responsable aux événements

Nous sommes à la recherche d'un(e) Responsable aux événements relevant de la Directrice du département Marketing, il s'agit d'un poste à temps partiel régulier, environ 35h semaine. Horaire et jour de congé variables, selon les besoins et les événements prévus. Disponibilité en tout temps (jour, soir et fin de semaine).

PRINCIPALES FONCTIONS

• Livraisons et commandes spéciales

• Prendre et préparer (faire les achats) les commandes spéciales

• Passer des commandes auprès des gérants pour une grande quantité de nourriture qui doit être commandée à l'avance, etc.) ;
• Préparer et faire les livraisons au besoin ;
• Faire le suivi pour les livraisons du service Traiteur ;
• Faire la facturation ;

• S'assurer du bon fonctionnement des livraisons.

• Service à la clientèle, salles de réception et service traiteur

Accompagner les clients dans leurs démarches de réservations de salles et de service traiteur (après-funérailles, baptême, événements corporatifs, anniversaires, party de Noël et autres party, réunions de bureau, formations, etc.) :

• Recevoir les appels des clients ou les visites en magasin ;
• Faire visiter nos salles et présenter nos forfaits/service Traiteur en profitant de l'occasion pour maximiser la vente de nos services ;
• Prendre les réservations de salle et de service traiteur selon les demandes du client ;
• Préparer une soumission, la présenter au client et recevoir l'approbation ;
• Préparer le contrat de location ;
• Faire le plan de salle de façon électronique ;
• Inscrire les réservations dans le calendrier interne et les compléter le calendrier sur le panneau d'administration du site Web Pasquier ;
• Transmettre par courriel les différentes informations nécessaires aux départements concernés (bons de commande, formulaires traiteur, etc.) ;
• Préparation des salles et de la nourriture ;
• Effectuer les achats nécessaires dans les rayons du magasin ;
• Les passer aux caisses ou faire les inter-départements ;
• Effectuer les commandes spéciales (ex. demander à la pâtisserie pour un gâteau particulier, passer des commandes auprès des gérants pour une grande quantité de nourriture qui doit être commandée à l'avance, etc.) ;
• Montage de la salle selon le plan établi ;
• Faire le suivi avec le service Traiteur et la cuisine ;
• Faire le suivi des réservations de salle en ligne :
• o Communiquer avec le client ;
• o Préparer la liste de ses besoins ;

• o Reprendre les étapes ci-haut mentionnées concernant l'accompagnement du client

• Lors d'une réception:

Préparer les items nécessaires à la réception :

• S'assurer que la salle est bien montée (tables, chaises, vaisselle, réchauds, cafetière et plats de présentation, etc.) ;
• Accueil des clients et rappel des règles de location ;
• Avec le traiteur ou la cuisine, voir à l'installation du repas et des breuvages ;
• Assurer un suivi lors du service de la nourriture ;
• Voir au bon déroulement de la réception ;
• Répondre aux demandes ponctuelles des clients ;
• Effectuer des tâches de nettoyage (faire la vaisselle, vider les poubelles, rapatrier le matériel et le ranger dans les bons départements, etc.) :
• o S'assurer que suite à l'événement qui se termine à l'intérieur de l'horaire établi, la salle est rangée et nettoyée ou est montée pour le prochain événement.
• Offrir un excellent service à la clientèle et faire preuve d'empathie envers les clients vivant des situations difficiles :
• o Être à l'écoute du client et répondre à ses demandes dans la mesure où cela correspond au cadre de nos possibilités.
• Voir au montage des salles pour les réceptions suivantes ;
• Gérer la facturation du client :
• o Noter de façon précise et rigoureuse tous les items achetés par le client ;
• o À l'aide du fichier détaillé des achats du client, aller aux caisses et demander à une caissière de produire une facture. Le paiement sera soit fait sur place, soit en charge à recevoir ;

• o Par la suite, soit mettre la facture en attente pour que le client la paie lors de son événement, soit faire à l'ordinateur une facture en bon et due forme pour la faire parvenir au client par courriel ;

• Personnel de dégustation

Gestion du personnel de dégustation

• Recevoir les demandes de dégustation par la Mise en marché ;
• Établir les horaires ;
• S'assurant du bon positionnement des dégustatrices ;

• Gérer les demandes et les besoins des dégustatrices.·

• Concours

Planifier et gérer les concours en magasin et sur les réseaux sociaux.

• Commandite

• Recevoir, traiter et présenter les demandes de commandites;

• Assurer un suivi au demandeur;
• Préparer et distribuer les commandites retenues;

• Enregistrer dans le registre les commandites retenues.

• Prospection

Solliciter les entreprises de la région pour la promotion de nos services traiteur, de nos cartes-cadeaux (cadeaux pour employés) ou d'autres offres, comme les BBQ d'entreprise.

• Activité en magasin ou dans une autre succursale de Pasquier

Planifier, gérer et réaliser les activités promotionnelles en magasin.

• Publicité en magasin

Vente, installation et facturation :

• Télévisions aux caisses;
• Poignées panier;
• Enclos;
• Etc.

COMPÉTENCES ET APTITUDES RECHERCHÉES

• Connaissance des outils informatiques Word, Excel et Outlook
• Capacité de déplacer des meubles, soulever des charges, monter une salle (tables, chaises, comptoir de buffet)
• Vous devez posséder une voiture
• Aisance avec la clientèle
• Être à l'écoute des besoins du client
• Être accueillant, souriant, poli et courtois
• Être organisé, polyvalent, méthodique et ordonné
• Être flexible et disponible
• Être autonome et responsable

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Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : à partir de 20,00$ par heure

Avantages :

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Assurance Vision
• Événements d'Entreprise
• Heures d'arrivée et de départ flexibles
• Nourriture à Prix Réduit ou Gratuite
• Réductions Tarifaires
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée

Expérience:

• gestion d'événements: 1 an (Souhaité)
• planification d'événements: 1 an (Souhaité)

Langue:

• Anglais (Souhaité)

Lieu du poste : En présentiel