Adjoint·e administratif·ive au Bureau de Direction générale, du Secrétaire-trésorier·ère et du Conseil d'administration à 1.0000 ÉTP

Description De L'entreprise
Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique. Nous sommes reconnaissant·e·s de prospérer sur ces territoires tout en prenant soin des familles et des enfants qui comptent pour nous afin de leur assurer un avenir rayonnant.
Rejoindre notre équipe au Conseil scolaire francophone de la Colombie-Britannique, c'est saisir une belle opportunité de contribuer à l'épanouissement de la francophonie en milieu minoritaire dans un environnement éducatif dynamique qui incarne les principes d'apprentissage autochtones et valorise les apprentissages universels. Riche de nos 47 écoles à travers toute la province, nous sommes engagé·e·s envers la réussite de chacun de nos élèves.

L'inclusion et la bienveillance au CSF sont les piliers de notre approche éducative. Tous-tes nos élèves sont accueilli·e·s dans un environnement scolaire inclusif et sécuritaire, adapté à leurs spécificités culturelles et individuelles, favorisant ainsi leur réussite scolaire et leur bien-être personnel.

Pour savoir plus sur le CSF, visitez notre site internet.

Description Du Poste

• Affichage (poste): #25-26/AADSC.001
• Type de poste: Permanent
• Date de début du contrat: Dès que possible
• Date de fin du contrat: Sans objet
• Date de début d'affichage: 29/10/2025
• Date de fin d'affichage: 12/11/2025

Sous la supervision directe du ou de la secrétaire-trésorier·ère, l'adjoint·e administratif·ive à la direction générale et au secrétariat-trésorerie assure un soutien administratif de qualité afin de garantir un service professionnel, efficace et rigoureux. Il ou elle contribue au bon fonctionnement du bureau du ou de la secrétaire-trésorier·ère en respectant les échéanciers établis et en apportant un appui constant au Conseil d'administration.

L'adjoint·e administratif·ive fera partie intégrante de l'équipe administrative du CSF et contribuera activement à la coordination et au soutien des activités du bureau de la direction générale, du bureau du secrétaire-trésorier-ère et du Conseil d'administration.

Responsabilités Principales

• Coordonner la logistique des réunions et de ses rencontres (réservations, repas, hébergement, itinéraire, remboursements des frais et autres) ;
• Rédiger et préparer la correspondance pour la direction générale, le ou la secrétaire-trésorier-ère et du Conseil d'administration ;
• Préparer les dossiers relatifs et tous les documents nécessaires pour des rencontres incluant les réunions du Conseil d'administration et aux diverses assemblées ou rencontres ;
• Collaborer avec le secteur de la technologie pour répondre aux besoins techniques liés aux réunions et activités du secrétaire-trésorier-ère et du Conseil d'administration ;
• Assurer le bon fonctionnement du système ElectronicSchoolBoard (ESB) pour les différentes rencontres : mise à jour, traductions appropriées, suivis contractuels, conception de gabarits d'ordres du jour et publication des documents internes et publics pour assurer la transparence et le bon fonctionnement ;
• Préparer et assister aux réunions publiques et aux réunions à huis clos du Conseil d'administration et autres comités-conseils, groupes de travail et toutes autres rencontres selon les besoins pour assurer la prise de notes, rédiger et distribuer les procès-verbaux dans les délais prescrits ;
• Assurer le maintien des politiques et des directives administratives du Conseil d'administration ainsi que leur mise à jour et publication sur le site web;
• Assurer les suivis des décisions du Conseil d'administration et maintenir à jour les tableaux des suivis et effectuer des rappels aux parties prenantes afin qu'elles puissent accomplir leurs responsabilités respectives ;
• Assurer les communications au nom de la présidence du Conseil d'administration, de la direction générale et du·de la secrétaire-trésorier·ère ;
• Assurer la garde des sceaux, des titres et des documents légaux et financiers du CSF ;
• Analyser, filtrer et résumer l'information contenue dans les rapports et contrats requis par le·la secrétaire- trésorier·ière ;
• Effectuer des recherches de documents et/ou d'information afin de faciliter les décisions et les actions prises par la direction générale, du et de·la secrétaire-trésorier·ière et la présidence du Conseil d'administration ;
• Participer activement pour soutenir le·la secrétaire-trèsorier-ère dans la tenue d'élections et assurer le lien avec les représentant·e·s d'Élections BC et du Local Government Act et assister la présidence lors des élections ;
• Maintenir à jour la base de données des membres du CSF ;
• Assurer une supervision du personnel occasionnel et du personnel rattaché au bureau de la direction générale, du ou de la secrétaire-trèsorier-ère et du Conseil d'administration ;
• Soutenir les directions et adjoint·e·s administratifs·ives des écoles quant à l'admissibilité des ayants droit selon l'article 23 de la Charte canadienne des droits et libertés ;
• Assurer le suivi des contrats des locataires du CSF ;
• Collaborer étroitement avec les représentant·e·s du BC Schools Protection Program concernant la responsabilité civile, la gestion du risque et la protection des biens du CSF ;
• Appuyer les écoles dans la mise en œuvre de leurs activités liées à la gestion du risque et des assurances ;
• Identifier les pistes d'amélioration du fonctionnement administratif et proposer des solutions concrètes aux personnes responsables ;
• Toutes autres tâches connexes.

