Coordonnateur (trice) de résidences étudiantes

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la responsabilité et en appui à la directrice ou au directeur des résidences, la personne titulaire de l'emploi coordonne la gestion quotidienne d'une ou plusieurs résidences étudiantes d'un établissement. La personne occupe un rôle essentiel dans les opérations des résidences sous sa responsabilité, en effectuant différentes tâches reliées à la gestion locative, la coordination des équipes de travail et le maintien et l'entretien des bâtiments. Elle est appelée à soutenir étroitement la directrice ou le directeur des résidences.

TACHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES

• Coordonne, à titre de personne ressource, la gestion des résidences sous sa responsabilité en appliquant les règles et les procédures établies et s'assure de les faire respecter auprès de l'ensemble des locataires.
• Participe à la gestion locative en procédant au renouvellement, à l'émission et à la signature des baux et coordonne le travail de secrétariat qui est relié à ces tâches. Fait les démarches nécessaires pour assurer un taux d'occupation maximal des résidences sous sa responsabilité pendant toute l'année.
• Effectue la gestion des groupes d'étudiants, stagiaires et clients hôtel durant la période estivale en coordonnant l'entretien et la préparation des appartements. Agit à titre de contact principal avec l'école de langues et gère les enjeux pouvant survenir.
• Résout les problèmes qui lui sont soumis par les locataires, identifie les causes et émet des recommandations ; réfère à son supérieur les cas qui dépassent son niveau de responsabilité.
• Planifie et coordonne le travail des adjoints administratifs et employés d'entretien et en assure la formation. Se réfère à sa directrice ou à son directeur concernant la gestion des ressources humaines, l'évaluation et l'application des conditions de travail.
• Assiste la direction concernant l'entretien régulier des lieux ainsi que tous les projets de rénovation de sorte à maintenir les immeubles en bon état et sécuritaires. Assiste la direction dans la mise à jour des plans de mesures d'urgence et en assure l'application au besoin.
• Collabore à la préparation des budgets des résidences sous sa responsabilité et en assure le suivi et le respect en cours d'année. Procède, le cas échéant, à l'entrée des données dans le système comptable.
• Appuie la direction dans la préparation des devis et des appels d'offres et assure le suivi de tous les travaux des sous-traitants en regard des réparations courantes telles que la peinture, le système de sécurité, le mobilier, l'entretien ménager, la réparation d'appareils électriques, etc.
• Assure le suivi des comptes à recevoir, voit aux commandes, aux achats et à l'approbation des factures et en assure le suivi.
• Fait un suivi régulier à la directrice ou au directeur de l'état de situation des résidences sous sa responsabilité.
• Participe à des colloques ou congrès reliés à ses fonctions.
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
• Remplace occasionnellement la directrice ou le directeur lors de ses absences.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d'être effectuées par la personne salariée occupant cet emploi. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d'effet sur la classe.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Scolarité : Baccalauréat dans le domaine de l'administration, de l'immobilier, du tourisme ou de tout autre domaine pertinent.

• Expérience : 3 ans d'expérience pertinente reliée à la gestion des opérations de nature administrative.

• Particularité et disponibilité : Une certaine flexibilité d'horaire sera attendue de la part de la personne retenue. La présence peut être requise lors de mesures d'urgence ou d'activités en dehors des heures normales de travail. La personne retenue devra avoir une grande disponibilité pendant la saison estivale (de mai à septembre).

• Français : Excellente habileté à communiquer verbalement et par écrit.

• Anglais : Bonne habileté à communiquer verbalement et par écrit.

• Connaissances informatiques :

• Connaissance de la suite Office M365

• Capacité à utiliser un logiciel de gestion hôtelière.

• Autres exigences :

• Une expérience en hôtellerie ou dans tout autre domaine connexe sera considéré comme un atout.

• La connaissance des mentions du Code civil du Québec pour l'hébergement sera considérée comme un atout.
• Permis de conduire valide.

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Excellentes compétences en communication et capacité à travailler en équipe
• Esprit méthodique ;
• Capacité accrue à gérer les priorités ;
• Faire preuve d'initiative et d'autonomie ;
• Capacité à gérer son stress lors d'urgences ou imprévus.

Type d'emploi : Contrat à durée déterminée, Temps plein

La durée du contrat : 24 mois

Rémunération : 28,15$ à 51,84$ par heure

Heures prévues : 35 par semaine

Avantages :

• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Programme d'Aide aux Employés
• Régime de retraite
• Stationnement sur place

Formation:

• Baccalauréat (Obligatoire)

Expérience:

• Gestion des opérations: 3 ans (Obligatoire)

Langue:

• Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel