Current jobs related to Accreditation Specialist, CACME/CACMS - Remote - THE ASSOCIATION OF FACULTIES OF MEDICINE OF CANADA

Job Title: Accreditation Specialist, CACME/CACMS

Location: Remote within Canada

Department: Accreditation

Reports To: Accreditation Manager

Starting Salary Range: $69, $81, grade 5)

Job InformationCome join the AFMC team, where innovation in medical education meets a flexible and supportive work environment As a team, we hold a deep commitment to a set of core values that guide our every action. Integrity is our foundation. Collaboration is our driving force. Engagement is vital. Equity is at the heart of our mission. Lastly, innovation propels us forward. We're proud to offer a remote work setting that not only allows you to contribute from the comfort of your home but also promotes work-life balance through a 35-hour workweek and flexible scheduling options. In addition to an empowering and collaborative culture, AFMC provides an excellent benefits package, ensuring your well-being is our priority. And let's not forget about the future: we offer a defined benefit pension program through HOOPP, setting you on the path towards financial security in your retirement years. Experience the unique blend of purposeful work and quality of life at AFMC

Job Summary:

Reporting to the Accreditation Manager, the Accreditation Specialist provides support as part of the Secretariat for the Committee on Accreditation of Canadian Medical Schools (CACMS) and the Committee on Accreditation on Continuing Medical Education (CACME). The CACMS and CACME are the accrediting bodies that oversee the accreditation of Canadian MD programs and university-based Offices of Continuing Medical Education, respectively. The incumbent is responsible for playing a crucial role in planning and delivery of the quality improvement and performance to our Canadian accredited medical schools, procedural tracking, recordkeeping, meetings, and accreditation visit l ()ogistics and preparing minutes and is the primary administrative support for the Secretariat.

Role Responsibilities:

The responsibilities of this role are shared between two specialists, ensuring a collaborative approach to achieving our accreditation goals and maintaining high standards of quality and compliance and to ensure consistency and cross-coverage.

Administration (70% CACMS. 30% CACME)

• Responsible for the administrative and logistical support related to the meetings of the CACMS and CACME and their sub-committees. This includes scheduling, venue arrangements, catering, hotel reservations, drafting agendas, preparing meeting materials, drafting minutes, and following up on action items. It also involves preparing reviewer worksheets for each agenda item and transmittal letters to schools and CPD offices regarding accreditation decisions and follow-up actions mandated by the Committees.
• Responsible for the administrative and logistical support relating to the CACMS Steering Committee, Policy Sub-committee and sponsor meetings including but not limited to scheduling, drafting agendas, preparing meeting materials, drafting minutes and following up on action items.
• Responsible for the administrative and logistical support for the CACMS Standards sub-committee meetings, including scheduling, drafting agendas, preparing materials, drafting minutes, and following up on action items. It also includes tracking, coordinating, and assigning the review of Standards, planning public hearings and consultations, and reporting on consultations with interested parties to update standards and elements in conjunction with the CACMS and CACME Secretariat.
• Responsible for monitoring and escalating secretariat cyclical process including maintaining team-based task management in MS Teams and minuting internal meeting actions;
• Responsible for the financial reporting and reconciliation for Secretariat budget(s). This involves preparing expense claims and ensuring accurate and timely financial reporting and tracking.
• Responsible for tracking membership terms and ensuring that nominations are received from sponsors. This includes maintaining an up-to-date database of membership terms, sending reminders for upcoming renewals, and coordinating the nomination process with sponsors.
• Responsible for maintaining appropriate electronic filing of all documents. This entails organizing and managing electronic files, ensuring that all documents are properly labeled and stored, and implementing a systematic filing system for easy retrieval and reference.

Annual Accreditation Document Review:

• In close collaboration with the Manager, CACMS Secretary and Assistant Secretary, ensures the yearly review and update of the CACMS and CACME suites of documents.

