Coordonnateur·trice de projets

Nous sommes à la recherche d’un(e) coordonnateur(trice) de projets pour notre client X-Trait, une agence créative, basée à Saint-Jean-sur-Richelieu et bientôt un nouveau bureau en Montérégie, qui accompagne des entreprises de toutes tailles dans leurs projets marketing, web, vidéo, design et image de marque. Il s’agit d’un nouveau rôle clé au sein de l’équipe, qui vous permettra de prendre en charge une variété de mandats de A à Z : planification, coordination des ressources, relation client, suivi budgétaire, qualité… Vous deviendrez un véritable pilier dans la livraison des projets, en assurant rigueur, fluidité et vision d’ensemble. Vous rejoindrez un milieu professionnel, polyvalent, créatif et stimulant, où chaque mandat est différent. Le poste est idéal pour une personne proactive, organisée et à l’aise avec les outils numériques, qui aime orchestrer plusieurs projets en parallèle et faire avancer les choses avec clarté. GESTION DE PROJETS (≈60 %) Vous êtes la personne clé pour assurer que chaque projet client se déroule sans accroc, dans le respect des délais, du budget et de la qualité, en gardant toujours l’expérience client au centre des priorités : Prendre en charge les mandats dès leur signature et planifier une rencontre d’introduction avec le client; Valider les besoins, créer un cahier des charges, établir l’échéancier et répartir les tâches entre les membres de l’équipe; Assurer un suivi rigoureux tout au long du projet : échéances, livrables, heures travaillées, rentabilité; Anticiper les risques, lever les drapeaux au besoin et ajuster la planification si nécessaire; Communiquer efficacement avec le client, clarifier les demandes hors mandat, obtenir les approbations; Valider la qualité finale avant la remise, faire un bilan de projet et alimenter les apprentissages collectifs. EXPÉRIENCE CLIENT (≈15 %) Vous êtes l’allié(e) du client tout au long du mandat. Vous veillez à bâtir une relation de confiance, transparente et agréable, en vous assurant que chaque client se sente soutenu, écouté et entre bonnes mains : Être le point de contact principal pour les questions, suivis et décisions toute la durée des projets; S’assurer que les communications sont claires, fluides et bienveillantes; Offrir une expérience personnalisée, peu importe la taille du mandat; Gérer les attentes clients avec transparence et professionnalisme. QUALITÉ ET CONTRÔLE FINAL (≈10 %) Vous êtes responsable de livrer un travail dont toute l’équipe peut être fière. Vous assurez le dernier regard critique avant chaque remise : Vérifier les livrables (textes, visuels, sites web, etc.) avant leur présentation au client; S’assurer que les étapes prévues ont bien été suivies et que le mandat est complet; Veiller à la cohérence visuelle et à la logique globale; Identifier les oublis, erreurs ou incohérences à corriger. DÉVELOPPEMENT D’AFFAIRES / UPSELL (≈10 %) Sans être en charge directe des ventes, vous êtes aux premières loges pour identifier des opportunités d’affaires à l’intérieur même des projets en cours : Être à l’affût des besoins exprimés par les clients en cours de mandat; Suggérer de nouveaux services, campagnes ou projets complémentaires en collaboration avec l’équipe de développement des affaires; Participer à la rédaction d’avenants ou au suivi de demandes additionnelles; Bonifier les projets avec des idées pertinentes et réalistes. VEILLE ET SENSIBILITÉ MARKETING (≈5 %) Même si vous n’êtes pas expert(e) en marketing, vous devez comprendre les bases des projets pour mieux les encadrer : S’intéresser aux tendances du web, de la communication et du marketing; Comprendre les grandes étapes d’un site web, d’une vidéo ou d’une campagne; Être en mesure de poser les bonnes questions à l’équipe ou au client; Apporter des suggestions stratégiques simples quand c’est pertinent. Compétences recherchées : Délégation Prise de décision Communication orale Orientation client Synthèse de l’information Sens de l’organisation Adaptation Gestion du stress Requis (expérience et qualification, langue) : Minimum 2 ans d’expérience en coordination ou en gestion de projets, idéalement en agence ou dans un environnement créatif/multidisciplinaire; Diplôme universitaire en communication, administration, marketing, gestion ou tout autre domaine pertinent (ou expérience équivalente); Excellente maîtrise du français écrit et oral; Aisance avec les outils collaboratifs (Google Workspace, ClickUp, etc.) Connaissances de base en marketing numérique, web, SEO ou production vidéo (atout) Défis du poste : Naviguer dans un environnement aux multiples projets simultanés (10 à 15 mandats actifs à la fois); Travailler en équipe hybride, avec une présence partielle au bureau et des collègues aux expertises variées; Structurer les suivis et clarifier les rôles pour éviter les débordements de projet; Anticiper les risques et prendre les devants en cas d’écarts ou de demandes hors mandat; Maintenir une qualité constante dans un contexte de livrables diversifiés; Vous devrez faire preuve d’une grande autonomie, tant pour poser les bonnes questions que pour trouver les réponses, dans un environnement où vous serez la personne-ressource en matière de coordination de projets. Conditions de travail : Poste à temps plein avec une belle flexibilité dans la gestion de votre horaire (Nombre d’heure par semaine à discuter selon les préférences de la personne); Mode de travail hybride : télétravail en grande majorité, avec une présence souhaitée au bureau d’une journée par semaine et lors de certains déplacements ponctuels (discutables). Tel qu’expliqué plus haut, les bureaux sont basés à Saint-Jean-sur Richelieu et bientôt un nouveau sera disponible en Montérégie; Salaire entre 60 000 $ et 70 000 $ selon l’expérience; Rémunération variable liée à la performance (possibilité de bonis mensuels); Commission sur les ventes additionnelles (upsell) (Cette structure peut représenter un revenu complémentaire de l’ordre de 50 $ à 250 $ par semaine, soit environ 600 $ à 800 $ par mois, selon les performances et les opportunités générées. Semaines de vacances, en plus d’une semaine de fermeture rémunérée durant la période des Fêtes. Possibilité de congés sans solde ou via le temps cumulé Équipement informatique fourni; Budget annuel pour la formation; Équipe dynamique, créative et engagée, avec activités de cohésion tout au long de l’année. Activité annuelle sur le teambuilding (Lac à l’épaule) Composition de l’équipe et collaboration Vous évoluerez au sein d’une équipe multidisciplinaire composée d’experts dans leurs domaines respectifs. Il sera essentiel de bien comprendre les rôles et les champs d’intervention de chacun afin de déléguer adéquatement les tâches de chacun.  L’équipe se compose des personnes suivantes : Le propriétaire de l’entreprise Une spécialiste des réseaux sociaux Un expert en publicité numérique (Google Ads, Facebook Ads) Un programmeur full stack Un programmeur (front-end ou back-end) Une graphiste Un vidéaste Un photographe Deux expertes SEO Crédibilité sectorielle : Plus de 20 ans d’expertise en marketing, web et production audiovisuelle; Une réputation forte dans le milieu des affaires pour la transparence, l’engagement et la qualité des livrables; Une clientèle variée allant des PME aux grandes organisations. Écosystème technologique et système informatique utilisée : ClickUp pour la gestion de projets; Suite Google (Drive, Docs, Sheets, etc.) pour le travail collaboratif; WordPress, Shopify, Mailchimp, Google Ads, bing ads, Facebook ads, Linkedin ads (selon les projets); Adobe Creative Suite (Photoshop, InDesign, XD, Illustrator), un atout si vous êtes à l’aise; Canva.