Property Coordinator

RésuméFournir le support administratif aux gestionnaires immobiliers pour toutes les opérations visant à atteindre les objectifs financiers et opérationnels du portefeuille canadien en matière de biens immobiliers. 
Devoirs et responsabilités essentiels

Prparer, gérer et suivre les contrats de service, de projet, de construction et commandes
Aider à préparer des demandes de propositions pour divers services nécessaires à la propriété
Travailler avec les gestionnaires immobiliers sur les tâches administratives pour les améliorations locatives, les emménagements et les déménagements et les projets d'investissements
Aider à l'enregistrement des inspections de propriétés
Établir et maintenir des relations positives avec les locataires, les vendeurs et les entrepreneurs
Aider à traiter les plaintes des locataires, coordonner avec les fournisseurs et à assurer le suivi de performance
Effectuer la revue initiale et codification des factures des fournisseurs
Préparer et suivre les factures de services à facturer aux locataires
Effectuer le processus de transfert des services liés aux acquisitions/cessions des activités des locataires
Soutenir le département dans la recherche et le suivi des comptes créditeurs
Aider à la préparation des rapports des propriétaires, des analyses des écarts et des budgets d'exploitation
Configuration de nouveaux comptes avec des fournisseurs de services
Veiller à ce que les fournisseurs et les locataires se conforment aux exigences en matière d'assurance
Aider à la tenue et au suivi des certificats d'assurance
Gérer la base de données d'informations sur les locataires et les fournisseurs ainsi que les demandes de stationnement
Élaborer et tenir à jour des documents et informations utiles à la gestion de chaque propriété
Maintenir l'organisation des dossiers du département, registres, dossiers de construction, y compris les contrats, les approbations, la vérification de certificats d'assurance, les soumissions pour la construction et déclarations de contrats
Maintenir et diriger les efforts administratifs de yardi elevate, y compris, mais sans s'y limiter, la saisie et le suivi des avis de service entrés dans le système de bon de travail
Tenir à jour les coordonnées des bâtiments et les listes de personnes-ressource en cas d'urgence pour chaque propriété
Aider à la préparation des plans d'intervention d'urgence, le cas échéant, au sein du portefeuille canadien
Assurer le suivi de l'état des inspections et des certifications des équipements et collaborer avec les gestionnaires immobiliers pour qu'elles soient menées à terme
Assister les gestionnaires immobiliers dans le processus de transition pour l'acquisition et la cession de biens immobiliers
Aider la direction de la Gestion immobilière en matière de soutien administratif et la mise en œuvre d'initiatives à l'échelle du département, y compris, mais sans s'y limiter, la gestion et le suivi des procédures opérationnelles
Effectuer des projets de recherche spéciaux occasionnels
Assurer la suppléance de la réception lorsque le responsable est absent du bureau ou n'est pas à son poste. Les tâches comprennent les appels téléphoniques et la correspondance du bureau, y compris les courriels, l'accueil des clients en visite et livraison, les commandes de fournitures et nourritures, ainsi que les services administratifs, selon les besoins

Compétences 

Responsabilité
Caractère, confiance, intégrité
Planification, prise de décisions et initiative
Développement et apprentissage
Collaboration, communication et travail d'équipe

Qualifications requises 

Maîtrise de l'informatique avec Microsoft Office.
Expérience avec Yardi un atout
Fortes aptitudes en communication verbale et écrite et des compétences efficaces en matière d'organisation et de résolution de problèmes.
Le candidat doit être capable de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes. Nécessite la capacité de maintenir un comportement accessible et amical et de travailler avec des priorités et des demandes concurrentes.
Doit également être en mesure de développer des relations de travail efficaces avec le personnel, les propriétaires, les locataires et les vendeurs.
Doit être organisé et soucieux des tâches à accomplir, capable de travailler dans un environnement où le rythme est rapide et où l'esprit d'équipe est à l'œuvre, avec des échéances multiples, et de s'adapter facilement à des priorités changeantes
Capacité de rédiger et de rédiger des notes détaillées, de fournir des communications aux locataires et aux fournisseurs et d'aider à préparer des rapports et des présentations de manière claire et concise
Souci du détail avec la capacité de transmettre des informations oralement et par écrit d'une manière claire et concise en français et en anglais.

