Technicienne ou technicien en administration

Le Cégep de Sherbrooke est actuellement à la recherche d'une personne pour pourvoir un remplacement à temps complet de technicienne ou technicien en administration au Centre de formation continue.

Les avantages de travailler au Cégep de Sherbrooke* :

• Accès à 4 semaines de vacances et à plusieurs autres congés

• Allocation annuelle de perfectionnement

• Activités récréatives, sportives et sociales organisées

• Assurances collectives complètes

• Régime de retraite à prestation déterminée

• Partenariat avec la Société de Transport de Sherbrooke (STS)

• Certaines conditions s'appliquent.

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à effectuer divers travaux techniques à caractère administratif. Elle assiste le personnel de soutien et les personnes qui ont recours au service et accomplit les travaux techniques les plus complexes.

La technicienne ou le technicien en administration réalise des travaux reliés à la gestion des ressources financières et matérielles du Centre de formation continue, incluant le volet du dossier de la Francisation.

Elle ou il assure les liens fonctionnels entre le Centre de formation continue et ses partenaires internes (autres services du Cégep) et externes (MES, Emploi Québec, MIFI et autres). Elle ou il planifie les tâches et coordonne le travail du personnel administratif et supporte l'organisation des activités pédagogiques créditées et non créditées.

Elle ou il assure la réalisation de diverses activités de soutien à la direction, aux conseillers pédagogiques notamment par : la préparation, la diffusion et la mise à jour des calendriers de formation, le soutien à l'engagement du personnel enseignant, aux inscriptions et admissions, aux services aux entreprises et aux ateliers de perfectionnement. Elle ou il met à jour et optimise les pratiques administratives du Centre de formation continue.

QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

En plus des attributions caractéristiques prévues dans le plan de classification, la technicienne ou le technicien en administration au Centre de formation continue, sous la supervision et avec la collaboration du supérieur immédiat, effectue notamment des tâches concernant :

La gestion des ressources financières et matérielles

Préparer, pour la direction, l'information nécessaire à la préparation des budgets ;

Tenir à jour toutes les données pouvant avoir une incidence sur les ressources financières liées aux activités créditées (nombre de participants dans les programmes temps plein et temps partiel, activités qui démarrent ou non, etc.) ;

Vérifier, valider et assurer la correction des informations inscrites dans CLARA et transmises au MES au regard des activités de formation créditées ;

Effectuer les étapes nécessaires à la validation des données des inscriptions ;

Concevoir des outils administratifs nécessaires au suivi.

Organisation et suivi d'activités de la Francisation

Travailler en étroite collaboration avec la direction et la conseillère pédagogique responsable de la Francisation ;

Établir les horaires des groupes pour chaque session (3 à 4 sessions par année) ;

Réserver les locaux auprès du Service de l'organisation scolaire, du registrariat et de l'aide pédagogique ;

Assurer le suivi des demandes du personnel enseignant et des agentes et agents d'intégration ;

Répondre aux demandes administratives (attestation de fréquentation ou autres) des étudiantes et étudiants ;

Préparer pour la direction les informations nécessaires au suivi budgétaire ;

À l'aide de l'intranet du MIFI, saisir les données nécessaires relatives aux groupes de formation en respectant les délais déterminés ;

Prendre connaissance de toutes communications du MIFI et en faire rapport à la direction et la personne conseillère pédagogique ;

Faire les suivis nécessaires des informations du MIFI auprès du personnel de la Francisation.

Coordination du travail du personnel administratif

Répartir le travail et assurer le suivi de la réalisation auprès des autres employés administratifs du Centre de formation continue ;

Assurer la formation, le soutien et la coordination des employés administratifs, l'uniformisation et le respect des pratiques administratives ;

Assurer la liaison avec les professionnels pour déterminer les besoins, les échéances et les priorités ;

S'assurer du respect des échéances de production de documents et que les dossiers cheminent selon les procédures convenues.

Organisation et suivi d'activités de formation

Valider les informations consignées lors de l'admission ou de l'inscription ;

Établir les calendriers des formations créditées ;

Supporter les conseillers dans les démarches relatives à l'embauche des formatrices ou formateurs ;

Collaborer à la détermination des horaires en tenant compte des disponibilités des ressources enseignantes et des disponibilités de locaux;

S'assurer de la disponibilité d'horaires et de calendriers à jour pour chaque programme.

Autres tâches administratives

Lors de période de pointe ou de situation particulière, assister le personnel administratif, dans l'exécution de leurs responsabilités respectives ;

Coordonner ou effectuer au besoin certaines tâches relatives au maintien du service (photocopies, classement, envois postaux, etc.) ;

Préparer divers documents ou rapports sur les différentes activités;

Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de la supérieure immédiate.

Au besoin, elle ou il accomplit toute autre tâche connexe.

Les exigences

Scolarité:

Dans le domaine de l'administration, détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié ou, dans le domaine de la bureautique, un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique avec champ de spécialisation approprié ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Autres exigences du Cégep

• Bonne connaissance du français écrit.
• Connaissance intermédiaire du logiciel de traitement de texte Word (Microsoft 365)
• Connaissance avancée du tableur Excel (Microsoft 365)

Test requis

Notez qu'un processus de sélection incluant une entrevue ainsi qu'un test de français écrit seront mis en place pour évaluer les candidatures. Il est à noter que la réussite de ces évaluations constitue un préalable à l'obtention de ce remplacement.

Salaire

27,07 $ - 36,14 $

Statut de l'emploi

Remplacement à temps complet

Personne supérieure immédiate

Directrice adjointe du Centre de formation continue

Horaire

35 heures par semaine, du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h.

Durée prévue de l'emploi

Du 12 janvier au 26 juin 2026 (ou au retour de la personne titulaire), avec possibilité de prolongation.

Déposez votre candidature en ligne

Toute personne intéressée doit soumettre sa candidature en ligne avant le 5 janvier 2026, à 8 h, en prenant soin de joindre son curriculum vitae, accompagné d'une lettre de présentation.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue.

Date limite pour déposer votre candidature :Le 5 janvier 2026, à 8 h.

Numéro de référence : TADM-01-EXT

Remarques

Cette offre d'emploi est assujettie à un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes, les autochtones et les personnes handicapées.