adjoint(e) de projets et comptabilité

But du poste

Sous la supervision du responsable des finances et de la direction, l'adjoint de projets et comptabilité assure la gestion rigoureuse des opérations comptables et administratives, notamment le suivi des comptes recevables, la facturation, ainsi que le soutien à l'équipe de comptabilité et à la direction. Elle contribue activement à la saine gestion financière et à l'amélioration continue des processus administratifs de l'entreprise. De plus, elle veille au bon fonctionnement quotidien du bureau de Boisbriand et à l'accueil des visiteurs. Ce rôle polyvalent allie rigueur administrative, sens de l'organisation et service à la clientèle.

Tâches et responsabilités

Soutien aux projets

• Effectuer la facturation mensuelle en collaboration avec les chargés de projet.
• Ouvrir les dossiers de projets et préparer les offres de services.
• Assurer le suivi de certaines tâches administratives ou techniques liées aux projets.
• Gérer l'accès aux courriels et aux calendriers partagés de membres clés de l'équipe.
• Distribuer les dessins techniques aux équipes de Boisbriand selon les besoins.
• Rédiger divers documents administratifs liés aux projets (lettres, communications officielles, etc.).
• Mettre en forme les documents tels que rapports, devis, estimations et autres livrables.
• Effectuer l'archivage électronique du supérieur immédiat

· Soutien dans diverses tâches administratives (ex :Feuille de temps)

Facturation et comptes recevables

• Préparer, vérifier et émettre les factures clients selon les contrats et ententes établies.
• Assurer l'exactitude des données (codes de projet, taux horaires, extras, taxes applicables, etc.).
• Effectuer les ajustements requis en cas de corrections ou crédits.
• Maintenir à jour les dossiers de facturation et produire les rapports de suivi.
• Effectuer le suivi des encaissements.
• Préparer et transmettre les états de compte aux clients.
• Effectuer les suivis auprès des clients en retard de paiement de façon professionnelle.
• Collaborer avec l'équipe de gestion de projets et la direction pour résoudre les litiges liés à la facturation.

Comptabilité générale

· Procéder aux tâches relatives recevables.

· Effectuer l'entrée des données, le traitement et la création de rapports comptables informatisés.

· Produire des relevés de conciliation et d'encaissement.

· Générer les bordereaux de dépôts et effectuer les écritures dans le système comptable.

· Classer, numériser et archiver les documents financiers.

Coordination du bureau – Boisbriand

• Gérer les achats d'épicerie pour le bureau (collations, café, etc.).
• Assurer le suivi avec la compagnie d'entretien ménager et la propreté générale des lieux.
• Maintenir les inventaires de fournitures de bureau et de matériel informatique à jour.
• Vérifier, trier et distribuer le courrier quotidiennement.
• Gérer l'accueil des visiteurs avec professionnalisme et courtoisie.
• Surveiller et gérer l'inventaire des plats congelés à disposition du personnel.
• Participer à l'organisation d'activités internes (fêtes, événements d'équipe, anniversaires, etc.).
• Veiller au bon fonctionnement de la cuisine : démarrer/vider le lave-vaisselle et entretenir les équipements en début et fin de journée.

Qualités requises

· DEP ou DEC en bureautique, administration, comptabilité ou tout domaine connexe.

· Minimum 3 ans d'expérience dans un poste similaire, idéalement en génie, construction ou secteur technique.

· Excellente maîtrise du français à l'écrit et à l'oral.

· Bonne connaissance des outils bureautiques (Suite Microsoft, Outlook, Adobe Acrobat).

· Sens de l'organisation, rigueur et polyvalence.

· Capacité à gérer plusieurs priorités à la fois dans un environnement dynamique.

· Esprit d'équipe, discrétion, et souci du service client.

Conditions de travail

L'adjoint de projets a des semaines régulières de travail à temps complet (37,5hrs), selon entente avec le chef d'équipe. Il peut occasionnellement faire du temps supplémentaire en cas de charge importante de travail, avec un horaire journalier en présentiel.

Veuillez noter que la formation pour ce poste se déroulera en partie au bureau de Sainte-Adèle, jusqu'à concurrence de trois jours par semaine. La personne retenue devra être disponible pour se déplacer pendant une période d'au moins trois mois.

Job Types: Full-time, Permanent

Benefits:

• Casual dress
• Company events
• Dental care
• Disability insurance
• Discounted or free food
• Employee assistance program
• Flexible schedule
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• RRSP match
• Vision care
• Wellness program

Work Location: In person