Coordonnateur de la chaîne d'approvisionnement

Résumé du poste : Le Coordonnateur de la Chaîne d'Approvisionnement soutient le Spécialiste de la Chaîne d'Approvisionnement afin d'assurer la disponibilité en temps voulu des produits et des matériaux pour deux villages. Ce rôle est axé sur l'exécution opérationnelle de la planification de la demande, des achats, de la coordination logistique et de la communication avec les fournisseurs afin de maintenir des processus de chaîne d'approvisionnement fluides et une efficacité des coûts.
Responsabilités Principales
Aide à la planification et à la prévision de la demande

• Aider à collecter et à organiser les données sur la demande de produits dans plusieurs catégories (Alimentation et boissons, entretien ménager, animation, sport, maintenance, OS&E).
• Suivre la saisonnalité, les taux d'occupation et l'historique d'utilisation pour améliorer la précision des prévisions.

Gestion des achats et des bons de commande

• Préparer et traiter les bons de commande dans COUPA, en veillant à l'exactitude des données (spécifications des produits, quantités, prix, dates de livraison).
• Prendre contact avec les fournisseurs pour confirmer les détails et les délais des commandes.
• Aider à obtenir des devis pour des produits non référencés
• Assurer le suivi des commandes et communiquer les mises à jour de statut aux équipes du village.
• Résoudre les écarts de base liés aux bons de commande et signaler les problèmes complexes au besoin.

Coordination logistique

• Faciliter l'organisation des expéditions avec les transitaires, les compagnies maritimes et les courtiers en douane pour les marchandises importées.
• Préparer et gérer les documents d'expédition (listes de colisage, factures, documents conformes aux réglementations douanières).
• Surveiller le suivi des expéditions et signaler les retards ou les problèmes de dédouanement.
• Coordonner les arrivées en fonction des besoins opérationnels du village.

Gestion des coûts et des données

• Maintenir des données précises sur les frais logistiques et les coûts des fournisseurs en coordination avec le spécialiste de la chaîne d'approvisionnement.
• Contribuer à la compilation et à l'analyse des rapports de coûts et d'indicateurs clés de performance (KPI) à l'aide de Power BI.

Communication avec les villages et les fournisseurs

• Assurer la liaison opérationnelle avec les complexes hôteliers, en fournissant des mises à jour régulières sur l'état des commandes et des expéditions.
• Signaler rapidement tout problème d'approvisionnement au Spécialiste de la Chaîne d'Approvisionnement.

Soutien administratif et de production de rapports

• Mettre à jour régulièrement les bases de données, les systèmes d'approvisionnement et les outils de suivi.
• Préparer des rapports et des tableaux de bord standardisés sur la chaîne d'approvisionnement.

Qualifications

• Un baccalauréat en Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement , en Administration des Affaires ou dans un domaine connexe est préférable.
• 2 ans d'expérience dans les achats, la logistique ou la gestion de la chaîne d'approvisionnement (une expérience dans l'hôtellerie, le commerce de détail ou les biens de consommation courante est un atout).
• Maîtrise des systèmes ERP et de Microsoft Excel ;
• Sens aigu du détail et excellentes aptitudes organisationnelles.
• Bonnes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.

Environnement de travail : Poste basé au bureau de Montréal, avec des interactions occasionnelles avec les équipes des villages, les fournisseurs, les agents de fret et les services internes. Des déplacements jusqu'à 10 % du temps peuvent être nécessaires vers les villages ou les plateformes logistiques.
Impact du rôle Le Coordinateur de la Chaîne d'Approvisionnement veille au bon déroulement des activités d'approvisionnement et de logistique, en apportant un soutien essentiel au Spécialiste de la Chaîne d'Approvisionnement afin de garantir des livraisons ponctuelles, le respect des coûts et une grande satisfaction pour les complexes hôteliers desservis.

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Position Summary The Supply Chain Coordinator supports the Supply Chain Specialist in ensuring the timely availability of products and materials for two resorts. This role focuses on the operational execution of demand planning, procurement, logistics coordination, and supplier communication to maintain smooth supply chain processes and cost efficiency.
Key Responsibilities
Demand Planning & Forecast Support

• Assist in collecting and organizing product demand data across multiple categories (Food & Beverage, housekeeping, animation, sport, maintenance, OS&E).
• Track seasonality, occupancy rates, and historical usage to aid forecasting accuracy.

Procurement & Purchase Order (PO) Management

• Prepare and process purchase orders in COUPA, ensuring data accuracy (product specifications, quantities, prices, delivery dates).
• Liaise with suppliers to confirm order details and timelines.
• Assist in sourcing quotations for non-referenced products
• Maintain PO tracking and communicate status updates to resort teams.
• Resolve basic PO discrepancies and escalate complex issues as needed.

Logistics Coordination

• Support shipment arrangements with freight forwarders, shipping lines, and customs brokers for imported goods.
• Prepare and manage shipping documentation (packing lists, invoices, custom compliant documents)
• Monitor shipment tracking and report delays or customs clearance issues.
• Coordinate arrivals to align with resort operational requirements.

Cost & Data Management

• Maintain accurate data on logistics charges and supplier costs in coordination with the Supply Chain Specialist.
• Assist in compiling and analyzing cost and KPI reports using Power BI.

Resort & Supplier Communication

• Serve as an operational contact point for resorts, providing timely updates on PO and shipment status.
• Escalate supply concerns promptly to the Supply Chain Specialist.

Administrative & Reporting Support

• Update databases, procurement systems, and tracking tools regularly.
• Prepare standard supply chain reports and dashboards.

Qualifications

• Bachelor's degree in Supply Chain Management, Business Administration, or related field preferred.
• 2 years' experience in procurement, logistics, or supply chain administration (hospitality, retail, or FMCG experience a plus).
• Proficiency with ERP systems and Microsoft Excel;
• Strong attention to detail and organizational skills.
• Good communication and interpersonal skills.

Work Environment Office-based in Montreal office, with occasional interaction with resort teams, suppliers, freight agents, and internal departments. Up to 10% travel may be required to resorts or logistics hubs.
Role Impact The Supply Chain Coordinator ensures that procurement and logistics activities run smoothly, providing essential support to the Supply Chain Specialist to guarantee timely deliveries, cost compliance, and high satisfaction for the resorts served.

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