Accreditation Management

Accreditation Visits:

• Assists in all scheduling communications, including coordination of accreditation site visits and communication with teams in accordance with rules of procedure;
• Assists in the preparation and dissemination of instructions, background information and other documents necessary for accreditation visits;
• Supports the coordination of the accreditation process for new medical education programs.
• Supports the training of accreditation visit teams and the preparation of medical education programs and CME/CPD offices prior to accreditation visits;

Accreditation Activities:

• Assists in tracking accreditation cycles and follow-ups for medical education programs and CPD Office
• Responsible for the collaboration with the Royal College and College of Family Physicians of Canada to ensure alignment with CACME activity audit procedures and communications.
• Preparation and dissemination of Mini-DCI for accreditation follow-up activities

AMS (Accreditation Management System) Management

• Supports the implementation of the Accreditation Management System and participates in training and change management.

External Engagement

• Responsible for the preparation and dissemination of AFMC Newsletter content and reports to external organizations and sponsors.
• Reporting on consultations with interested parties and updating standards and elements accordingly in conjunction with CACMS and CACME Secretariat.
• Provides support including responding to general enquiries or escalate as appropriate;
• Channel the Secretariat efforts and organizing our undertakings.
• Participates in regular content updates on websites for CACMS and CACME; and
• Other duties as assigned.

Direct Reports:

• None

What you'll need to be successful in the role (essential qualifications):

• 3-5 years' experience in business administration, accreditation, or coordination role; or equivalent certification or post-secondary training;
• Progressive and varied experience in client services;
• Demonstrated ability to work with minimal supervision, exercising strong judgment in problem-solving or escalation of issues;
• Exceptional verbal and written communication skills, including editing, proofreading, and content revision;
• Outstanding interpersonal skills with ability to build strong relationships within the Accreditation team, Secretariat and Committee Members, and with our valued client organizations;
• Exceptional attention to detail and organizational skills;
• Demonstrated financial and/or project management experience;
• Ability to prioritize, multitask and execute tasks in a high-pressure environment;
• Strong sense of tact, diplomacy, maturity, and professionalism;
• Demonstrated experience communicating information and ideas in speaking and writing effectively in both official languages;
• Advanced computer skills in Word, Excel, Outlook, PowerPoint, MS Teams, Zoom, Box Adobe, database applications, and project software and
• Positive attitude, strong work ethic, and willingness to occasionally travel and work flexible hours for project deadlines.
• Bilingualism in English and French;

Nice to have:

• Ability to respond effectively to the most sensitive inquiries or complaints.

Core competencies of all AFMC team members (essential):

• Represents AFMC staff values (Collaboration, Excellence, Inclusivity, Respect, Trust) to internal and external stakeholders.
• Plans, organizes, and prioritizes workloads for self and/or direct reports.
• Displays strong comprehension of instructions and work assignments.
• Exhibits effective communication skills.
• Can be trusted to complete tasks with minimal follow-up in a timely manner.
• Demonstrates cooperative work with supervision or as part of a team; for Managers, shows effective team supervision.
• Ensures compliance with organizational policies, procedures, and guidelines.
• Applies critical thinking to problem-solving, escalating issues appropriately.
• Proactively responds to emerging tasks and/or issues.
• Manages conflict professionally and addresses it appropriately.
• Positively contributes to the team and organization, demonstrating a positive attitude and being a team player.
• Ability to work effectively in a virtual environment, including active participation with cameras-on during interactions.
• Commits to continuous learning about Equity, Diversity, Inclusion and Belonging (EDIB) and adheres to EDIB policies and principles.

Working Environment:

• While fulfilling job responsibilities, this role requires flexibility to work in different environments, including a remote home office setup, occasional travel, and participation in in-person meetings. Due to these demands, the employee will typically engage in the following activities:
• Extended periods of sitting, often at a computer workstation.
• Flexibility in work hours, including the potential for occasional overtime, to meet project deadlines, especially when coordinating with different time zones or during travel.

