Adjoint ou Adjointe de Direction

**Type de poste**:Permanent à temps plein, Nouveau poste
**Lieu**: Hybride à Oak Hammock Marsh près de Stonewall, Manitoba
**Date limite** : L’offre d’emploi sera affichée jusqu’à ce que le poste soit pourvu

**Ce que vous ferez**

Relevant de la cheffe du développement et du développement durable (CDDD), le titulaire de ce poste est chargé de fournir un soutien administratif de haut niveau principalement à la CDDD, ainsi qu’aux autres membres de l’équipe de la haute direction. Ce poste implique la gestion des emplois du temps complexes, des déplacements et des dépenses de la CDDD et des autres membres des équipes du développement et du développement durable. Le titulaire de ce poste assurera également la liaison entre la CDDD et les parties prenantes internes et externes, y compris le conseil d’administration.

Les responsabilités de l’adjoint ou de l’adjointe de direction sont, notamment:

- Coordonner et gérer le calendrier de la CDDD, y compris la planification des réunions individuelles et de groupe au sein et à l’extérieur de l’organisation, ainsi que l’organisation complexe des déplacements, en veillant à ce que tous les documents et recherches préliminaires nécessaires aux réunions et aux déplacements soient fournis.
- Préparer et faire circuler les ordres du jour et les documents d’accompagnement, consigner et distribuer les procès-verbaux et fournir les informations générales et les compléments d’information nécessaires au besoin.
- Coordonner le matériel des réunions du comité de développement, de collecte de fonds et de développement durable afin de garantir le respect des délais, l’exactitude et la mise en forme finale des documents; coordonner la venue des conférenciers invités; travailler avec la personne chargée de la liaison avec le conseil d’administration pour planifier des réunions extraordinaires si nécessaire.
- Rédiger des procès-verbaux précis; surveiller et assurer le suivi des mesures à prendre afin de garantir leur exécution dans les délais prévus.
- Suivre et hiérarchiser toutes les demandes, soumettre les dossiers à la CDDD pour examen et approbation et s’assurer que les documents sont exacts et produits dans les délais requis.
- Rédiger divers rapports et communications, en vérifier l’exactitude et procéder à leur mise en forme finale.
- Fournir un soutien de haut niveau pour la gestion des fichiers, y compris le suivi et l’acheminement des courriels, l’organisation des fichiers électroniques et la création d’un système de classement électronique.
- Tenir les comptes relatifs aux frais de représentation et de déplacement de la CDDD, y compris en veillant à la tenue exacte des feuilles de temps.
- Coordonner les déplacements, les feuilles de temps et les comptes de frais des autres membres de la haute direction et de l’équipe du développement et du développement durable, en veillant au respect de la politique relative aux déplacements et aux dépenses.
- Traiter les factures, créer des bons de commande et suivre les approbations.
- Effectuer des tâches administratives générales de bureau, y compris le classement, la dactylographie, la reprographie, la rédaction de lettres, la création de présentations PowerPoint, etc.
- Assurer la liaison avec les ressources humaines en ce qui concerne les centres de coûts du service du développement et du développement durable, et d’autres services centraux, en veillant à ce que les processus d’intégration des nouveaux employés et de gestion des départs soient mis en œuvre.
- Aider à l’orientation des nouveaux cadres supérieurs dans les équipes du développement et du développement durable.
- Traiter les informations confidentielles relatives au personnel si nécessaire, en collaboration avec le service des ressources humaines.

**Exigences**

- Au moins trois ans d’expérience dans le soutien administratif de haut niveau auprès de la haute direction.
- Diplôme en administration de bureau, en affaires ou dans un domaine connexe. Une combinaison équivalente d’expérience et de formation peut être prise en considération.
- Une expérience de base en finance et en comptabilité serait un atout.
- Connaissance des logiciels de visioconférence et des plateformes de communication collaborative.
- Maîtrise de Microsoft Office, y compris Teams, Outlook, PowerPoint, Word et Excel.
- Connaissance avérée de la gestion des calendriers et de la correspondance.
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale, assorties d’un haut niveau de précision et du souci du détail.
- Solides compétences interpersonnelles : capacité à établir de solides relations de travail avec la haute direction et à travailler en collaboration de manière efficace avec le personnel à tous les échelons.
- Sens exceptionnel de l’organisation, bon jugement et capacité à anticiper les besoins dans un environnement dynamique et en constante évolution.
- Capacité à travailler efficacement et de manière autonome malgré la pression.
- Capacité à hiérarchiser les tâches et à gérer le cheva