
• Superior skills working with Microsoft suite (mainly Excel, Word and Acrobat DC Pro);
• The incumbent must be able to communicate well in English (50% of the time), as his or her duties require interaction with stakeholders and colleagues outside Quebec and Canada.