Accessible Participation:

The AFMC is committed to the principles of equity, diversity, inclusion and belongingness in our operations and throughout our work environments and seek to employ individuals who share a commitment to promote and practice these principles through continuous training, modelling inclusive behaviours, and proactively managing biases.

We highly encourage all qualified applicants to apply, including, but not limited to, people of all places of origin and religions, people with disabilities, people who are neurodivergent, people who are Black or racialized, Indigenous people, women, and people from the 2SLGBTQIA+ community. We also provide accommodations during all phases of the recruitment process. If you require any accommodation or have any questions, please contact (mailto: ). We will work with you to meet your needs.

Next steps:

Aligned with our commitment to transparency, we'd like to start here with what you can expect as next steps in our hiring process.

Screening Period: Within a week of sending in your resume, a real human (not a robot) will give it a thorough look. Only those selected for further consideration will be contacted. (Our goal is to reach out within five business days).

Take-Home Assessment: You'll get a chance to flex your skills with a brief exercise- it's like a sneak peek into the job. (The assessment shouldn't take longer than an hour to complete).

Technical Interview: This step includes a virtual meeting led by the hiring manager, and someone who knows the job well, to assess your technical capabilities and the extent and diversity of your expertise in your chosen field. (Up to 45 minutes)

Values Discussion: Our values are important to us, and we strive to live them in all that we do. In this chat, we'll see if our values and yours are doing a little dance of compatibility. (Up to 30 minutes)

Optional One-on-One: This optional discussion is provided as an opportunity for our top candidate to meet with a member of the AFMC team, of your choosing, to help support you in your decision making. Think of it as a friendly coffee date without the caffeine jitters. (Up to 20 minutes)

References: Last but not least, it's the final stage. We're checking references to validate our compatibility. (Our goal is to complete this within 5 business days).

Applications will be accepted until the position is filled. The first round of interviews will take place the week of November 17th.

We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted.

Titre du poste : Spécialiste de l'agrément, CAFMC/CAÉMC

Lieu : À distance de partout au Canada

Service : Agrément

Supérieur(e) hiérarchique : Gestionnaire de l'agrément

Échelle salariale de départ : De 69,753.28 $ - 81,368.01 $ (Niveau 5)

Renseignements sur le posteJoignez-vous à l'équipe de l'AFMC, où les innovations en matière d'éducation médicale se conjuguent à un environnement de travail souple et stimulant En tant qu'équipe, nous sommes profondément attachés à un ensemble de valeurs fondamentales qui guident chacune de nos actions. L'intégrité est notre fondement. La collaboration est notre force motrice. L'engagement est vital. L'équité est au cœur de notre mission. Enfin, l'innovation nous fait avancer. Nous sommes fiers d'offrir un cadre de travail à distance qui vous permet non seulement de travailler dans le confort de votre foyer, mais qui favorise également l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée grâce à une semaine de travail de 35 heures et à des options d'horaires flexibles. En plus d'une culture d'autonomisation et de collaboration, l'AFMC offre un excellent ensemble d'avantages sociaux, preuve que votre bien-être nous tient à cœur. Grâce à notre programme de retraite à prestations déterminées du HOOPP, vous êtes sur la bonne voie pour assurer votre sécurité financière à la retraite. L'AFMC vous offre une combinaison unique de travail utile et de qualité de vie

Sommaire du poste

Relevant du gestionnaire de l'agrément, le spécialiste de l'agrément apporte son soutien en tant que membre du secrétariat pour le Comité d'agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC) et le Comité d'agrément de l'éducation médicale continue (CAÉMC). Le CAFMC et le CAÉMC sont les organismes d'agrément qui supervisent respectivement l'agrément des programmes de doctorat en médecine au Canada et des bureaux universitaires de formation médicale continue. Le titulaire du poste joue un rôle crucial dans la planification et la mise en œuvre de l'amélioration continue de la qualité et de la performance dans les facultés de médecine canadiennes agréées, le suivi des procédures, la tenue des dossiers, l'organisation des réunions, la logistique des visites d'agrément, la préparation des comptes rendus, et il assure le principal soutien administratif pour le secrétariat.

Responsabilités

Les responsabilités de ce poste sont partagées entre deux spécialistes, garantissant une approche collaborative pour atteindre nos objectifs d'agrément, maintenir des normes élevées de qualité et de conformité, et assurer la cohérence ainsi qu'une couverture croisée.

Administration (70 % CAFMC, 30 % CAÉMC)

• Responsable du soutien administratif et logistique lié aux réunions du CAFMC et du CAÉMC et de leurs sous-comités. Cela inclut la planification des horaires, l'organisation des lieux, la restauration, les réservations d'hôtel, la rédaction des ordres du jour, la préparation des documents de réunion, la rédaction des comptes rendus et le suivi des éléments d'action. Il s'agit également de préparer des fiches de travail pour les évaluateurs pour chaque point de l'ordre du jour et des lettres de transmission aux écoles et bureaux de FMC concernant les décisions d'agrément et les actions de suivi mandatées par les comités.
• Responsable du soutien administratif et logistique lié au comité de pilotage du CAFMC, au sous-comité de la politique et aux réunions avec les parrains, y compris, mais sans s'y limiter, la planification des horaires, la rédaction des ordres du jour, la préparation des documents de réunion, la rédaction des comptes rendus et le suivi des éléments d'action.
• Responsable du soutien administratif et logistique pour les réunions du sous-comité des normes du CAFMC, y compris la planification des horaires, la rédaction des ordres du jour, la préparation des documents, la rédaction des comptes rendus et le suivi des éléments d'action. Cela inclut également le suivi, la coordination et l'attribution des révisions des normes, la planification des audiences publiques et des consultations, et la production de rapports sur les consultations avec les parties prenantes afin de mettre à jour les normes et les éléments en collaboration avec le secrétariat du CAFMC et du CAÉMC.
• Responsable de la surveillance et de l'escalade des processus cycliques du secrétariat, y compris la gestion des tâches en équipe dans MS Teams et la consignation des actions des réunions internes.
• Responsable des rapports financiers et du rapprochement du budget du secrétariat. Cela comprend la préparation des demandes de remboursement de frais et l'assurance d'une comptabilité précise et ponctuelle.
• Responsable du suivi des mandats des membres et de la réception des nominations des parrains. Cela inclut la tenue d'une base de données à jour des mandats des membres, l'envoi de rappels pour les renouvellements à venir et la coordination du processus de nomination avec les parrains.
• Responsable de l'organisation et de la gestion des fichiers électroniques de tous les documents. Cela implique d'organiser les fichiers électroniques, de veiller à ce que tous les documents soient correctement étiquetés et stockés, et de mettre en place un système de classement systématique pour un accès et une référence faciles.

Examen annuel des documents d'agrément :

• En étroite collaboration avec le gestionnaire, le secrétaire du CAFMC et le secrétaire adjoint, assure la révision annuelle et la mise à jour de l'ensemble des documents d'agrément du CAFMC et du CAÉMC.

Gestion de l'agrément

Visites d'agrément :

• Aide à toutes les communications de planification, y compris la coordination des visites d'agrément sur site et la communication avec les équipes conformément aux règles de procédure.
• Participe à la préparation et à la diffusion des instructions, des renseignements préparatoires et autres documents nécessaires pour les visites d'agrément.
• Soutient la coordination du processus d'agrément pour les nouveaux programmes d'éducation médicale.
• Soutient la formation des équipes de visite d'agrément et la préparation des programmes d'éducation médicale et des bureaux de FMC/FMC avant les visites d'agrément.

Activités d'agrément :

• Participe au suivi des cycles d'agrément et des suivis pour les programmes d'éducation médicale et les bureaux de FMC.
• Responsable de la collaboration avec le Collège royal et le Collège des médecins de famille du Canada afin d'assurer l'harmonisation avec les procédures d'audit d'activité du CAÉMC et les communications.
• Préparation et diffusion du Mini-DCI pour les activités de suivi d'agrément.

Gestion du système de gestion de l'agrément (AMS) :

• Soutient la mise en œuvre du système de gestion de l'agrément et participe à la formation et à la gestion du changement.

Engagement externe :

• Responsable de la préparation et de la diffusion du contenu du bulletin de l'AFMC et des rapports aux organisations externes et aux parrains.
• Rédige des rapports sur les consultations avec les parties prenantes et met à jour les normes et les éléments en conséquence, en collaboration avec le secrétariat du CAFMC et du CAÉMC.
• Fournit un soutien, y compris en répondant aux demandes générales ou en les escaladant si nécessaire.
• Canalise les efforts du secrétariat et organise nos entreprises.
• Participe aux mises à jour régulières du contenu des sites web du CAFMC et du CAÉMC.
• Autres tâches assignées.

Subordonnés directs

• Aucun

Ce qu'il vous faut pour réussir dans ce poste (qualifications essentielles)

• 3 à 5 ans d'expérience en administration des affaires, agrément ou rôle de coordination ; ou certification équivalente ou formation postsecondaire ;
• Expérience progressive et variée dans les services à la clientèle ;
• Capacité démontrée à travailler avec une supervision minimale, en faisant preuve d'un bon jugement dans la résolution de problèmes ou l'escalade des questions ;
• Compétences exceptionnelles en communication verbale et écrite, y compris la révision, la correction d'épreuves et la révision de contenu ;
• Compétences interpersonnelles exceptionnelles avec la capacité de bâtir des relations solides au sein de l'équipe d'agrément, du secrétariat, des membres du comité, et avec nos organisations clientes valorisées ;
• Attention exceptionnelle aux détails et compétences organisationnelles ;
• Expérience démontrée en gestion financière et/ou de projet ;
• Capacité à prioriser, à gérer plusieurs tâches et à exécuter des tâches dans un environnement sous pression ;
• Sens aigu de la diplomatie, de la maturité et du professionnalisme ;
• Expérience démontrée à communiquer des informations et des idées à l'oral et à l'écrit de manière efficace dans les deux langues officielles ;
• Compétences informatiques avancées dans Word, Excel, Outlook, PowerPoint, MS Teams, Zoom, Box Adobe, applications de base de données et logiciels de gestion de projet ;
• Attitude positive, éthique de travail solide et volonté de voyager occasionnellement et de travailler des heures flexibles pour respecter les délais des projets ;
• Bilinguisme en anglais et en français.

Atouts, mais nous vous aiderons également à les acquérir :

• Capacité à répondre efficacement aux demandes ou plaintes les plus sensible.

Compétences de base de tous les membres de l'équipe de l'AFMC (essentielles) :

• Représente les valeurs du personnel de l'AFMC (collaboration, excellence, inclusion, respect, confiance) auprès des intervenants internes et externes.
• Planifie, organise et hiérarchise la charge de travail pour lui-même/elle-même ou pour ses subordonnés directs.
• Fait preuve d'une grande compréhension des instructions et des tâches qui lui sont confiées.
• Fait preuve d'une bonne capacité de communication.
• On peut lui faire confiance pour mener à bien des tâches avec un minimum de suivi et dans des délais raisonnables.
• Travaille en coopération avec ses supérieurs ou au sein d'une équipe ; dans le cas des directeurs, fait preuve d'une supervision efficace de l'équipe.
• Veille au respect des politiques, procédures et lignes directrices de l'organisation.
• Applique la pensée critique à la résolution des problèmes, en faisant remonter les problèmes de manière appropriée.
• Réagit de manière proactive aux nouvelles tâches et/ou aux nouveaux problèmes.
• Gère les conflits de manière professionnelle et les aborde de manière appropriée.
• Contribuer positivement à l'équipe et à l'organisation, en faisant preuve d'une attitude positive et d'un esprit d'équipe.
• Participe activement avec caméra allumée pendant les interactions.
• S'engage à se former continuellement sur les questions d'équité, diversité, inclusion et appartenance (EDIA) et adhère aux politiques et principes de l'EDIA.

