Adjoint Administratif

Vous êtes actuellement à la recherche d'une nouvelle opportunité à Dorval comme Adjoint Administratif?

En partenariat des autres parties prenantes avec lesquelles l'entreprise transige, l'adjoint administratif assure le support administratif à l'équipe des dirigeants de l'Entreprise, et voit au bon fonctionnement de l'ensemble des bureaux.

Avantages

• Travail à l'aéroport Pierre Eliot Trudeau
• Semaine de travail de 40 heures
• Poste hybride (rotation)
• Salaire compétitif (flexible selon l'expérience)
• Assurance collective
• Régime de retraite
• Stationnement gratuit
• 3 semaines de vacances
• Formation fournie

Responsabilités

• Voir au bon déroulement des activités administratives des bureaux de l'entreprise ;
• S'occuper de différentes choses, telles que : des licences-radios, des renouvellements de baux, de la gestion des espaces de stationnements, des casiers postaux, des contrats de location d'équipements de bureau, de l'administration des cartes-visiteurs -zone réglementée, des services de messageries et d'envois de colis, (Fedex, Purolator, etc.) et de l'administration des douanes si applicables ;
• Rédiger, réviser, traduire de la correspondance, des présentations, des brochures, tableaux, des rapports et d'autres documents connexes, pour les différents services;
• Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne avec les autres services et ou partenaires d'affaires de l'entreprise;
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers incluant les archives, pour différents secteurs d'activités;
• Accueillir les visiteurs et répondre aux appels téléphoniques généraux;
• Organiser les voyages d'affaires et faire les réservations nécessaires pour ceux concernés.

Aide à la Comptabilité

• Prise en charge du processus des rapports de dépenses;
• Vérifier les feuilles de temps vs le logiciel et préparer un rapport pour le service de la paie;
• Compléter quelques fichiers comptables en fonction des documents reçus (factures, feuille de temps, paiements, etc.);
• Préparer des paiements (virements, chèques, etc.);
• Préparer et assurer l'envoi de la facturation et réceptionner les paiements;
• Autres tâches non récurrentes ou en remplacement d'employés en vacances.

Ressources Humaines

• Supporter les activités administratives des ressources humaines;
• Préparer les documents d'embauche des nouveaux employés;
• Mettre à jour les organigrammes;
• Préparer les bulletins d'anniversaires;
• Tenir à jour les dossiers des employés et les différentes bases de données y étant reliées;
• Faire le classement;
• Produire différents documents, listes, rapports à l'aide de Word, Excel ou Powerpoint;
• Voir à la logistique et à l'organisation d'événements spéciaux.

Achats

• Effectuer les achats nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise, pièces, matériel électrique et électronique, fournitures de bureau, ameublement, buffet, café et autres consommables, vêtements de travail, articles promotionnels ;
• Émettre les bons de commandes nécessaires lorsque requis et en faire les suivis.

Autres

• Se conformer aux différentes règles et procédures établies, (santé et sécurité, 5S, etc.) ;
• S'impliquer activement à l'amélioration continue des différents processus dans lesquels, il est impliqué ;
• Exécuter toutes autres tâches et responsabilités pouvant être demandées par son supérieur immédiat.

Qualifications

• Diplôme en secrétariat ;
• Expérience minimale de 5 ans dans un poste similaire ;
• Aptitudes pour la tenue de livres / comptabilité, un plus ;
• Parfaitement bilingue ;
• Aisance avec la rédaction ;
• Grandes habiletés avec la traduction (français/anglais) ;
• Communiquer en Anglais avec des [clients/partenaires/employés] [anglophones] situés hors du Québec sur une base [quotidienne/régulière]
• Minutie, souci des détails ;
• Respect des échéanciers ;
• Jugement et débrouillardise ;
• Bonnes connaissances de l'informatique suite MS-Office ;
• Rigoureux et méthodique ;
• Habiletés à travailler sur différents dossiers à la fois ;
• Excellentes habiletés de communications, courtoisie et diplomatie ;
• Attitude positive.

Sommaire

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