Agente-conseil ou agent-conseil aux études

Les principaux champs d'activité du Registrariat sont : l'admission, l'inscription, l'organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Les Directions administratives de programmes effectuent la gestion administrative des dossiers étudiants pour les programmes sous leur responsabilité: analyse, traitement technique et divers contrôles liés aux étapes du cheminement de l'étudiant (admission, inscription, horaires, examens, relevés de notes et diplômes).

L'agent-conseil ou l'agente-conseil est responsable des analyses, du traitement technique et des contrôles associés aux différentes étapes du cheminement de l'étudiant. Conseille la clientèle étudiante tout au long des études, et ce, à toutes les étapes du processus, depuis l'admission jusqu'à la diplomation.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Informe les étudiants et les candidats sur les programmes d'études de son secteur d'activités.

Guide et fournit des informations aux étudiants sur leur cheminement scolaire et rencontre ceux qui en manifestent le besoin afin de les aider à atteindre leurs objectifs.

Assure la gestion courante des dossiers des étudiants en conformité avec les directives, les structures de programmes et le Règlement régissant l'activité étudiante.

Étudie les demandes d'admission à un 2e ou 3e certificat provenant des systèmes québécois et étrangers et applique les verdicts d'admission.

Analyse les demandes de réadmission ou de changement de programme selon les normes et exigences en vigueur, applique les règles de transition au besoin. Vérifie l'exactitude des verdicts transmis aux étudiants.

Étudie et traite les inscriptions des étudiants conformément aux règles établies (entente interuniversitaire, cohortes d'étudiants, équipes de travail, etc.)

Étudie les demandes de reconnaissance des acquis, les achemine pour approbation aux autorités concernées s'il y a lieu et vérifie l'exactitude des réponses transmises aux étudiants.

Gère, s'il y a lieu, le processus entourant le dépôt de travaux dirigés et de projets d'intégration, et assure le suivi auprès de l'Université de Montréal dans le cas des programmes conjoints.

Analyse les dossiers des étudiants une fois la scolarité terminée et recommande l'octroi du diplôme.

Communique aux étudiants des réponses officielles au nom de la direction pédagogique.

Effectue la mise à jour des dossiers étudiants dans le système de gestion intégré.

Participe à l'accueil des candidats et des étudiants lors de séances d'information et représente HEC Montréal lors des activités de recrutement et de promotion.

o Renseigne les clients potentiels sur les caractéristiques des programmes d'études de son secteur et en assure la promotion.

Agit comme personne-ressource auprès de la direction pédagogique et des différents partenaires internes et externes.

Rédige, vérifie ou tient à jour divers dossiers (lettres, statistiques, jurisprudence, règlements, procédures et guides).

Agit comme personne-ressource lors de l'élaboration et de la révision des procédures administratives et pédagogiques.

Soumet tout dossier requérant une attention particulière et soumet ses recommandations à son supérieur; effectue toute autre tâche, à la demande de celui-ci ou nécessitée par ses fonctions, de façon à maintenir ou améliorer l'efficacité de son secteur de travail.

Diplôme d'études collégiales dans une discipline jugée pertinente et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Maîtrise des logiciels de bureautique niveau intermédiaire, notamment les fonctions de Word et d'Excel

Habiletés dans les relations interpersonnelles (approche client), dans la gestion de situations conflictuelles et dans les communications orales et écrites.

Esprit méthodique, rigueur et souci du détail

Capacité d'analyse et de synthèse, habileté pour la résolution de problèmes

Sens de l'organisation et de la planification, initiative et autonomie

Capacité de travailler en équipe, sur plusieurs dossiers simultanément et à l'intérieur de délais restreints, bonne gestion du stress

Rigueur et équité dans l'application de règles

Capacité d'adaptation aux changements

Intérêt marqué pour l'apprentissage de nouvelles technologies

Respect des règles d'éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

Disponibilité pour effectuer du travail à l'extérieur de l'horaire régulier

Connaissance du système d'éducation et du milieu universitaire (atout)

Connaissance de l'utilisation d'un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft, SAP) (atout)

Connaissance des logiciels Visio, Qualtrics, Sharepoint et Adobe Pro (atout)

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d'assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l'apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s'engage à garantir l'égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d'ouverture et d'inclusion sont communes à l'ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L'annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l'affichage interne à l'École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à nos procédures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bon succès dans la suite de ce processus.