Adjoint ou adjointe de bureau

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L'unité :

Services aux étudiants du campus Macdonald

Les Services aux étudiants de l'Université McGill offrent une gamme de services visant à favoriser la réussite et le bien-être général de la population étudiante du campus Macdonald (« Mac »). Bien que les étudiants et étudiantes de ce campus aient accès à tous les services offerts au campus du centre-ville, de nombreux services sont également offerts localement pour mieux répondre à leurs besoins.

Résumé du poste

Relevant de la direction des Services aux étudiants du campus Macdonald, la personne titulaire fournit un soutien administratif afin d'assurer le bon fonctionnement de l'unité. Elle agit à titre de personne-ressource en matière de politiques, de procédures et de services. Elle coordonne les activités liées aux accommodations en matière d'examens au nom du Service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite, et sert de premier point de contact pour les membres de l'effectif étudiant, du personnel et du corps professoral, en veillant à fournir des informations exactes et une orientation appropriée. Par ailleurs, la personne titulaire soutient le Pôle bien-être étudiant du campus Macdonald en aidant à la planification, aux paiements et aux inscriptions, en plus de tenir à jour les dossiers, les fichiers et les systèmes d'information informatisés, conformément aux normes de l'Université.

Principales attributions

Administration

• Servir de premier point de contact pour les membres de l'effectif étudiant, du personnel et les visiteurs en répondant aux demandes de renseignements en personne, par courriel et par téléphone, conformément aux protocoles du bureau.
• Fournir des informations précises sur les Services aux étudiants et les ressources de l'Université, en assurant une orientation appropriée pour les questions sensibles ou confidentielles.
• Prendre les rendez-vous pour le Pôle bien-être étudiant (médecine, conseils, soins infirmiers et nutrition) et aider à l'inscription pendant les jours cliniques du campus.
• Traiter les paiements des étudiants et étudiantes pour les services du Pôle bien-être étudiant, y compris les frais d'absence ou d'annulation, et émettre les factures correspondantes.
• Coordonner les réservations de salles pour les réunions des Services aux étudiants et de l'administration (S2), et tenir à jour le calendrier StuServ.
• Fournir un soutien administratif général à l'unité et assurer le bon fonctionnement du bureau.
• Utiliser quotidiennement divers systèmes, notamment Medesync, Titanium, Clockwork, Minerva et Sling.
• S'acquitter de tâches connexes, au besoin.

Accommodations en matière d'examens

• Coordonner toutes les demandes d'accommodations pour les examens finaux au nom du Service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite du campus Macdonald.
• Agir à titre de personne-ressource principale pour les membres de l'effectif étudiant, du corps professoral et du personnel concernant les demandes liées au Service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite (en personne, par téléphone ou par courriel).
• Réserver les salles d'examen appropriées et s'assurer que tout l'équipement, les logiciels et le matériel nécessaires sont disponibles et fonctionnels.
• Superviser l'impression et le stockage confidentiels ainsi que la livraison sécurisée des copies d'examen; veiller à ce que les examens soient emballés, suivis et renvoyés au corps professoral en temps voulu.
• Préparer et imprimer les dossiers d'examen complets du Service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite, y compris les feuilles de présentation, les registres et les listes de contrôle.
• Informer les surveillants et surveillantes d'examen des accommodations accordées aux étudiants et étudiantes, s'assurer que les procédures d'enregistrement et de départ sont respectées et fournir tout le matériel nécessaire aux examens.
• Assurer la liaison avec le corps professoral pour résoudre les divergences, demander les examens manquants et mettre à jour les demandes d'accommodement tardives ou modifiées dans Clockwork.
• Coordonner, avec le Service étudiant d'accessibilité et d'aide à la réussite, l'obtention des examens convertis et les enregistrer sur des clés USB, le cas échéant.
• Préparer les accords de confidentialité pour les accommodations asynchrones ou liées aux appareils personnels.
• Livrer et collecter le matériel d'examen au Service de sécurité, et informer les professeurs et professeures lorsque les examens sont prêts à être récupérés.

Autres compétences et/ou aptitudes

• Sens du service à la clientèle, solides compétences interpersonnelles et capacité à soutenir les étudiants et étudiantes dans des situations délicates ou complexes.
• Capacité à communiquer de façon claire et efficace, à transmettre et à échanger des informations à tous les échelons.
• Sens de l'organisation et souci du détail, avec une capacité avérée à planifier, à hiérarchiser et à gérer plusieurs tâches.
• Capacité à faire preuve de souplesse et d'adaptabilité face à des priorités et à des besoins opérationnels changeants.
• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion, tact et diplomatie.
• Maîtrise de la suite Office de Microsoft, de Minerva, de Banner, de Teams, de Zoom et des systèmes connexes; expérience avec les données et les rapports.
• Aptitude avérée à soutenir les processus administratifs et à préparer des rapports ou des statistiques.
• Expérience de travail auprès de communautés autochtones et internationales, et de groupes marginalisés, un atout.
• Connaissance du français et de l'anglais. L'Université McGill est une université anglophone où l'exécution des tâches quotidiennes peut nécessiter l'utilisation de l'anglais oral et écrit. Le niveau d'anglais requis pour ce poste est de 3 (avancé), sur une échelle de 0 à 4.
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Informations supplémentaires

La personne retenue exercera ses fonctions au campus Macdonald, à Sainte-Anne-de-Bellevue. Il s'agit d'un poste temporaire et à temps plein (33,75 heures par semaine, en présentiel) sans possibilité de renouvellement. La période d'embauche commencera le 26 janvier 2026 et se terminera le 27 février 2026. La personne retenue doit être disponible du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h, et être disposée à se rendre au campus Macdonald pour y travailler.

Taux horaire : 30,00 $

Formation et expérience minimales requises :

Diplôme d'études secondaires 2 Ans Expérience pertinente

Salaire horaire :

(SEOUM C) $30.00

Nombre estimé d'heures de travail par

semaine :

33.75 (Temps plein)

Date de début de l'emploi :

Date de fin de l'emploi :

Date limite pour postuler :

Ce poste est couvert par les dispositions de la convention collective d'AMUSE.

L'Université McGill recrute sur la base du mérite et s'est fermement engagée à promouvoir et instaurer l'équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d'emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L'Université McGill met en œuvre un programme d'équité en matière d'emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d'accommodements à n'importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité,

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