Gestion événementielle

APPEL – GESTION, ORGANISATION ET DÉPLOIEMENT D'ÉVÉNEMENTS ÉQUESTRES (NIVEAU FEI)

Complexe équestre de Bromont – Saison 2026

Parc équestre olympique de Bromont – Mandat contractuel

1. Objet de l'appel

Le
Complexe équestre de Bromont

souhaite retenir les services d'un
travailleur autonome ou d'une entreprise du Québec

pour assurer
l'organisation, la gestion globale et le déploiement opérationnel

des événements et compétitions équestres de la saison 2026.

Le mandat couvre
l'ensemble du cycle événementiel

, incluant :

• la
  conception organisationnelle

des événements ;
- la
planification stratégique et opérationnelle

;
- la
coordination sur le terrain

;
- la
tenue des compétitions de niveau FEI

, en conformité avec les normes applicables;
- les
relations avec les fournisseurs, partenaires, commanditaires, locataires, officiels, participants et ressources humaines

.

Responsabilités principales

• l'
  organisation complète

des concours et événements (structure, déroulement, logistique, ressources, officiels, VIP, bénévoles, contractuels) ;

• la
  gestion des relations avec les clients-locataires

du site et la coordination de leurs besoins contractuels ;

• la
  collaboration avec le secrétariat des concours

(inscriptions, horaires, résultats, communications) ;

• la
  gestion des

événements, selon les balises établies ;

• la
  supervision des fournisseurs et sous-traitants

, de l'octroi à l'exécution des mandats ;

• le
  soutien au développement des commandites et partenariats

;

• la
  coordination des communications et du marketing événementiel

;

• la
  mise en place d'indicateurs de performance

et de bilans ;

• la
  rédaction et la reddition de comptes aux bailleurs de fonds publics

;

• la
  participation à l'élaboration des demandes de subvention

, en collaboration avec la direction (collecte d'informations, structuration des volets événementiels, indicateurs, bilans requis) ;

• l'
  amélioration continue de l'expérience client

, pour les compétiteurs, équipes, visiteurs et partenaires.

2. Candidatures recherchées

Les candidats doivent :

• exercer à titre
  indépendant

;
- être en mesure d'
émettre des factures professionnelles

;
- détenir une
assurance responsabilité civile professionnelle

valide ;
- pouvoir travailler à distance et être
présents sur le site

selon les besoins opérationnels.

3. Durée du mandat

Janvier 2026 à novembre 2026

4. Profil recherché

Le Complexe équestre de Bromont recherche une personne ou une entreprise démontrant :

• une
  expérience significative en organisation et gestion d'événements d'envergure

(sportifs, corporatifs, associatifs ou philanthropiques) ;

• une
  capacité éprouvée de direction et de mobilisation d'équipes terrain

dans des contextes à forte pression opérationnelle ;

• une
  maîtrise de la gestion contractuelle

, incluant bilans, reddition de comptes et suivis rigoureux ;

• une
  aptitude à coordonner simultanément plusieurs fournisseurs et sous-traitants

;

• un s
  ens élevé de la planification, de l'organisation et de la gestion documentaire

;

• une
  excellente capacité de communication

, tant opérationnelle que stratégique ;

• des
  compétences en communication et marketing événementiel

;

• une
  aisance à travailler avec des bailleurs de fonds publics

, incluant les exigences de subvention et de reddition ;

• une
  bonne résistance au stress

et une forte capacité d'adaptation ;

• une
  connaissance du milieu équestre

(atout important) ;

• une capacité à
  collaborer étroitement avec la direction

et à représenter le Complexe avec professionnalisme.

5. Portée du mandat
5.1 Organisation, planification et préparation

• structuration et diffusion du calendrier annuel des événements ;
• conception des plans opérationnels et logistiques ;
• évaluation des besoins en ressources, équipements et services ;
• production de rapports et bilans ponctuels.

5.2 Budgets et reddition financière

• application des procédures comptables établies ;
• suivi et validation des dépenses et factures ;
• transmission des résultats :
• sommaire après chaque événement ;
• détaillé dans les jours suivant l'événement.

5.3 Coordination opérationnelle

• supervision terrain des compétitions et événements ;
• gestion des équipes internes, saisonnières et bénévoles ;
• respect des normes de sécurité, de qualité et de conformité FEI.

5.4 Fournisseurs et sous-traitants

• gestion des appels d'offres internes ;
• négociation, suivi et contrôle des contrats ;
• coordination des installations, services et livraisons.

5.5 Relations, partenariats et financement public

• accompagnement des locataires du site ;
• soutien au développement de commandites et partenariats ;
• participation à la
  préparation des demandes de subvention

liées aux événements ;
- collaboration à la reddition de comptes.

6. Critères d'évaluation

• 20 % — Expérience en organisation et gestion d'événements majeurs
• 20 % — Connaissance du milieu équestre
• 20 % — Compétences opérationnelles et logistiques
• 15 % — Gestion budgétaire et reddition de comptes
• 15 % — Leadership et gestion d'équipes
• 10 % — Approche proposée pour l'expérience client et les retombées

7. Documents à fournir

• Lettre d'intérêt
• CV détaillé
• Description de l'approche méthodologique
• Exemples d'expériences pertinentes
• Deux références professionnelles
• Proposition financière détaillée
• Preuve de statut légal (TPS/TVQ, REQ ou équivalent)
• Attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle

8. Proposition financière

Doit inclure :

• taux hebdomadaire ;
• estimation du temps par compétition ;
• frais prévisibles (déplacements, télécommunications, etc.) ;
• mentions TPS/TVQ, le cas échéant.

9. Échéancier de sélection

• Publication : 5 janvier 2026
• Questions : 5 au 16 janvier 2026
• Réponses officielles : 19 janvier 2026
• Clôture du dépôt des candidatures : 23 janvier 2026, 16 h

10. Modalités contractuelles

• Contrat de services sans lien d'emploi
• Facturation sur base hebdomadaire
• Aucune prestation sociale
• Responsabilité complète du contractant quant aux assurances, équipements et obligations fiscales
• Obligation de confidentialité pendant et après le mandat
• Clause de non-concurrence applicable