Milieu de travail

Tout en assumant ses responsabilités, le/la titulaire du poste doit faire preuve de flexibilité pour travailler dans différents environnements, y compris dans un bureau à domicile, voyager occasionnellement et participer à des réunions en personne. En raison de ces exigences, l'employé(e) sera généralement amené(e) à exercer les activités suivantes :

• De longues périodes en position assise, souvent à un poste de travail informatique.
• Flexibilité des horaires de travail, y compris la possibilité d'effectuer des heures supplémentaires occasionnelles, afin de respecter les délais des projets, en particulier en cas de coordination avec des fuseaux horaires différents ou lors de déplacements.

Participation accessible :

L'AFMC s'engage à respecter les principes d'équité, de diversité, d'inclusion et d'appartenance dans ses activités et dans l'ensemble de ses environnements de travail, et cherche à employer des personnes qui partagent l'engagement de promouvoir et de mettre en pratique ces principes par le biais d'une formation continue, en modélisant des comportements inclusifs et en gérant les préjugés de manière proactive.

Nous encourageons vivement tous les candidats qualifiés à postuler, y compris, mais sans s'y limiter, les personnes de tous lieux d'origine et de toutes religions, les personnes handicapées, les personnes neurodivergentes, les personnes noires ou racisées, les Autochtones, les femmes et les membres de la communauté 2SLGBTQIA+. Nous proposons également des aménagements à toutes les étapes du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un aménagement ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec (mailto: ). Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Prochaines étapes :

Conformément à notre engagement de transparence, nous souhaitons commencer par vous présenter les prochaines étapes de notre processus de recrutement.

Période de présélection : Dans la semaine qui suit l'envoi de votre CV, une personne en chair et en os (pas un robot) l'examinera attentivement. Seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées. (Notre objectif est de vous contacter dans les cinq jours ouvrables).

Évaluation à faire à domicile : Vous aurez l'occasion de mettre vos compétences à l'épreuve dans le cadre d'un bref exercice - c'est comme un aperçu du travail. (L'évaluation ne devrait pas prendre plus d'une heure).

Entretien technique : Cette étape comprend une réunion virtuelle dirigée par le responsable du recrutement et une personne connaissant bien le poste, afin d'évaluer vos capacités techniques ainsi que l'étendue et la diversité de votre expertise dans le domaine choisi. (Jusqu'à 45 minutes)

Discussion sur les valeurs : Nos valeurs sont importantes pour nous et nous nous efforçons de les mettre en pratique dans tout ce que nous faisons. Au cours de cette discussion, nous verrons si nos valeurs et les vôtres sont compatibles. (Jusqu'à 30 minutes)

Entretien individuel facultatif : Cet entretien facultatif est l'occasion pour le meilleur candidat/la meilleure candidate de rencontrer un membre de l'équipe de l'AFMC, de son choix, afin de l'aider à prendre sa décision. Pensez à un rendez-vous amical autour d'un café, sans le stress de la caféine. (Jusqu'à 20 minutes)

Références : Enfin, c'est l'étape finale. Nous vérifions les références pour valider notre compatibilité. (Notre objectif est de réaliser cette étape dans un délai de 5 jours ouvrables).

Les candidatures seront acceptées jusqu'à ce que le poste soit pourvu. La première série d'entretiens aura lieu la semaine du 17 novembre.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées.