Coordonnateur administratif de bureau

SYSTRA Canada fait partie du groupe SYSTRA, un groupe international de consultation et d'ingénierie, un chef de file mondial dans la conception d'infrastructures de transport. SYSTRA Canada est une firme d'ingénierie et de consultation dont l'objectif principal est d'offrir des solutions de transport, que ce soit pour les passagers ou les marchandises : études de faisabilité pour la construction d'une nouvelle ligne ferroviaire, augmentation de la capacité de l'infrastructure existante, privatisation d'un chemin de fer. 

SYSTRA Canada est à la recherche d'un coordonnateur administratif de bureau pour assurer un accueil professionnel et un soutien administratif efficace pour garantir le bon fonctionnement de l'accueil, de la gestion des visiteurs, de la communication et des services généraux au sein du bureau.

• Accueillir les invités dès leur arrivée au bureau et les diriger vers les personnes appropriées ;
• Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants ;
• Organiser la collecte et la distribution du courrier et coordonner les services de messagerie ;
• Gérer l'ensemble du processus de réservation des déplacements professionnels, en assurant la liaison avec les agences de voyage et les clients internes, l'organisation des réservations (voyages, hôtels, billets de transport), la création et la validation des bons de commande, et en veillant à ce que tous les besoins liés aux déplacements soient satisfaits.
• Veiller à la propreté et à l'organisation de la zone de réception, des salles de conférence et de la cuisine ;
• Contrôler l'accès au bureau et assurer la sécurité conformément aux procédures établies (journal de sécurité, badges visiteurs) ;
• Commander et gérer l'inventaire des fournitures (bureau, cuisine, café, etc.) ;
• Mettre à jour les calendriers, planifier des réunions et des événements (« lunch & learn », etc.) ;
• Assurer la traduction de documents écrits (français/anglais) et, au besoin, l'interprétation ;
• Organiser, maintenir et archiver les dossiers physiques et numériques afin de garantir que l'information soit à jour,
• accessible et conforme aux politiques de l'entreprise.
• Réaliser des tâches administratives variées : classement, photocopie, transcription;
• Maintenir la confidentialité des informations et des activités du bureau ;
• Effectuer toute autre tâche connexe au besoin.

Formation : Un DEP ou un DEC en secrétariat ou bureautique

Nombre d'année d'expérience : Au moins 4 années d'expérience en tant que réceptionniste, assistant administratif ou dans un autre domaine relié.

Compétences techniques :

• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office Suite (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) ;
• Habilités à communiquer clairement à l'oral comme à l'écrit, en français comme en anglais*

* Raisons de l'exigence du bilinguisme : Vous aurez l'occasion de collaborer avec une clientèle variée, incluant des entreprises francophones et anglophones. Le bilinguisme est donc fondamental pour bâtir des relations solides avec nos clients, saisir leurs besoins particuliers, communiquer efficacement dans leur langue de prédilection et animer des réunions stratégiques.

Qualités personnelles :

• Sens du service à la clientèle, organisation, gestion des priorités ;
• Professionnalisme, discrétion et capacité à travailler de façon autonome ;
• Capacité à résoudre les problèmes rapidement et efficacement.

Le poste nécessite d'être présent en personne au bureau 5 jours par semaine.

SYSTRA Canada s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. SYSTRA Canada applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles et les personnes handicapées à soumettre leurs candidatures.

Note : Dans cette description, l'usage du genre masculin a pour seul but d'alléger le texte et inclut le genre féminin.