Gestionnaire, administrateur ou administratrice de succursale/Manager, Branch Administrator

Aperçu du poste

Le gestionnaire, administrateur de succursale ou la gestionnaire, administratrice de succursale assume un rôle de direction en fournissant un soutien opérationnel et administratif aux équipes de conseillers. Le ou la titulaire de ce poste assume un rôle diversifié qui comprend la gestion du personnel de la succursale, la liaison avec les services internes, la prestation de formation liée aux logiciels et aux processus, le soutien aux fonctions des ressources humaines telles que le recrutement et les relations avec le personnel ainsi que la gestion des installations et de l'équipement de la succursale.

Fonctions et responsabilités

• Exécuter les directives et les initiatives de la directrice ou du directeur de succursale pour assurer l'efficacité et la gestion de la succursale

• Mettre en œuvre les politiques, les programmes et les processus de l'entreprise afin d'améliorer l'expérience des équipes de conseillères et conseillers en placement ainsi que des clients

• Fournir un soutien technologique de base aux nouvelles équipes de conseillères et conseillers en placement et aux nouveaux employés et employées, et coordonner avec le soutien des TI au siège social au besoin

• Superviser les membres de l'équipe du soutien et tenir des réunions mensuelles pour s'assurer qu'ils sont au courant de toute mise à jour qui affecte leur rôle ou leur activité

• Partager les connaissances et toute nouvelle pertinente du secteur avec le personnel de la succursale et prendre l'initiative de partager les connaissances et l'expérience des autres pour faire progresser la succursale dans son ensemble

• Identifier les besoins en formation et mettre en œuvre des solutions pour combler les lacunes à l'aide d'outils et du soutien du siège social

• Organiser et dispenser une formation pour les nouveaux employés et employées, ainsi qu'un accompagnement continu en développement professionnel pour le personnel existant

• Agir en tant qu'adjoint ou adjointe du conseiller ou conseillère en placement, en fonction des besoins et sur demande

• S'assurer que les contrôles opérationnels sont respectés

• Assister à des séminaires et à des cours de perfectionnement professionnel pour rester au courant des changements du secteur

• Soutenir les conseillers et conseillères dans la gestion équitable et le perfectionnement professionnel des membres de l'équipe

• Collaborer avec le service des ressources humaines afin de soutenir les équipes de conseillères et conseillers dans toutes les questions relatives aux RH (p. ex., recrutement, mesures disciplinaires, licenciements, avantages sociaux et paie, etc.)

• Assurer une approche adéquate de la gestion du changement dans le cadre des projets et des initiatives

• Encourager une culture collaborative et positive de la succursale où les opinions et les rétroactions des équipes de conseillères et conseillers sont valorisées et prises en compte

Qualités requises

•
Le ou la titulaire de ce poste doit maîtriser l'anglais et le français, à l'oral comme à l'écrit. Il ou elle doit pouvoir interagir avec la clientèle, les partenaires, le personnel, les succursales et les cadres, qui sont situés hors du Québec. Ces interactions peuvent s'avérer complexes et fréquentes, souvent quotidiennes. Par conséquent, en raison de l'importance des interactions en anglais, ce poste requiert une excellente maîtrise orale et écrite de l'anglais et du français pour les personnes travaillant au Québec

• Expérience avérée en tant qu'administratrice ou administrateur de succursale pour une succursale de taille moyenne à grande

• Expertise approfondie des plateformes technologiques et aptitude à fournir un soutien de base

• Capacité à travailler efficacement, à mener plusieurs tâches à la fois et à faire preuve de professionnalisme dans un environnement de travail dynamique

• Solide efficacité opérationnelle, sens de l'organisation et capacité à établir des priorités

• Capacité à travailler sous pression

• Autonomie, prise d'initiative et souci du détail

• Connaissances actuelles des questions liées à la conformité, telles que publiées dans les bulletins internes

• Excellente maîtrise des règles de courtoisie au téléphone et par courriel, offrant un service à la clientèle de haut niveau aux clients internes et externes

• Cinq à dix ans d'expérience dans le secteur financier

• Le ou la titulaire de ce poste doit avoir terminé le cours sur le commerce des valeurs mobilières au Canada (CCVM) et le cours relatif au Manuel sur les normes de conduite (MNC). Il est recommandé d'être un(e) représentant(e) en placement (RP) agréé(e) auprès de l'Organisme canadien de réglementation des investissements (OCRI)

Position Overview

The Manager, Branch Administrator fulfils a leadership role in the branch providing operational and administrative support to Advisor teams. The Manager, Branch Administrator fulfils a diverse role which includes managing branch staff, liaising with internal departments, providing software and process-related training, supporting human resources functions such as recruitment and employee relations and managing the branch facilities and equipment.

Duties and Responsibilities

• Implement directives and initiatives of Branch Manager and Head Office to ensure branch efficiencies and management

• Enforce the implementation of company policies, programs and processes to ensure better team and client experience

• Provide basic technology support to new teams and employees and liaise with IT Support as needed

• Supervise support staff and conduct monthly meetings to ensure they are aware of any updates that affect their role/business

• Share knowledge and any relevant industry news with branch staff and take initiative to share knowledge and experience of others to better the branch as a whole

• Identify training needs and implement solutions to fill gaps by using tools and head office support

• Coordinate and deliver onboarding training to new hires and provide ongoing training support for existing employees

• Act as sales assistant / associate to advisory teams, as needed and upon request

• Ensure operational controls are being adhered to

• Attend seminars and professional development courses to stay abreast of industry changes

• Support advisors in the fair management and professional development of team members

• Provide HR guidance to teams (e.g, new hire, disciplinary measures, terminations, benefits, and payroll, etc.)

• Play a role in ensuring projects and initiatives go through proper change management

• Support branch culture, promoting collaboration and respect, where team opinion/feedback are valued and considered

Qualifications

•
Proficient in English/French, oral and written (This role is required to engage, orally and in writing in interactions with clients, partners, employees, branches and executives located outside Quebec. These interactions may be complex and regular, most often on a daily basis, therefore due to the extent of the interactions in English, this role requires oral and written proficiency in English and French when based in Quebec.)

• Proven experience as a Branch Administrator for a medium to large branch

• Solid knowledge of technology platforms and ability to provide basic support

• Ability to work efficiently, multi-task and maintain professionalism in a fast-paced office environment

• Strong operational efficiency, organizational skills and ability to prioritize

• Ability to work under pressure

• Autonomy, initiative and attention to detail

• Current knowledge of compliance issues published in internal bulletins

• Superior phone and e-mail etiquette, delivering high standards of customer service to internal and external clients.

• 5 to 10 years' experience in the financial sector

• Canadian Securities Course (CSC) and Conduct and Practice Handbook (CPH) Course completed, IR Licensed with CIRO preferred