Adjoint(e) à la vice-présidence

Rôle

En collaboration avec l'adjointe exécutive, l'adjoint à la vice-présidence assure un soutien administratif en assistant les Vice-présidents exécutifs désignés dans la planification et l'exécution de leurs tâches générales et spécifiques, par exemple en coordonnant les agendas complexes, en suivant les calendriers de réalisations, en préparant des documents et en facilitant la communication interne et externe. Elle assure une bonne gestion de l'information, répond à diverses demandes et dirige l'information vers les bonnes personnes dans l'organisation ou les divers intervenants externes. Elle deviendra une personne-ressource de premier plan avec les intervenants qui s'adressent aux Vice-présidents exécutifs. Ce rôle exige une grande autonomie, un sens aigu de l'organisation et une capacité à travailler dans un environnement dynamique.

Responsabilités

• Fournir un soutien complet en matière d'organisation, de planification et d'exécution des tâches administratives;
• Gérer efficacement les agendas en planifiant les réunions, les rendez-vous et les déplacements tout en anticipant les besoins et en priorisant les tâches;
• Planifier et organiser les divers déplacements professionnels (réservation d'hôtel, location de voiture, vols, etc.);.
• Participe à des comités de travail ayant pour but d'améliorer l'efficacité des processus de travail de la direction.

Effectuer la gestion administrative et documentaire

• Assure le suivi et le respect des échéances des mandats et engagements confiés aux gestionnaires;
• Assurer une communication fluide entre les différents intervenants à l'interne ainsi qu'avec les parties prenantes externes, en répondant aux appels, en triant et en priorisant les courriels;
• Recueille l'information et prépare des dossiers spécifiques;
• Effectuer la prise de minutes de certaines réunions et en produire un compte-rendu qui sera par la suite partagé aux participants;
• Préparer des rapports, des présentations, des mémos et autres documents professionnels de haute qualité;
• Aider à l'organisation des réunions en préparant les ordres du jour, les comptes rendus, en réservant les salles, en coordonnant les invitations et en assurant le suivi des actions;
• Gérer de manière confidentielle et sécuritaire les informations sensibles et pertinentes pour l'entreprise;
• Assister dans la préparation de rapport de dépenses.
• Créer et maintenir des tableaux, graphiques et rapports pour appuyer la prise de décision;
• Toutes autres tâches connexes.

Compétences requises

• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais ;
• Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un membre actif et collaboratif d'une équipe ;
• Diplomatie, professionnalisme et capacité à gérer les situations stressantes avec calme et efficacité ;
• Une attitude proactive et orientée vers les solutions, capable d'apporter des idées novatrices pour améliorer l'efficacité des processus ;
• Grandes habiletés en communication;
• Bilinguisme (français-anglais) écrit et parlé;
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique, notamment Microsoft Office (environnement M365), Excel.

Exigences requises

• DEC en administration, bureautique ou dans un domaine connexe;
• Minimum de 5 ans dans un rôle similaire, idéalement auprès de cadres supérieurs;
• Toute combinaison d'expérience et de formation jugée équivalente sera considérée.

Micrologic souscrit au programme d'accès à l'égalité en emploi, lequel met en œuvre des mesures visant à favoriser une représentation accrue des groupes ciblés, à savoir les femmes, les autochtones, les minorités visibles et les personnes en situation de handicap.

Les personnes handicapées peuvent recevoir de l'assistance pour le processus de présélection et de sélection, si elles le désirent.

En accord avec la Loi 25 et les réglementations en vigueur, lorsque vous postulez sur l'une de nos opportunités d'emploi, vous autorisez Micrologic à conserver les données transmises dans une banque de candidatures.

Le masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes.