Conseiller(ère) aux membres

Présentation du poste

La conseillère aux membres agit comme personne-ressource auprès des membres, producteurs et partenaires de l'organisation. Elle assure la gestion des communications, le suivi administratif des dossiers des membres, la mise à jour des données de produits et le soutien aux différentes activités liées à la conformité des déclarations et à la gestion de l'information. Par son expertise, elle contribue à maintenir des données exactes, à offrir un service à la clientèle de qualité et à favoriser le respect des exigences administratives et réglementaires par les membres.

Avantages de travailler avec nous

• Mode hybride et horaire flexible;
• Régime de retraite simplifié avec contribution de l'employeur pouvant aller jusqu'à 5%;
• Régime d'assurances collectives incluant la télémédecine;
• Accessible en transport en commun et stationnement disponible sur place.

Responsabilités et tâches

Gestion des relations avec les membres et producteurs

• Répondre aux demandes reçues des membres et assurer un suivi rigoureux des dossiers;
• Fournir de l'information et de l'accompagnement aux membres concernant les processus, les déclarations et les exigences applicables;
• Communiquer avec les producteurs afin d'assurer l'exactitude des informations relatives à leurs produits;
• Effectuer les suivis nécessaires auprès des membres et producteurs concernant les dossiers en cours;
• Escalader les situations complexes ou particulières aux personnes responsables.

Administration et gestion des données

• Importer et maintenir à jour les informations relatives aux produits dans les systèmes de gestion;
• Vérifier l'exactitude et l'intégrité des données intégrées;
• Assurer le traitement des rejets de produits signalés par les différents sites ou partenaires;
• Procéder à la mise à jour régulière des listes de produits et de membres.

Soutien aux déclarations mensuelles

• Effectuer les suivis auprès des producteurs n'ayant pas soumis leur déclaration mensuelle dans les délais prescrits;
• Envoyer les rappels requis et documenter les communications effectuées;
• Participer à la vérification des déclarations mensuelles en collaboration avec les intervenants concernés;
• Communiquer avec les membres pour obtenir des précisions ou des corrections lorsque nécessaire.

Gestion documentaire et soutien aux activités organisationnelles

• Rédiger et assurer le suivi de certaines ententes administratives, notamment les ententes de déclarations négatives;
• Veiller à l'application des procédures internes et à l'utilisation des gabarits de communication;
• Maintenir une documentation complète et à jour des interventions réalisées;
• Produire et transmettre les listes mensuelles de nouveaux membres destinées aux différents intervenants;
• Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et de service aux membres;
• Réaliser toutes autres tâches connexes en soutien à l'équipe et aux opérations.

Exigences

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, bureautique, service à la clientèle ou dans un domaine pertinent; Toute combinaison équivalente de formation et d'expérience sera considérée;
• Minimum de 2 à 3 années d'expérience dans un rôle de service aux clients, service aux membres ou soutien administratif;
• Expérience en gestion de bases de données et traitement de l'information, un atout;
• Expérience dans un environnement réglementé ou lié à la conformité, un atout;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, SharePoint, Power BI); Aptitude à travailler avec des bases de données, portails et systèmes de gestion; Capacité à analyser, valider et traiter des données avec rigueur; Excellentes habiletés rédactionnelles en français; Maîtrise intermédiaire de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, afin de communiquer efficacement avec certains membres et répondre à leurs demandes; Excellent sens du service à la clientèle; Rigueur et souci du détail; Autonomie et initiative; Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents intervenants; Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.

Type d'emploi : Temps plein permanent

Lieu de travail : Mode hybride, nos