Études et/ou expérience 

Minimum (1) à (2) deux ans d'expérience dans l'aide au personnel de gestion des biens immobiliers et des biens immobiliers et des responsabilités supplémentaires de soutien administratif.
Certains cours techniques scolaires et / ou collégiaux sont utiles, en comptabilité immobilière ou immobilière un plus.
Un diplôme AS / AA ou une combinaison équivalente d'études, de formation et d'expérience supplémentaire est requis, ainsi qu'une facilité et une facilité de travail avec des chiffres.

Environnement de travail Le poste travaillera dans un bureau général et peut nécessiter des déplacements, jusqu'à 10 % du temps par année, vers des bureaux éloignés en fonction des besoins organisationnels et opérationnels. 
Exigences physiquesDoit être en mesure de rester dans une position stationnaire pendant la majeure partie de la journée de travail, assis à un bureau, constamment utiliser un ordinateur. La personne qui occupe ce poste doit être en mesure d'accéder aux classeurs et aux machines de bureau (y compris un ordinateur, un copieur et un télécopieur). À l'occasion, peut avoir besoin de soulever des boîtes allant jusqu'à 10 lbs.________________________________________ SummaryProvide assistance to the Realterm Property Managers with all operations in achieving property financial and operational objectives of the Canadian portfolio.     Essential Duties and Responsibilities 

Prepare, manage and track service, project, construction contracts and purchase orders
Assist in preparing requests for proposals for various services needed at the property
Work with Property Managers on administrative tasks for tenant improvements, move-ins and move-outs and capital projects
Assist in recording property inspections
Build and maintain positive relationships with tenants, vendors and contractors
Assist with fielding tenant complaints, dispatch to vendors and follow-up on performance
Perform initial review and coding of vendor invoices
Prepare and track utility billings to be invoiced back to tenants
Perform utility transfer process relating to acquisitions/dispositions and tenant activity
Support department on accounts payable research and follow up
Assist in preparation of owner reports, variance analyses and operating budgets
Setting up new accounts with utility providers
Ensure vendor and tenant compliance with insurance requirements
Assist in the maintenance and tracking of certificates of insurance
Manage tenant and vendor information database, including parking records
Develop and maintain management information books for each property
Maintain department file organization and construction files including contracts, approvals, insurance verification, construction bids and releases
Maintain and lead administrative efforts of yardi elevate, including but not limited to input and follow up on service tickets entered into the work order system
Maintain building contact and emergency contact lists for each property
Assist with preparing emergency response plans, as needed, within the Canadian portfolio
Monitor status of equipment inspections and certifications and work with Property Managers to have them completed
Assist Property Managers with property acquisition and disposition transition process
Assist the Director, Property Management with administrative support and implementation of department wide initiatives, including but not limited to management and tracking of department wide SOP's
Perform special ad hoc research projects.
Acting as front desk/Reception when lead is out of office or away from their desk. Duties include handling phone calls and office correspondence, include email, welcoming visiting customers and delivery personnel, ordering supplies and food, and perform administrative services, as required

Competencies 

Accountability
Character, Trust, Integrity
Planning, Decision-Making & Initiative
Development & Learning
Collaboration, Communication & Teamwork

Qualifications 

Computer proficiency with Microsoft Office.
Yardi experience a plus.
Requires strong verbal and written communication skills and effective organizational and problem solving skills. Self-initiator with the ability to problem solve. Also requires the ability to maintain an approachable, friendly demeanor and work with competing priorities and demands.
Must also be able to develop effective working relationships with staff, owners, tenants and vendors.
Must be organized and task oriented, able to work in a fast-paced, team-oriented environment with multiple deadlines, and adapt readily to changing priorities
Ability to draft and write detailed notes, provide communications to tenants and vendors, and help prepare reports and presentations in a clear and concise manner
Detail oriented with the ability to convey information orally and in writing in a clear and concise manner 

Education and/or Experience 

Minimum (1) one to (2) two years' experience assisting with real estate/property management personnel and additional clerical support responsibilities. 
Some technical school and/or college coursework is helpful, in real estate or property accounting a plus. AS/AA degree or an equivalent combination of education, training and additional experience is required, as well as ease and facility working with numbers.

Work Environment The position will work in a general office setting and may require travel, up to 10% of time annually, to remote office locations based on organizational/business needs. 
Physical DemandsMust be able to remain in a stationary position for most of the workday, sitting at a desk, consistently operating a computer. The person in this position must be able to access file cabinets and office machinery (to include a computer, copier, and fax machine). On occasion, may need to lift boxes of up to 10 lbs.

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