Coordonnateur I Coordonnatrice administrative et réception

Depuis plus de 50 ans, notre équipe de construction donne vie à d'innombrables projets, se distinguant par la grande qualité de son travail, le respect des normes les plus élevées de l'industrie et la volonté d'obtenir des certifications environnementales. Ingénieurs, architectes et autres spécialistes du bâtiment travaillent avec cœur et enthousiasme pour respecter les délais, dépasser les attentes des clients et améliorer le bien-être des communautés.

Bureaux, hôpitaux et centres de recherche, établissements d'enseignement, immeubles résidentiels, hôtels, centres commerciaux, usines, centres sportifs et culturels — notre équipe excelle dans la réalisation de ces lieux en utilisant des outils à la fine pointe de la technologie, tout en plaçant l'humain au cœur de ses préoccupations grâce à une approche collaborative et innovante.

Venez construire l'avenir avec nous

La/le responsable de l'accueil sera le premier visage de l'entreprise, garantissant une belle expérience client tout en coordonnant l'information entre les divers départements.

 Également, sera responsable de préparer l'ensemble des documents requis des dossiers des futurs projets, en veillant à leur exactitude et à leur conformité, aux exigences et aux délais. Elle/il elle sera impliqué dans toutes les étapes du processus, du montage du dossier à la remise officielle des dossiers au client.

Responsable Réception

Responsable de l'accueil physique.

Être l'ambassadeur de la culture d'entreprise dès le premier contact.

Gérer efficacement les livraisons et expéditions de colis via les messagers (Express Post, Purolator).

Assurer la coordination des réservations des salles de conférence, préparer le matériel et commander les repas nécessaires lorsque requis et parfois planifier des rencontres.

Gérer efficacement des boîtes Outlook du bureau, incluant le traitement des courriels.

Coordonnatrice administrative

Piloter la gestion administrative des dossiers d'ouverture des appels d'offres (la collecte des documents/informations), en assurant rigueur et respect des délais.

Assurer tout au long de l'appel d'offres le téléchargement et l'enregistrement des documents et de leurs addendas et en informer les équipes concernées.

Mettre à jour les tableaux de suivi sur l'avancement des divers dossiers et les publier hebdomadairement aux membres de l'équipe.

Collaborer étroitement avec les équipes pour coordonner la gestion des nouveaux dossiers en développement.

10.    Faire le montage complet des documents requis pour les équipes et compléter avec précision les formulaires demandés, en s'assurant de leur exactitude et de leur conformité aux exigences.

Services administratifs

11.    Effectuer la consolidation mensuelle et assurer le suivi administratif de certains comptes fournisseurs.

12.    Émettre les bons de commande dans le système comptable conformément aux procédures établies.

13.    Traiter les demandes de crédits auprès de certains fournisseurs, au besoin, et en assurer le suivi.

14.    Gérer les achats de fournitures de bureau et de produits de cuisine (café, thé, lait, sucre), tout en maintenant un inventaire à jour.

15.    Effectuer toutes autres tâches connexes en vue d'assurer le bon fonctionnement du bureau.

Profil recherché :

·      Courtoisie et professionnalisme

·      Avoir du leadership et sens du service

·      Rigoureuse et organisée

·      Souci du détail

·      Capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique

·      Lieu du poste : Succursale de Montréal

Exigences :

• Maitrise de la suite MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
  
• Bilinguisme (anglais et français) un atout
  
• Détenir un minimum de 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires 
  
• Détenir une bonne capacité à travailler et à communiquer en équipe
  

• 4 semaines de vacances annuelles;
  
• Programme complet d'assurances collectives dès l'entrée en poste (volets santé et dentaire payés par l'employeur);
  
• REER collectif avec cotisation de l'employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);
  
• Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;
  
• Programmes de formation et de perfectionnement;
  
• Programme de vêtements corporatifs dès l'embauche;
  
• Programme d'aide aux employés;
  
• Salle d'entraînement;
  
• Club social et comité santé mieux-être actifs;
  
• Environnement diversifié, innovant et stimulant;
  
• Entreprise bâtie sur des valeurs de respect, d'intégrité et de travail bien fait;
  
• Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada.