Coordonnateur(trice) en gestion documentaire

Coordonnateur(trice) en gestion documentaire / Document Management Coordinator

Canada Rail , coentreprise entre Keolis Canada et SNCF Voyageurs, unit l'expertise de Keolis, leader mondial du transport public, à l'expérience internationale de SNCF Voyageurs en transport ferroviaire de passagers, à grande et à vitesse conventionnelle. Ensemble, elles tirent parti de leurs connaissances pratiques acquises à travers l'exploitation de lignes ferroviaires de voyageurs partout dans le monde.

Keolis Canada est un acteur majeur dans le développement de solutions de mobilité innovantes, centrées sur les passagers et adaptées à l'évolution des besoins des voyageurs et aux attentes des collectivités locales. Son portefeuille diversifié comprend le transport ferroviaire, le transport interurbain et urbain, les tramways, les navettes autonomes électriques et le transport aéroportuaire.

Depuis plus de 20 ans, Keolis Canada s'est imposé comme un acteur incontournable de la mobilité au Canada, exploitant des réseaux de bus, d'autocars et de tramways dans de grandes villes comme Montréal, Québec, Toronto, Calgary, Edmonton, Vancouver, Kitchener et Ottawa. Membre du groupe Keolis - détenu à 70 % par SNCF et à 30 % par la Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ), nous bénéficions du soutien d'un réseau de 70000 collaborateurs répartis dans 13 pays et générons un chiffre d'affaires de 7 milliards d'euros (11 milliards de dollars canadiens).

SNCF Voyageurs est une filiale du groupe SNCF qui couvre l'ensemble de la chaîne du voyage, de la vente et du transport à la maintenance et à la sécurité, plaçant le client au cœur de ses préoccupations, en France et en Europe. Forte de plus de 80 ans d'expérience, SNCF Voyageurs opère sous plusieurs marques commerciales, chacune s'adressant à un segment spécifique du marché ferroviaire. SNCF Voyageurs transporte plus de 5 millions de voyageurs par jour et exploite 15000 trains par jour, avec environ 67000 employés. Son chiffre d'affaires a atteint 20 milliards d'euros (31 milliards de dollars canadiens) en 2024.

SNCF Voyageurs a pour mission d'offrir un transport sûr, accessible et efficace aux voyageurs, tout en favorisant la transition écologique par le rail. Elle exploite des services à grande vitesse en France et en Europe, des trains longue distance, des services régionaux et des services internationaux à grande vitesse avec Eurostar et Thalys (du groupe Eurostar) ou Lyria.

Keolis Canada est fière de participer au projet de train à grande vitesse Alto, reliant Québec à Toronto, en tant que partenaire expérimenté du consortium Cadence . Ce consortium, composé de CPDQ Infra,AtkinsRéalis, SYSTRA Canada et Air Canada, a été sélectionné par le gouvernement canadien pour développer ce projet à l'issue d'un appel d'offres rigoureux.

Grâce à notre expertise, nous contribuerons à ce projet phare qui révolutionnera la mobilité au Canada pour les générations futures.

Et ce n'est qu'un début Poursuivant notre croissance, nous recherchons des professionnels passionnés et talentueux pour contribuer à façonner l'avenir du train à grande vitesse au Canada. De nombreuses autres opportunités seront bientôt disponibles

À titre deCoordonnateur(trice) en gestion documentaire, vous êtesresponsable de la mise en place, du maintien et de l'application des pratiques de gestion documentaire afin d’assurer l'intégrité, la conformité, l'accessibilité et la traçabilité de l'information tout au long du cycle de vie des projets.Vous agissez égalementcomme point central pour la gouvernance documentaire et soutenezactivement les équipes projet, les parties prenantes internes et externes.

Principales responsabilités

Gestion des documents

• Mettre en place et maintenir le système de gestion documentaire (ex. SharePoint, GED).
• Appliquer les procédures et standards de contrôle documentaire.
• Classifier, indexer et nommer les documents selon les règles établies.
• Gérer les versions, révisions et statuts des documents.

Contrôle qualité et conformité

• Vérifier la conformité des documents aux exigences internes, contractuelles et réglementaires.
• S'assurer que seules les versions approuvées sont diffusées et utilisées.
• Réaliser des audits périodiques pour garantir l'intégrité documentaire.
• Appliquer les règles de confidentialité et de sécurité de l'information.

Circulation et diffusion de l'information

• Coordonner les flux documentaires entre équipes internes et partenaires externes.
• Gérer les documents de transmission( transmittals ), incluant les envois, suivis et accusés de réception.
• Assurer l'accès aux bonnes versions des documents au bon moment.
• Soutenir les équipes lors des revues documentaires.

Support aux projets