Spécialiste du traitement des commandes

La ou le spécialiste du traitement des commandes joue un rôle clé au sein de l'équipe responsable de la chaîne d'approvisionnement de Malteries Soufflet. En tant que membre de cette équipe, vous veillerez au bon déroulement des activités quotidiennes. Vous effectuerez le traitement des commandes, le service à la clientèle, la cueillette et la livraison des commandes dans les délais, la gestion des stocks de produits finis et la coordination de l'entrepôt de vrac. Votre souci du détail et votre engagement à résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent seront essentiels, notamment pour la mise en place de processus de traitement des commandes efficaces et conformes aux objectifs de Malteries Soufflet. Vous mettrez à profit vos solides compétences en communication, votre capacité à collaborer et votre esprit d'équipe pour améliorer les processus opérationnels, optimiser les systèmes, traiter les commandes des clients, ainsi que gérer les entrepôts de vrac et les stocks. Vous agirez comme personne-ressource auprès de toute l'équipe, notamment pour identifier les causes profondes des problèmes systémiques et les résoudre. De plus, vous serez l'utilisateur/administrateur principal du progiciel de gestion intégré (PGI) et de la plateforme D365 de Malteries Soufflet. Vous dispenserez également de la formation sur ces systèmes, plus précisément sur la gestion des commandes en vrac ainsi que sur la gestion du traitement et de la facturation des commandes. Vous vous assurez que la configuration est exacte et serez en première ligne pour cerner et résoudre les problèmes.

PRINCIPALES FONCTIONS

• Agir à titre d'intermédiaire entre les clients, les équipes internes et les entrepôts externes pour le traitement des commandes, les expéditions de marchandises aux clients, la facturation et la résolution des problèmes.
• Vérifier que les commandes soumises par les clients respectent les modalités du contrat, les entrer dans le PGI et les confirmer au client.
• Produire la documentation pertinente relative au transport et la transmettre aux transporteurs et aux entrepôts.
• Veiller à ce que les livraisons soient planifiées et exécutées en fonction des étapes prévues et déterminer les risques afin d'assurer le succès de la livraison.
• Gérer les transporteurs et les entrepôts en fonction des opérations stratégiques quotidiennes.
• Planifier le transport des envois spéciaux, comme les expéditions accélérées, réacheminées et/ou consolidées.
• En collaboration avec l'équipe responsable du contrôle de la qualité, résoudre les plaintes et les problèmes, produire des rapports de non-conformité et assurer le suivi des mesures à prendre.
• Collaborer étroitement avec les transporteurs et s'assurer qu'ils disposent des informations nécessaires pour assurer le bon déroulement du transport.
• Contribuer à la résolution des problèmes de qualité, notamment au traitement des retours, à la production de rapports de non-conformité et à la coordination des échanges.
• Évaluer les niveaux de stocks et en effectuer le suivi, gérer les transferts de stocks et prendre des décisions relatives à ceux-ci.
• Aider l'équipe de la compatibilité à diagnostiquer et à résoudre les écarts de facturation qui nécessitent des recherches plus approfondies, entre autres, en ce qui concerne les prix et/ou les données de transport.
• Apporter du soutien pour le traitement des exceptions, conformément aux processus de traitement des commandes et aux procédures normalisées d'exploitation.
• Superviser le rendement des entrepôts de tiers et signaler tout manquement à la direction du traitement des commandes aux fins de suivi et d'évaluation.
• Prendre l'initiative de mettre à jour les documents internes et les configurations du PGI pour refléter les changements ou corriger les erreurs.
• Agir comme personne-ressource pour le traitement des commandes et auprès des clients en répondant aux questions relatives aux envois.
• Dispenser de la formation à l'équipe sur le système et diriger les initiatives de l'entreprise liées à la gestion des commandes.
• Remplacer vos collègues pendant les vacances et lorsqu'ils s'absentent du travail.
• Dispenser de la formation à l'équipe sur le système et diriger les initiatives de l'entreprise liées à la gestion des commandes.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Souci du détail exceptionnel requis pour assurer la précision du traitement des commandes dans le système ainsi que cerner et résoudre les cas d'exception.
• Forte éthique de travail et détermination à satisfaire ou à surpasser les attentes dans l'accomplissement des tâches.
• Capacité à mener simultanément plusieurs tâches dans un environnement qui évolue rapidement, en accordant la priorité à l'exactitude, au suivi et à la communication.
• Capacité à établir des relations professionnelles avec ses collègues, les clients et les fournisseurs de services.
• Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à exercer une influence sur les autres.
• Capacité à travailler de manière indépendante dans un environnement de bureau.
• Capacité à lire et à interpréter les documents relatifs au transport (ententes tarifaires, informations sur les tarifs, connaissements.

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Environnement de bureau standard la plupart du temps. Possibilité de visiter occasionnellement des installations de production, des entrepôts ou des fermes. La personne doit accepter de porter l'équipement de protection individuelle requis et respecter tous les protocoles de sécurité.
• Certains déplacements peuvent être requis.
• Horaire de travail hybride.