Secétaire Des Cours D’été

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Secétaire des cours d’été - Temporaire à temps plein

35 heures par semaine

École Secondaire Philemon Wright

Nature du travail

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Attributions caractéristiques

Selon les instructions ou en collaboration avec d’autres, l’employé planifie et organise le travail de secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre respecte les diverses obligations administratives associées au conseil, aux ministères et aux divers organismes et respecte les échéances des opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; l’employé effectue le suivi et les rappels appropriés; prend connaissance des procédures administratives liées à leurs tâches afin que le salarié puisse s’y conformer et, le cas échéant, en informer les personnes concernées.

Selon les instructions et dans les limites de ses fonctions, l’employé répond aux demandes et aux plaintes et tente de résoudre les problèmes relevant de sa compétence; En l’absence de l’administration et selon les instructions, l’employé fournit des informations sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

L’employé compile les informations nécessaires à la préparation du budget, participe à sa préparation, en assure le suivi et prépare les rapports sur les soldes budgétaires; tient les livres comptables de l’école ou du centre et des activités extrascolaires, paie les factures et autres comptes et effectue des dépôts bancaires; signe des chèques conjointement, rapproche les comptes, garde une petite caisse et recueille les fonds amassés lors d’activités de financement.

L’employé compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les allocations budgétaires et les prix avec les fournisseurs; achète des biens ou remplit des bons de commande ainsi que reçoit et distribue des biens conformément à la politique en vigueur.

L’employé tient un magasin de fournitures scolaires. Le salarié dresse l’inventaire physique des immeubles de l’école ou du centre et des livres de bibliothèque. En ce qui concerne la réparation du matériel et de l’équipement, l’employé demande les services appropriés et s’assure que les réparations nécessaires sont effectuées.

Selon les instructions, l’employé prépare la liste des enseignants disponibles pour la substitution et, sur demande, s’assure que les employés absents sont remplacés.

L’employé est responsable de la tenue des registres et des dossiers concernant, entre autres, l’inscription et le placement des étudiants, les absences du personnel et des étudiants, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins scolaires, la déclaration d’inscription des étudiants et le transport des élèves; vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet des rapports; remplit des formulaires.

**L’employé répond aux besoins des élèves**: transmet, dans des circonstances inhabituelles, des messages précis et pertinents aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, rappelle les personnes concernées; Selon la politique en vigueur et dans les limites de sa compétence, l’employé prend les mesures appropriées en situation d’urgence; peut être appelé à superviser des étudiants dans des circonstances exceptionnelles et pour de courtes périodes; si besoin est; administre les premiers soins; remplit les rapports requis.

L’employé peut être appelé à effectuer le prêt de livres et superviser le prêt de matériel audiovisuel et effectuer des tâches administratives liées au prêt et à la location de salles, participe à l’organisation du matériel pour les activités éducatives, telles que les réservations de transport.

L’employé répond aux demandes d’information sur le suivi des dossiers et des réunions, des politiques, des règlements ou d’autres sujets liés aux fonctions exercées et, au besoin, rappelle les personnes concernées; transmet la documentation pertinente; traite le courrier et trouve, recueille et compile les informations pertinentes; dans la limite des fonctions du salarié, celui-ci prépare un projet de réponse, le transmet à la personne concernée et en assure le suivi; prépare un résumé des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la per