Coordonnateur·trice administratif·tive et soutien aux ventes

Montréal (mode hybride – 3 jours/semaine au bureau situé au centre-ville)Poste permanent à temps plein (37,5 h/semaine) | date d'entrée en poste souhaitée : février 2026 Un poste pivot au sein de l'agence Le ou la Coordonnateur(trice) administratif(ve) et soutien aux ventes joue un rôle central dans le bon fonctionnement de l'agence. Véritable pivot entre l'administration, l'équipe de projets et les relations clients, cette personne assure la rigueur des processus financiers et administratifs, tout en soutenant activement l'équipe des ventes et du développement des affaires. Curieux(se), organisé(e) et polyvalent(e), le titulaire du poste contribue à l'efficacité de l'agence en prenant en charge une variété de responsabilités : soutien aux ventes (prioritaire), comptabilité de base,suivi des billets corporatifs et événements clients, mise à jour du CRM, préparation de documents contractuels et soutien opérationnel au quotidien. Ce rôle est idéal pour une personne structurée, proactive, à l'aise de jongler avec plusieurs priorités et qui souhaite évoluer dans un environnement collaboratif, dynamique et entrepreneurial. Vos principales responsabilités Soutien aux ventes et au développement des affaires – 60 % Mettre à jour et assurer l'intégrité des données dans le CRM (clients, prospects, partenaires). Préparer des rapports de suivi et contribuer à la documentation des opportunités d'affaires. Assister à la préparation de présentations, propositions et documents destinés aux clients. Soutenir l'équipe dans le suivi administratif des mandats et partenariats. Gestion des inventaires publicitaires. Comptabilité et administration – 20 % Effectuer la saisie et le suivi des factures clients et fournisseurs. Participer à la conciliation et à la préparation des rapports financiers de base. Maintenir à jour les dossiers administratifs et assurer le classement des documents. Documents, ententes et soutien général à l'équipe – 15% Adapter et préparer les gabarits de lettres d'ententes, contrats et correspondances. Assurer la relecture et la mise en page pour garantir la conformité et la clarté. Collaborer à la coordination de projets internes et à la gestion des échéanciers. Offrir un soutien logistique lors de rencontres, comités ou événements d'agence. Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs. Gestion de billets et hospitalité (client hosting) – 5% Coordonner la réception, la répartition et l'utilisation des billets corporatifs (événements, spectacles, sport). Tenir à jour les listes d'invités et assurer la logistique des invitations. Participer à l'organisation des célébrations et événements clients, incluant ceux liés aux 40 ans de l'agence. Profil recherché Diplôme d'études collégiales ou universitaires en administration, comptabilité, bureautique ou domaine connexe. 3 à 5 ans d'expérience en soutien administratif, de préférence en agence ou en environnement professionnel dynamique. Excellente maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et aisance avec les CRM. Bilinguisme requis (français et anglais, parlé et écrit). Excellente qualité de français écrit. Rigueur, sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Autonomie, discrétion et souci du détail. Bonnes habiletés relationnelles et esprit d'équipe. Connaissance approfondie de Microsoft Office (particulièrement PowerPoint); connaissance de Photoshop, Canva et SponsorCX, un atout. Type de personnalité recherchée Très organisé(e), structuré(e) et fiable Proactif(ve), débrouillard(e) et orienté(e) solutions À l'aise dans un environnement en mouvement et avec des échéanciers serrés Intérêt marqué pour le sport, l'événementiel et les relations clients Apprécie travailler en petite équipe et en proximité avec la direction Ce que nous offrons Un poste polyvalent au sein d'une équipe passionnée Un environnement dynamique, bienveillant et entrepreneurial Une proximité avec la direction et une ouverture à vos idées et initiatives Des responsabilités variées avec de la latitude pour innover et vous développer Accès privilégié à des événements sportifs et culturels majeurs Conditions Rémunération annuelle compétitive, selon expérience Vacances selon expérience (minimum 3 semaines) + congé payé pendant la période des Fêtes Régime d'avantages sociaux compétitifs Accès à de la formation continue et à un environnement d'apprentissage stimulant Allocation pour téléphone cellulaire Joignez-vous à nous pour bâtir l'avenir d'EFFIX ******* Postulez dès maintenant ******** Nous vous remercions de votre intérêt. Veuillez noter que seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue. EFFIX souscrit aux principes d'équité en emploi et valorise la diversité des profils.