Secrétaire D'unité Administrative

**Texte de présentation**:
Pointe-Claire est une ville de 34 000 habitants, située en bordure du lac Saint-Louis et faisant partie de l’agglomération de Montréal. Reconnue pour son style de vie, Pointe-Claire se démarque également par son riche patrimoine architectural et historique et par la qualité des services offerts à sa population. Dédiée à la vie de ses citoyennes et citoyens, la Ville a pour mission d’assurer la pérennité de la qualité de l’environnement social, culturel et économique de Pointe-Claire pour les générations actuelles et futures.

**Description**:
Responsabilités générales et objectifs de la fonction
Le ou la titulaire du poste de secrétaire d’unité administrative effectuera des tâches variées de nature administrative, cléricale et de soutien général pour le personnel du service, telles les communications téléphoniques, le service à clientèle, la traduction, la rédaction et la transcription de correspondance et d’autres documents en français et en anglais.

**Mission du service**:
Gérer l’ensemble des processus administratifs avec équité et transparence et réaliser, en étroite collaboration avec les directions, une gestion efficace et efficiente des ressources financières, humaines et matérielles, en vue d'atteindre les objectifs définis dans la planification stratégique.

**Responsabilités générales et objectifs**:
Les principales responsabilités du titulaire sont les suivantes:

- Recueillir et colliger des données en provenance de diverses sources.
- Recevoir le courrier, en prendre connaissance, et l'acheminer à qui de droit.
- Rédiger de la correspondance d'ordre courant.
- Vérifier la correspondance à expédier et s'assurer qu'elle ne contient pas d'erreur.
- Exercer un suivi sur le cheminement des documents et sur les échéances; effectuer les rappels nécessaires auprès des personnes concernées.
- Recevoir, loger et transmettre les appels téléphoniques, accueillir les visiteurs, obtenir et donner l'information disponible.
- Saisir des textes variés à partir de ses notes.
- Faire des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, compte rendu de dépenses, etc.).
- Effectuer la préparation matérielle de réunions, et procéder aux convocations.
- Assister à des réunions, prendre note des délibérations et rédiger des comptes rendus ou projets de procès-verbaux.
- Effectuer diverses autres tâches de secrétariat et d'écritures simples.
- Effectuer toute autre tâche connexe.

**Exigences du poste**:
Le titulaire doit détenir un diplôme d’études professionnelles associé à un programme d’étude dans le secteur approprié. L’emploi nécessite deux (2) années d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi.

Autres exigences:

- Bilinguisme et bonne connaissance de la grammaire française et anglaise
- Connaissance de la suite Microsoft Office
- Connaissance de Kronos sera considéré un atout
- Sens de l’organisation développé
- Entregent et habiletés en service à la clientèle
- Connaissance de la rédaction de procès-verbaux, de la saisie au clavier et de la disposition des textes et des pratiques générales du travail de bureau et de secrétariat

35 heures par semaine
Pour la période comprise entre l’Action de Grâce et le premier lundi de mai : du lundi au vendredi inclusivement, de 8 h 30 16 h 30 moins une heure pour le repas. Pour la période comprise entre le premier lundi de mai et l’Action de Grâce : du lundi au jeudi inclusivement, de 8 h à 16 h 30 moins 45 minutes pour le repas; le vendredi, de 8 h 00 heures à midi.

**Note de bas de page**: