Program Manager

EnglishAs a key member of the Direct Travel East Region Meeting & Events team, the Program Manager will be responsible for providing support in documentation, procurement, and sourcing areas including, but not limited to, meeting logistics, vendor negotiations, payment reconciliation, data entry into the CVENT meetings management tool, and management of purchase order/contract processing/invoicing.

Gestionnaire de programmes

Réunions, sports, événements d’entreprise et voyages de motivation

Type d’emploi

Temps plein

Mode de travail

Télétravail, avec déplacements occasionnels au centre-ville de Montréal et de Toronto

Déplacements

Au Canada et à l’étranger, selon les programmes

Avantages sociaux

Admissibilité aux avantages sociaux collectifs

Le poste

Les services Direct Travel offrent une occasion stimulante à un ou une gestionnaire de programmes se spécialisant dans les sports, les événements d’entreprise, les voyages de motivation, la gestion des programmes d’accueil et l’organisation de réunions et d’événements. Ce poste allie la gestion stratégique des relations clients à la réalisation concrète des programmes. La personne retenue gérera et développera les relations avec des clients clés tout en dirigeant la planification et la réalisation de programmes complexes de voyages, d’événements et d’accueil, de la conception à la réconciliation financière du projet.

En collaboration avec les gestionnaires des services à la clientèle, les gestionnaires de projets, les équipes opérationnelles internes et les fournisseurs partenaires externes, le ou la gestionnaire de programmes agit à titre de conseiller ou de conseillère de confiance et traduit les objectifs des clients en expériences sur mesure, conformes aux exigences, rentables et mémorables.

Vos responsabilités

• Établir des relations clients durables fondées sur la confiance et agir comme principale personne-ressource tout au long du cycle de vie des programmes.
• Consulter les clients pour définir les objectifs des programmes, les besoins du public cible, les attentes en matière de service, les budgets, les échéanciers et les critères de réussite.
• Repérer les possibilités de développer les relations existantes et contribuer à l’acquisition de nouveaux clients grâce à des concepts convaincants, à des présentations et à des recommandations concernant les programmes.
• Tenir à jour les renseignements sur les clients, leurs exigences, les modèles de documents et les activités dans le système de gestion de la relation client (CRM), en veillant à leur exactitude.

Planification et réalisation des programmes

• Diriger l’ensemble de la conception, de la planification, de la réalisation et de l’évaluation finale de programmes complexes de réunions, de voyages de motivation, d’accueil lors d’événements sportifs, de voyages de groupe et d’événements d’entreprise au Canada et à l’étranger.
• Élaborer des plans de projet détaillés, des itinéraires, des chemins critiques, des conducteurs d’événements, des communications à l’intention des participants et des procédures opérationnelles.
• Gérer l’ensemble du parcours des participants, notamment les invitations, l’inscription, le transport aérien, l’hébergement, le transport terrestre, les activités, la restauration et les boissons, les services audiovisuels et les expériences à l’extérieur du site.
• Superviser les besoins technologiques des événements, notamment l’inscription dans Cvent, la production de rapports, les applications mobiles, les sondages et la gestion des données, selon les exigences du programme.
• Assurer la direction sur place et gérer les changements de dernière minute, le rétablissement de la qualité du service et la résolution des problèmes avec professionnalisme et sang-froid.

Gestion des fournisseurs, des contrats et des finances

• Rechercher et évaluer les lieux d’événements, les hôtels, les services à destination, les services de transport et de production, ainsi que les autres fournisseurs des programmes.
• Négocier les conditions commerciales et vérifier les contrats des fournisseurs et leurs avenants en vue de leur examen juridique et de leur signature par une personne autorisée.
• Gérer la création des dossiers fournisseurs, les bons de commande, l’état des contrats, les acomptes, les autorisations de paiement par carte de crédit, les paiements et les pièces justificatives.
• Préparer et tenir à jour des budgets de travail détaillés et effectuer les rapprochements; surveiller les dépenses des programmes et repérer les risques financiers ou les écarts.
• Examiner et approuver la facturation aux clients et les coûts des fournisseurs pour en vérifier l’exactitude avant l’émission des factures ou des paiements, conformément aux contrôles de l’entreprise.

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