Réceptionniste

Sommaire de la fonction

La personne titulaire du poste accueille les résidents et résidentes ainsi que les personnes en visite dans la résidence et répond à leurs demandes. Elle assume certaines tâches administratives moyennement complexes de support et exécute un travail général de bureau.

Responsabilités principales

Accueil des résidents et résidentes

• Assure la permanence à l'accueil;

• Répond aux diverses demandes à l'accueil ou au besoin, réfère les résidents et résidentes aux ressources appropriées;

• Répond, filtre et achemine les appels et prend les messages au besoin;

• S'assure que tous les résidents et résidentes ainsi que toutes les personnes en visite dans la résidence s'enregistrent lors d'une sortie ou d'une absence de courte durée;

• Contacte les résidents et résidentes pour les informer d'une visite;

• Effectue quotidiennement le signalement des résidents et résidentes avec un message d'accueil et avise le personnel de soins de toutes anomalies;

• Consigne dans le registre approprié les absences prolongées des résidents et résidentes, telles que les vacances et les hospitalisations, et communique l'information aux différents services;

• Rédige, à la demande des résidents et résidentes, les réquisitions à l'intention du concierge et du bureau de santé et les remet au service concerné.

Support au service des finances

• Opère la caisse enregistreuse, balance la caisse au début et à la fin de son quart de travail, enregistre les recettes sur une enveloppe prévue à cette fin et dépose l'enveloppe à la comptabilité;

• Opère le logiciel de gestion des repas pour toutes les ventes et imprime les rapports statistiques;

• Effectue des codifications et des entrées au système comptable informatisé, en particulier aux comptes à recevoir et aux comptes à payer;

• Veille à l'approvisionnement des articles du « dépanneur »;

• Prépare les commandes des fournitures de bureau en collaboration avec le commis comptable.

Collaboration et travail d'équipe

• Écrit les informations importantes pour les collègues dans le cahier de communication;

• Lit et initialise le cahier de communication au début de chaque quart de travail;

• Prépare les réquisitions pour le service des installations matérielles et techniques ou d'entretien ménager;

• Assure le suivi des tâches en cours ou à effectuer avec l'équipe de soir via le cahier de communication;

• Assiste la direction et les chefs de service à la préparation de divers dossiers;

• Tient à jour quotidiennement tous les registres et rapports de l'organisation;

• Produit les copies de sécurité des données informatisées des postes de travail de l'équipe;

• Tient à jour la liste des résidents et résidentes et la liste téléphonique du personnel;

• Participe aux programmes d'orientation et d'initiation au travail des nouveaux membres du personnel;

• Assiste aux rencontres et comités où sa présence est nécessaire;

• Effectue toute autre tâche connexe à son titre d'emploi à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences du poste

Formation académique

• Diplôme d'études secondaires.

Expérience professionnelle

• 3 ans d'expérience.

Compétences techniques

• Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel et Sile Maker Pro;

• Maîtrise approfondie de la rédaction;

• Excellente maîtrise de la langue française, parlée et écrite.

• RCR (obligatoire)

Profil de compétences recherchées

• Orientation client;

• Capacité de travailler en équipe;

• Sens de l'organisation;

• Initiative;

• Jugement;

• Gestion du stress;

• Autonomie;

• Entrer en relation avec les autres.

Horaire : Samedi et dimanche 7h30 à 15h00

Type d'emploi : Temps partiel

Rémunération : 17,94$ par heure

Lieu du poste : En présentiel