Réceptionniste/secrétaire

L’Attitude Massothérapie est à la recherche d'une secrétaire-réceptionniste passionnée et polyvalente pour assurer le bon fonctionnement quotidien de notre centre. Ce poste est essentiel pour garantir une expérience client optimale et une gestion fluide des opérations administratives. En plus des tâches administratives, vous jouerez un rôle clé en tant que réceptionniste, en étant l’accueil principal pour nos clients et une ressource précieuse pour notre équipe.

**Responsabilités**:

- Gestion des espaces et de l’organisation :_
- Effectuer quotidiennement la vérification des salles (matériel adéquat, matériel manquant, état de propreté).
- Assurer que la zone de réception et la salle d'attente soient toujours bien rangées et présentables.
- Suivre l'inventaire et commander les fournitures nécessaires (salles de classe, salle de massage, réception, entretien, matériel de célébration).
- Préparer et effectuer l’inventaire du matériel promotionnel (cartes-cadeaux, forfaits, dépliants, descriptifs de massage, cartes d'affaires).
- Préparer les salles en vue des formations et des hébergements.
- Créer et suivre le tableau de travail pour l’homme d’entretien, en collaboration avec la directrice à la formation.
- Effectuer l’inventaire et la gestion des carnets de reçus FQM.
- Gestion des agendas et suivi administratif :_
- Avoir une facilité en informatique afin de naviguer et programmer sur notre plate-forme de rendez-vous en ligne Go Rendez-vous.
- Gérer et créer les horaires des massothérapeutes sur Go rendez-vous (Suivre l’évolution de l’agenda des massothérapeutes:congés, erreurs de rendez-vous, etc.).
- Mettre à jour les documents administratifs (grille des massothérapeutes, techniques de massage, formulaires, dossiers clients).
- Suivre les anniversaires de l’équipe et organiser la préparation des cadeaux, en collaboration avec la directrice aux services.
- Effectuer certains suivis de publication marketing.
- Réception et accueil des clients :_
- Accueillir et diriger les invités/clients dès leur arrivée au centre, répondre à leurs questions et fournir un service client exceptionnel.
- Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants.
- Fournir des informations précises en personne, par téléphone ou par courriel (prise de rendez-vous, inscriptions simples, renseignements divers).
- Assurer la prise de paiements pour les massages, cartes-cadeaux, forfaits et services de l’école.
- Recevoir, trier et distribuer les envois quotidiens, avec possibilité de se rendre à la poste si nécessaire.
- Maintenir à jour les dossiers clients (Go rendez-vous, papier et base de données).
- Effectuer diverses tâches administratives : classement, photocopie.
- Répondre aux demandes des adjointes, de la direction, des massothérapeutes et des formateurs.
- Support à l’équipe :_
- Contribuer à l’effort d’équipe en accomplissant des tâches connexes, telles que le soutien à la gestion des médias sociaux.

**Compétences et qualités recherchées**:

- **Discrétion** et professionnalisme en tout temps.
- **Autonomie** et capacité à résoudre des problèmes de manière proactive.
- **Esprit d'équipe** et capacité à collaborer efficacement avec les autres départements.
- **Sens de l'organisation**, avec la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément.
- **Adaptabilité** et flexibilité face aux besoins changeants du centre.
- **Polyvalence** pour répondre à des besoins variés et accomplir des tâches diversifiées.
- Maîtrise de la **suite Google/Office**.
- Compétences en **prise de rendez-vous en ligne**, gestion d’inventaire, et commandes en ligne.
- Connaissances en **service à la clientèle** et gestion de la communication professionnelle.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : à partir de 18,00$ par heure

Heures prévues : 32 par semaine

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi
- Fins de semaine au besoin
- Quart de jour

Expérience:

- Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
- administration: 1 an (Souhaité)

Langue:

- Français (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 2025-07-01