Director of Operations

Francais a Suivre

Job Title: Director of Operations

Company Name: Cohen Immigration Law

Job Type: Full-time, Permanent

Annual Salary: Based on experience and qualifications ($120,000 to $150,000+)

Work Location: Toronto or Montreal, Quebec, hybrid (onsite and remote) (expected to travel between)

About the Opportunity

Cohen Immigration Law is a leading Canadian immigration law firm that is in the middle of a major technology and operations transformation. We are investing in new tools, systems, and processes so we can continue to deliver best in class client service at scale.

In early 2026, we plan to launch an innovative new product, and we expect to grow our client base by 10x. Therefore, seeking an experienced Director of Operations to join our leadership team, own the firm's internal systems and performance infrastructure, and lead this next phase of operational transformation.

Company Overview

Cohen Immigration Law practices exclusively in the area of Canadian immigration and has been reliably servicing immigration needs for nearly 50 years. Our dynamic and forward-thinking law firm helps individuals and businesses worldwide achieve their Canadian immigration goals. Through our close integration with and related web properties, we operate at scale, with high volumes of client inquiries and active immigration files.

Key Duties and Responsibilities

As Director of Operations, your responsibilities will include:

Operational systems and workflows

• Lead the architectural transformation from a traditional service model to a high-velocity, technology-enabled workflow.
• Design and implement scalable process architectures that support standardized, limited-scope service models rather than full traditional representation.
• Drive the integration of AI and automation tools into daily workflows to significantly reduce manual review times and increase processing capacity.
• Build and refine internal systems to identify and eliminate bottlenecks in the client lifecycle, ensuring seamless movement from data entry to finalization.
• Ensure that new digital tools and automated workflows are adopted consistently by the case management team.

Talent acquisition and onboarding

• Manage significant organizational growth, overseeing the recruitment and scaling of operations teams to meet increasing volume demands.
• Lead the hiring strategy for tech-savvy operational staff capable of executing high-volume file reviews.
• Design structured onboarding programs that train staff on new tech-enabled methodologies, ensuring clarity on the distinction between traditional representation and limited-scope review.
• Oversee the evolution of team structures and remote/hybrid work setups as the department expands.

Performance, metrics, and continuous improvement

• Drive operational efficiency to achieve aggressive throughput targets, monitoring performance against defined unit economic models.
• Track and analyze key metrics such as file velocity, error rates, and client throughput to validate the viability of high-efficiency operational models.
• Prepare actionable reports for leadership regarding capacity planning and workforce productivity.
• Facilitate accountability by maintaining optimal supervision ratios and ensuring quality standards are upheld during periods of rapid scaling.

Governance, compliance, and operational quality

• Own quality assurance protocols to ensure that increased automation is backed by accountable human review and brand standards.
• Enforce compliance with service scope limitations, ensuring teams adhere strictly to defined protocols regarding unauthorized advice or representation.
• Maintain appropriate records and documentation to ensure that process validation remains rigorous even as volume increases.

Cross-functional collaboration

• Act as the bridge between Sales, Operations, and Product teams to ensure seamless handoffs and alignment on service delivery.
• Partner with Sales leadership to manage the flow of inbound leads and ensure operations can handle the volume generated by high-velocity sales channels.
• Collaborate with technical leadership and Product Owners to test and refine new features and automation tools within the live operational environment.

Ideal Candidate Profile

The ideal candidate will have the following attributes:

• You excel at developing, implementing, and ensuring adoption of processes that drives operational efficiency and excellence.
• You are excited by leveraging the latest technology to help accomplish your goals.
• You are comfortable holding people accountable to clear standards.
• You thrive in an environment where attention to detail, documentation, and timely follow through are essential.
• You can design, implement, and enforce SOPs, checklists, and workflows without losing sight of practical realities on the ground.
• You are comfortable using and rolling out modern SaaS tools (for example, case management, CRM, project management, and reporting tools) to improve how work gets done.

It helps if you have experience with the following technology:

• Clio
• Metabase
• RingCentral
• Internal Portals

Qualifications

• 5 to 10 plus years of experience in operations, business administration, or a related managerial role.
• Minimum 3 years of experience in a law firm or professional services organization.
• Bachelors' Degree
• Proven track record of using technology (SAAS) to implement operational processes

Benefits

We offer competitive compensation packages and a collaborative, growth oriented workplace culture that includes:

• Group benefits including extended health care, dental care, vision care, and telehealth.
• Paid time off and statutory holidays.
• Company events and team building activities.

Francais

Titre du poste : Directeur ou Directrice des opérations

Nom de l'entreprise : Cohen Immigration Law

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire annuel : Selon l'expérience et les qualifications aˋ150000)

Lieu de travail : Toronto ou Montréal, Québec, mode hybride (sur place et à distance) (déplacements prévus entre les deux villes)

À propos de l'opportunité Cohen Immigration Law est un cabinet d'avocats de premier plan en droit de l'immigration canadienne, actuellement en pleine transformation technologique et opérationnelle majeure. Nous investissons dans de nouveaux outils, systèmes et processus afin de continuer à offrir un service à la clientèle de premier ordre à grande échelle.

Au début de 2026, nous prévoyons lancer un nouveau produit innovant et nous nous attendons à multiplier notre clientèle par 10. Par conséquent, nous recherchons un(e) Directeur(trice) des opérations expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe de direction, prendre en charge les systèmes internes et l'infrastructure de performance du cabinet, et diriger cette prochaine phase de transformation opérationnelle.

Aperçu de l'entreprise Cohen Immigration Law pratique exclusivement dans le domaine de l'immigration canadienne et répond aux besoins en matière d'immigration depuis près de 50 ans. Notre cabinet d'avocats dynamique et avant-gardiste aide les particuliers et les entreprises du monde entier à atteindre leurs objectifs d'immigration au Canada. Grâce à notre intégration étroite avec et ses propriétés web connexes, nous opérons à grande échelle, traitant des volumes élevés de demandes de renseignements et de dossiers d'immigration actifs.

Principales fonctions et responsabilités

En tant que Directeur(trice) des opérations, vos responsabilités comprendront :

Systèmes opérationnels et flux de travail

• Diriger la transformation architecturale d'un modèle de service traditionnel vers un flux de travail à haute vélocité axé sur la technologie.
• Concevoir et mettre en œuvre des architectures de processus évolutives qui soutiennent des modèles de services standardisés à portée limitée, plutôt qu'une représentation traditionnelle complète.
• Piloter l'intégration de l'IA et des outils d'automatisation dans les flux de travail quotidiens afin de réduire considérablement les temps de révision manuelle et d'augmenter la capacité de traitement.
• Bâtir et affiner les systèmes internes pour identifier et éliminer les goulots d'étranglement dans le cycle de vie du client, assurant un mouvement fluide de la saisie des données à la finalisation.
• Veiller à ce que les nouveaux outils numériques et les flux de travail automatisés soient adoptés de manière cohérente par l'équipe de gestion de dossiers.

Acquisition de talents et intégration

• Gérer une croissance organisationnelle importante, en supervisant le recrutement et la mise à l'échelle des équipes opérationnelles pour répondre aux demandes de volume croissantes.
• Diriger la stratégie d'embauche de personnel opérationnel technophile (tech-savvy), capable d'exécuter des révisions de dossiers à grand volume.
• Concevoir des programmes d'intégration structurés qui forment le personnel aux nouvelles méthodologies technologiques, en assurant la clarté sur la distinction entre la représentation traditionnelle et la révision à portée limitée.
• Superviser l'évolution des structures d'équipe et des configurations de travail à distance/hybride à mesure que le département se développe.

Performance, indicateurs et amélioration continue

• Stimuler l'efficacité opérationnelle pour atteindre des objectifs de débit agressifs, en surveillant la performance par rapport aux modèles économiques unitaires définis.
• Suivre et analyser les indicateurs clés tels que la vélocité des dossiers, les taux d'erreur et le débit client pour valider la viabilité des modèles opérationnels à haute efficacité.
• Préparer des rapports exploitables pour la direction concernant la planification de la capacité et la productivité de la main-d'œuvre.
• Faciliter la responsabilisation en maintenant des ratios de supervision optimaux et en veillant au respect des normes de qualité pendant les périodes de croissance rapide.

Gouvernance, conformité et qualité opérationnelle

• Assumer la responsabilité des protocoles d'assurance qualité pour garantir que l'automatisation accrue est soutenue par une révision humaine imputable et conforme aux normes de la marque.
• Faire respecter la conformité aux limitations de la portée des services, en s'assurant que les équipes adhèrent strictement aux protocoles définis concernant les conseils ou la représentation non autorisés.
• Tenir des registres et une documentation appropriés pour s'assurer que la validation des processus demeure rigoureuse même lorsque le volume augmente.

Collaboration interfonctionnelle

• Agir comme pont entre les équipes Ventes, Opérations et Produit pour assurer des transferts fluides et un alignement sur la prestation de services.
• Collaborer avec la direction des ventes pour gérer le flux de prospects entrants et s'assurer que les opérations peuvent traiter le volume généré par les canaux de vente à haute vélocité.
• Collaborer avec la direction technique et les propriétaires de produits (Product Owners) pour tester et affiner les nouvelles fonctionnalités et les outils d'automatisation au sein de l'environnement opérationnel réel.

Profil du candidat idéal

Le candidat idéal possédera les attributs suivants :

• Vous excellez dans l'élaboration, la mise en œuvre et l'adoption de processus qui favorisent l'efficacité et l'excellence opérationnelle.
• Vous êtes enthousiaste à l'idée de tirer parti des dernières technologies pour atteindre vos objectifs.
• Vous êtes à l'aise de tenir les gens responsables de normes claires.
• Vous vous épanouissez dans un environnement où le souci du détail, la documentation et le suivi rigoureux sont essentiels.
• Vous pouvez concevoir, mettre en œuvre et faire appliquer des SOP, des listes de contrôle et des flux de travail sans perdre de vue les réalités pratiques sur le terrain.
• Vous êtes à l'aise avec l'utilisation et le déploiement d'outils SaaS modernes (par exemple : gestion de cas, CRM, gestion de projet et outils de reporting) pour améliorer la façon dont le travail est effectué.

Ce serait un atout si vous avez de l'expérience avec les technologies suivantes :

• Clio
• Metabase
• RingCentral
• Portails internes

Qualifications

• 5 à 10 ans et plus d'expérience dans les opérations, l'administration des affaires ou un rôle de gestion connexe.
• Minimum de 3 ans d'expérience dans un cabinet d'avocats ou une organisation de services professionnels.
• Baccalauréat.
• Expérience avérée dans l'utilisation de la technologie (SaaS) pour mettre en œuvre des processus opérationnels.

Avantages Nous offrons des forfaits de rémunération compétitifs et une culture de travail collaborative et axée sur la croissance qui comprend :

• Avantages sociaux collectifs incluant les soins de santé complémentaires, les soins dentaires, les soins de la vue et la télésanté.
• Congés payés et jours fériés.
• Événements d'entreprise et activités de renforcement d'équipe (team building).