Agent(E) D'approvisionnement

Sous l'autorité immédiate du chef de service approvisionnement et gestion contractuelle (AGC) et conformément aux politiques et lois émises par le CHU de Québec - Université Laval (CHU) et les organismes gouvernementaux du Québec. La personne titulaire de ce poste travaille en étroite collaboration avec les spécialistes en procédé administratif (SPA) de l’AGC qui agissent comme formateurs et conseillés dans le processus de négociation pour les équipements, fournitures et services dont le CHU a besoin pour son bon fonctionnement. Plus précisément, elle reçoit les demandes de la clientèle et elle fait le travail selon les processus d’approvisionnements qui sont déjà en place. Elle analyse marché, négocie et adjuge des contrats. Elle participe au développement des outils de gestion qui permettront aux directions de mieux saisir le cadre législatif ainsi que les différentes alternatives lors d’un projet de négociation, de déploiement ou d’harmonisation de produit. Elle agit en support aux gestionnaires du CHU dans les processus d’approvisionnement. Elle participe à la préparation de tout autre dossier à la demande de son supérieur immédiat. Elle est appelée à représenter le CHU au sein des approvisionnements en commun.

Volet acquisition
- Analyser les produits qui peuvent être normalisés et regroupés pour fin de négociations;
- Analyser le marché dans le but d'obtenir le meilleur rapport qualité/prix;
- Élaborer et soumettre aux parties impliquées les canevas de négociation et procéder aux appels d’offres ou aux mandats d’approvisionnement;
- Rédiger les contrats et veiller à ce que les commandes respectent les contrats en vigueur;
- Veiller à la gestion contractuelle pendant toute la durée des contrats actifs;
- Analyser les problématiques et proposer des solutions;
- Représenter le CHU auprès des différents regroupements d’approvisionnement en commun;
- Agir à titre de personne-responsable auprès des fournisseurs;
- S’assurer que les ententes négociées respectent les lois, politiques, ententes et règlements ainsi que les obligations financières;
- Effectue la prise en charge de l’analyse des demandes, en fait l’évaluation et le suivis dans les règles de l’art;
- Assure un suivi régulier de l’avancement des projets et propose les modifications requises au besoin;
- S’assure de comprendre la réalité des directions cliniques afin d’intervenir efficacement et d’avoir une vision et une compréhension multidimensionnelle des enjeux du CHU;
- Anime les rencontres en lien avec les mandats qui lui sont confiés;
- S’assure d’être continuellement à jour en ce qui concerne les lois et règlements;
- Participe au développement des outils ou processus qui permettre aux gestionnaires du CHU de mieux saisir le cadre législatif que le CHU doit respecter;
- Participe à l’harmonisation et au déploiement des produits en collaboration des SPA et le client;
- Travaille en étroite collaboration avec le service du génie biomédical du CHU à l’élaboration du devis technique sur les fournitures et les équipements médicaux spécialisés.

Agent de changement/amélioration continue
- Participe à mettre en place des outils de travail visant à améliorer la qualité et l’efficience du processus d'approvisionnement;
- Facilite l'implantation de ces solutions et innovations en accompagnant les gestionnaires et les équipes dans la réalisation et la gestion du changement.

Processus administratifs du service
- Supporte les gestionnaires pour les éclairer sur les différentes analyses qui permettent une agilité décisionnelle en temps opportun;
- Participe à l’élaboration des outils de gestion adaptés aux besoins des directions qui leur permettent d’avoir une lecture juste des projets de négociation, d'harmonisation ou de déploiement par rapport à la cible à atteindre.

Exigences:

- Détenir un baccalauréat en sciences de l'administration ou dans une autre discipline universitaire appropriée
- Connaissance de niveau intermédiaire (niveau avancé un atout) d’Excel
- Réussite du niveau intermédiaire d'un examen d'anglais oral
- Maîtrise de l'anglais écrit
- Connaissance de la suite Office de Windows

Les diplômes exigés pour l'emploi, qui auraient été obtenus hors Québec, doivent être obligatoirement accompagnés d'une évaluation comparative des études effectuées hors Québec (ÉCEEHQ) émise par le ministère de l'Immigration et des Communautés culturelles du Québec.

Remarques:
Regroupant le CHUL, L'Hôtel-Dieu de Québec, l'Hôpital de l'Enfant-Jésus, l'Hôpital du Saint-Sacrement et l'Hôpital Saint-François d'Assise, le CHU de Québec-Université Laval est le plus important centre hospitalier universitaire du Québec et l'un des plus grands au Canada. Dispensant des soins généraux et spécialisés, mais surtout surspécialisés, le CHU de Québec-Université Laval dessert la popula