Assistant.e

Aperçu:

L'Assistant(e) administratif(ve), qui relève du CFO Canada, fournit un soutien administratif essentiel à plusieurs départements, y compris les finances, l'AO et le développement. L'Assistant(e) administratif(ve) coordonne les horaires, gère la correspondance et s'occupe de la préparation des documents pour assurer l'efficacité des flux de travail. De plus, ce rôle aide aux rapports financiers, à la coordination des projets et à la gestion générale du bureau, agissant comme une ressource centrale pour faciliter la communication et l'efficacité opérationnelle dans l'ensemble de l'organisation.

Responsabilités:

• Traiter les demandes des nouveaux fournisseurs et les PRs/Pos (bons de commande) et faire le suivi avec les demandeurs.
• Analyse le traqueur PR-PO, enquête sur les demandes bloquées et garantit l'efficacité du processus.
• Effectue un examen annuel des bons de commande, remet une liste à l'acheteur et demande la fermeture.
• Gérer le parrainage de la municipalité.
• Gérer les factures, y compris, mais sans s'y limiter, les taxes municipales, la SAAQ, etc.
• Gérer le courrier entrant, numériser toutes les factures reçues par courrier ordinaire et les transmettre aux - (y compris l'envoi des plaques d'immatriculation des véhicules aux sites)
• Gérer la comptabilité corporative d'EDF à l'Hôtel Lévesque, y compris le renouvellement de l'entente.
• Préparer des lettres et des dossiers de paiement pour le Land Management.
• Maintien du statut d'EDF auprès de la RégiedubâtimentduQuébecetd'IndustrieCanada
• Organise des événements AO (par exemple, Comm Meeting)
• Organiser des événements pour les Actifs (p. ex., Stakeholder BBQ)
• Gère la plateforme de gestion de location de véhicules (Enterprise)
• Gère le compte WEX pour tous les utilisateurs.
• Traduit des documents ou révise des documents traduits.
• Obtient des signatures pour des contrats ou des documents (sur papier ou via DocuSign)
• Gère le MIGO mensuel pour les contributions volontaires.

• Vérifie et rapproche les heures entre différents systèmes et entre divers projets pour les membres de l'équipe.

• Organiser et coordonner des réunions de projet ainsi que d'autres voyages d'affaires et des voyages pour le département offshore.

• • Soutenir l'organisation d'événements spéciaux (p. ex., séminaire annuel, atelier, voyages à l'étranger) et collaborer avec d'autres assistants administratifs.
• • Négocie des tarifs préférentiels pour la location de voitures, les hôtels, les vols, l'hébergement et les repas.
• • S'assurer du respect des politiques de l'entreprise en matière de voyages et de voyages d'affaires.
• • Gérer et conserver les lettres de crédit reçues (dans un coffre-fort).
• • Remettre les reçus d'impôt pour les dons au service des impôts.
• • Gère l'accès au bureau, de la commande des fournitures à l'émission, au remplacement et à l'annulation de l'accès aux bâtiments.

Qualification:

Études/Expérience –

• Diplôme d'études secondaires, diplôme universitaire de préférence.
• 2 ans d'expérience en tant qu'Assistant(e) Administratif(ve)
• Expérience de la gestion des factures, des notes de frais et de la tenue des dossiers des employés.

Compétences/connaissances/aptitudes –

• Solides compétences organisationnelles et de gestion du temps.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à suivre les échéances, à organiser des réunions et à assurer une communication fluide.
• Solides compétences en rédaction, en relecture et en tenue de dossiers.
• Capacité à naviguer dans les bases de données, les logiciels comptables, etc.
• Maîtrise de la suite Microsoft 365 Office (Teams, Word, Excel, PowerPoint).
• Capacité à préserver la confidentialité et à traiter des informations sensibles.
• Solides compétences interpersonnelles pour collaborer efficacement avec les parties prenantes.
• Proactivité, motivation et capacité de travailler de manière indépendante.
• Adaptabilité à un environnement en évolution rapide. Exigences physiques : N/A

Conditions de travail :

100 % du temps est passé dans l'environnement de bureau, à utiliser des ordinateurs (utilisation fréquente de divers logiciels/programmes Microsoft), des téléphones et du matériel de bureau général. 0 % du temps est passé à l'extérieur du bureau à visiter les sites des fournisseurs et/ou des clients internes en plus d'assister à diverses conférences et réunions.