Coordonnateur(Trice) Des Conférences Et événements Spéciaux

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pour obtenir des instructions sur la façon de postuler.

Si vous êtes un employé actif de McGill (c.à-d. actuellement dans un contrat ou un poste actif à l'Université McGill), ne postulez pas via ce site de carrière. Connectez-vous à votre compte McGill Workday et postulez à cette affichage en utilisant le rapport Find Jobs (tapez Find Jobs dans la barre de recherche).

Résumé du poste:
Le ou la titulaire du poste est responsable de l’organisation des aspects logistiques et événementiels pour le Département d’épidémiologie, de biostatistique et de santé au travail. Cela inclut la planification et la coordination de conférences, séminaires, ateliers, cérémonies de collation des grades, retraites et réunions.

Il ou elle supervise, répartit et vérifie le travail des étudiant(e)s et employé(e)s occasionnel(le)s embauché(e)s pour les événements, et participe à leur formation. Il ou elle coordonne les préparatifs, notamment la réservation des lieux, les déplacements, la restauration, les besoins audiovisuels et la location de matériel. Il ou elle contribue activement à la logistique générale des événements.

Principales fonctions et responsabilités:
- Assure la liaison avec divers prestataires de services. Communique avec eux pour obtenir des informations, recueillir des devis et les transmettre aux clients internes.- Collabore avec le superviseur, les clients et les parties prenantes, notamment le ou la président(e) du département, ainsi que le directeur ou la directrice de l’administration et des opérations, afin de cerner les besoins, planifier les dispositions nécessaires et coordonner les calendriers des réunions et conférences.- Coordonne les aspects logistiques des événements, incluant la réservation des lieux et des salles, les installations, les besoins audiovisuels, la propreté, le personnel, l’aménagement des places, le service de restauration et de bar, ainsi que la location d’équipement. Prépare les éléments tels que les badges nominatifs, les listes de participants et les ordres du jour.- Gère les inscriptions aux événements et les réponses en ligne. Répond aux questions liées aux inscriptions, obtient les listes et autres données nécessaires à la distribution. Vérifie, organise et examine les listes d’invités et les données d’inscription.- Rédige, révise, assemble et diffuse les avis d’événements par courriel via les listes de diffusion du département (EBOH). Coordonne le contenu des courriels, des affiches, des impressions et des envois en masse.- Collabore avec l’équipe centrale des arts graphiques pour la création des affiches d’événements. Assure la liaison avec les bureaux de communication internes et externes. Organise la diffusion papier et électronique des avis du département au sein des communautés de McGill et du CUSM, et plus largement au besoin.- Coordonne les visites des conférenciers invités provenant de l’extérieur de la ville. Prépare les itinéraires et les trousses de bienvenue, s’occupe des réservations d’hôtel et des arrangements de voyage. Assure la liaison avec les représentants du département, de McGill et du CUSM qui rencontrent les invités, et veille au bon déroulement de leurs visites. Prépare les rapports de frais de déplacement pour le remboursement des conférenciers.- Fournit des renseignements sur les événements du département et contribue à la rédaction du manuel et des directives générales sur l’organisation des événements. Surveille les demandes soumises en ligne via le formulaire de proposition d’événement, ainsi que les réservations de salles, et s’assure que les demandes sont complètes avant de les transmettre au superviseur pour examen. Fournit des devis au superviseur et aux clients.- Contacte et recrute des bénévoles pour certains événements. Coordonne les horaires de travail et d’études.- Compile des données et prépare des rapports et des statistiques. Rédige la correspondance et d’autres documents administratifs.- Effectue des recherches et tient à jour une base de données complète de coordonnées (fournisseurs, participants, etc.).- Prépare, révise et édite la documentation liée aux activités, notamment les présentations, brochures, dépliants, documents à distribuer et livrets. Met à jour et coordonne la publication des documents ainsi que les envois en nombre.- Assiste aux événements pour s’assurer de leur bon déroulement. Veille à ce que les installations soient conformes aux attentes et que la logistique soit respectée. Gère les confirmations de participation et assure la liaison avec les prestataires, fournisseurs de services, participants et intervenants. Résout les problèmes qui peuvent survenir.- Formule des recommandations concernant tout nouveau contrat ou renouvellement avec les fournisseurs. S'assure que les services sont fournis conformément aux accords conclus.- Effectue des transactions financières (recouvrement des paiements, contrôle et vérification de l'exactitude des dépenses, suivi des écarts, rapports de dépens