Adjointe juridique

Depuis 1879, Birks est un joaillier de luxe réputé non seulement pour la qualité, l'exclusivité et le caractère unique de ses créations, mais également pour l'excellence inégalée de son service. C'est pour nous une immense fierté que d'offrir une expérience authentique et tisser des liens solides avec chacun de nos clients.

Relevant au Vice-président, Ressources humaines, Chef des affaires juridiques et Secrétaire corporatif, l'Adjoint(e) juridique est responsable de fournir un soutien administratif et de secrétariat juridique au département juridique ainsi qu'un certain soutien administratif au département des ressources humaines.

• Rédiger les ordres du jour, procès-verbaux, courriels et correspondance pour les réunions du Conseil et des Comités.
• Gérer la plateforme de documents du Conseil et aider à organiser les réunions du Conseil, des Comités et des actionnaires.
• Fournir un soutien administratif pour les transactions, financements et projets spéciaux.
• Coordonner les dépôts auprès de la SEC et les soumissions EDGAR.
• Maintenir les registres corporatifs, le Manuel des administrateurs et les listes clés (honoraires juridiques, marques de commerce, litiges, agents enregistrés).
• Assurer la liaison avec l'agent de transfert pour les réunions des actionnaires, transferts d'actions et exercices d'options.
• Effectuer des recherches en propriété intellectuelle.
• Gérer le système de classement électronique et les rappels de conformité.
• Préparer les ententes d'options d'achat d'actions, mettre à jour les questionnaires D&O et préparer des documents d'immigration de base pour les permis de travail.
• Obtenir et conserver les copies signées des ententes.
• Organiser les agendas, réunions et déplacements; traiter les rapports de dépenses et factures.
• Rédiger, réviser et traduire la correspondance et les contrats (anglais/français).
• Gérer le courrier du département, la gestion des dossiers et les commandes de fournitures; assister dans les tâches administratives quotidiennes.

• Fournir un soutien administratif au département des ressources humaines, au besoin.
• Fournir un soutien administratif occasionnel au Président & Chef de la direction et aux autres membres de la haute direction, au besoin.

• Préparer et gérer les dépôts corporatifs.
• Maintenir les registres et mettre à jour les organigrammes.
• Aider à la préparation des documents pour les réunions des actionnaires.
• Préparer des résolutions.
• Effectuer des recherches juridiques.
• Réviser certains documents pour assurer la conformité.

Profil du candidat idéal

• Un minimum de cinq (5) ans d'expérience dans un rôle similaire (incluant une connaissance basique des droits des entreprises.
• Diplôme de Cégep en administration ou expérience équivalente
• Certificat d'assistant juridique ou expérience équivalente
• Compétences interpersonnelles et de communication élevées
• Souci du détail
• Grande capacité d'organisation
• Capacité à travailler sous pression et à travailler sur plusieurs dossiers en même temps
• Excellente connaissance de Word et Outlook
• Connaissance fonctionnelle d' Excel et PowerPoint
• Travail d'équipe
• Bilingue : français et anglais (parlé/écrit)

*Veuillez noter qu'en raison de la nature des responsabilités de ce poste, la connaissance de l'anglais est requise, en particulier pour communiquer régulièrement avec les employés en dehors du Québec.*

En échange de votre engagement envers l'excellence, voici ce que nous vous offrons:

• Une trousse complète d'avantages sociaux
• Horaires flexibles et hybrides pour la plupart des postes au siège social
• Programmes de congés payés variés
• Télémédecine
• Programme d'aide aux employés
• Université Birks : Accès à une variété de formations
• Programme de rabais pour les employés