Coordinateur(Trice) Administratif(Ve)

Company Description

Voulez-vous faire partie de notre équipe performante qui soutient les meilleurs clients de Turner & Townsend à** Montréal **? Nous embauchons **un(e) coordinateur(trice) administratif(ve)** ambitieux et avant-gardiste pour soutenir notre équipe au bureau de Montreal.

Chez Turner & Townsend, notre passion est de faire la différence. Cela signifie fournir de meilleurs résultats à nos clients, aider nos employés à réaliser leur potentiel et faire notre part pour créer une société prospère.

Notre équipe est dynamique, innovatrice et axée sur le client. Nos clients apprécient notre approche proactive, notre expertise approfondie, notre intégrité et la qualité que nous offrons. En conséquence, nos employés travaillent sur certains des projets les plus passionnants au monde.

**Qui êtes-vous ?**

Vous êtes **un(e) coordinateur(trice) administratif(ve)** avec un minimum de **5 ans d'expérience** dans le soutien d'une équipe sur des projets à grande échelle. Vous êtes à l'aise pour assurer la liaison avec les principaux intervenants internes et externes.

Do you want to be part of our successful team supporting top clients for **Turner & Townsend** in Montreal ? We are hiring an ambitious and forward thinking **Administrative Coordinator** to support our team in the Montreal office.

At Turner & Townsend we’re passionate about making the difference. That means delivering better outcomes for our clients, helping our people to realize their potential, and doing our part to create a prosperous society.

Our team is dynamic, innovative and client-focused. Our clients value our proactive approach, depth of expertise, integrity and the quality we deliver. As a result our people get to work on some of the most exciting projects in the world.

**Who are you?**

You are an **Administrative Coordinator** with a minimum of **5 years of experience** in supporting a team on large scale projects. You are comfortable liaising with senior internal and external stakeholders.

**Job Description**:
**Description du poste**:

- Support aux réunions (réservation des salles de conférence, préparation et distribution des documents, points d'action) pour diverses réunions internes.
- Rédiger des procès-verbaux/éléments d'action lors des réunions Assurer le suivi avec la direction/l'équipe sur l'élaboration des ordres du jour et la distribution/préparation des documents.
- Etablissement des factures et bons de commande
- Soutenir le contrôle des documents - Assurance qualité et contrôle qualité
- Préparez le compte rendu des discussions en prenant des notes et en sélectionnant les éléments d'action appropriés.
- Aider à la préparation des rapports
- Support with meetings (book boardroom rooms, prepare and distribute documents, action items) for various internal meetings.
- Take minutes/action items in meetings
- Follow up with Management/Team on developing Agendas and distributing/preparing documents.
- Raising invoices and purchase orders
- Supporting with document control - Quality Assurance & Quality Control
- Prepare Record of Discussions by taking notes and picking out appropriate action items.
- Assisting in the predation of reports

**Qualifications**:

- Excellentes compétences en communication écrite et verbale
- Bilingue Francais - Anglais
- Expérience dans les paramètres administratifs d'entreprise et les réunions avec la haute direction présente.
- Expérience en contrôle de documents hautement souhaitable
- Excellent sens de l'organisation et souci du détail.
- Comportement proactif, faire preuve d'initiative et être orienté vers l'action. Surveille les progrès et la qualité du travail, en faisant les ajustements nécessaires pour atteindre et dépasser les attentes.
- Professionnel et bon esprit d'équipe dans un environnement de haut niveau.
- Capable d'utiliser tous les outils Office 365 au niveau intermédiaire.
- Microsoft Visio serait avantageux

**Expérience/qualifications essentielles**:

- Minimum 5 ans d'expérience dans un rôle de soutien administratif
- Certificat, diplôme ou grade d'études postsecondaires expérience dans le conseil fortement appréciée
- Exeprience en consultation fortement appreciée.

**Qualifications**:

- Excellent written and verbal communication skills
- Experience in business administrative settings and meetings with Senior Management present.
- Document Controls experience highly desirable
- Excellent organizational skills and attention to detail.
- Proactive behaviour, showing initiative and being action-oriented.
- Monitors progress and quality of work, making adjustments as needed to meet and exceed expectations.
- Well-mannered and professional and Team Player in a high profile environment.
- Able to utilise all Office 365 tools at the intermediate level.
- Microsoft Visio would be advantageous
- Understanding of Government, Time/Cost/Risk and Construction projects

**Essential Experience/Qu