Compétences Attendues

• Excellentes habiletés rédactionnelles, en prise de notes, à faire des comptes rendus et des synthèses d'information ;
• Sens aigu de l'organisation, de la discrétion et de la confidentialité ;
• Capacité à travailler de façon autonome, à faire preuve de jugement et à exercer une grande rigueur professionnelle ;
• Proactivité, esprit d'initiative et aptitude à formuler des opinions ou recommandations de manière structurée et argumentée ;
• Excellentes habiletés interpersonnelles : diplomatie, entregent, esprit d'équipe et capacité à communiquer efficacement et respectueusement à tous les niveaux de l'organisation ;
• Aisance à évoluer dans un environnement dynamique, exigeant et à s'adapter rapidement à des priorités changeantes ;
• Capacité à identifier les inefficacités, à proposer des solutions concrètes et à contribuer à l'amélioration continue des processus ;
• Bonne connaissance et compréhension de la Loi scolaire et des documents connexes, notamment ceux relatifs au Conseil scolaire francophone.
• Connaissance du milieu minoritaire et éducatif francophone en Colombie-Britannique (un atout).

Qualifications

• Diplôme universitaire en gestion administrative ou gestion des affaires, ou tout autre combinaison de diplômes et d'expériences jugés équivalents ;
• Avoir trois (3) ans d'expérience en administration, préférablement auprès de membres exécutifs ;
• Excellentes habiletés rédactionnelles ;
• Maîtrise de MS Office (World, Excel, Power-Point), bases de données et autres logiciels ;
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais à l'oral et à l'écrit.

Informations complémentaires
Dans le cadre de ses fonctions, il ou elle devra faire preuve de souplesse et de disponibilité afin de participer, au besoin, à des rencontres de comités se déroulant en soirée ou lors de certains samedis, conformément au calendrier annuel préétabli du Conseil d'administration. Cette collaboration occasionnelle en dehors des heures régulières vise à assurer un appui administratif continu et efficace au bon fonctionnement des instances décisionnelles du CSF.

Le salaire annuel pour ce poste est compris entre 75 105$ et 93 882$. Le placement est déterminé en fonction de l'évaluation des expériences professionnelles en considérations de l'équité interne.

Nous vous encourageons à soumettre votre candidature en ligne en français. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation pour votre entrevue, que ce soit en lien avec l'accessibilité ou pour toute autre raison, n'hésitez pas à nous en informer et nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins.

La personne retenue devra, le cas échéant, consentir à une vérification de casier judiciaire avant leur embauche.

Nous tenons à remercier toutes les candidatures de leur intérêt pour ce poste. Veuillez noter que seules les personnes convoquées en entrevue seront contactées.

Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons que notre organisation et nos écoles se trouvent sur les territoires traditionnels des Premiers Peuples de la Colombie-Britannique.