Coordonnateur.trice À L’administration Et

**Tu aimes structurer, organiser et optimiser le travail? Les projets d’amélioration continue t’allument?**

**Tu aimes collaborer, consulter et coconstruire avec des partenaires internes et externes?**

**Tu es reconnu(e) pour être rassembleur(-euse) et avoir une approche mobilisatrice?**

**Tu souhaites travailler avec une équipe de feu, engagée et dynamique?**

**POURQUOI CHERCHONS-NOUS UN(E) COORDO EN CE MOMENT?**
Il nous est essentiel de se structurer et mettre en place des processus et des outils de travail efficaces, visant la fluidité de l’administation, des opérations et de la collaboration. Dans ce contexte d’évolution rapide et dynamique, plusieurs projets internes seront à mener dans les prochains mois

**TA MISSION SI TU PRENDS LE POSTE**

Tu agiras en tant que bras droit à la direction pour les volets administratifs et opérationnels. Tu auras sous ta supervision directe une ou plusieurs ressources internes et tu coordonneras le travail de plusieurs départements. Tu seras responsable de développer, de déployer et d’optimiser les pratiques, les processus et les outils de l’organisation à travers la gestion de divers projets internes stimulants.

**UN APERÇU DES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET DE LA RÉPARTITION DU TEMPS**

**GESTION DE PROJETS INTERNES (25 % du temps)**
- En étroite collaboration avec la direction, identifier les opportunités de développement ou d’optimisation des pratiques, des processus et/ou des outils, et contribuer à la priorisation.
- Assurer la prise en charge des projets internes découlant des différentes initiatives à mettre en place. Par exemple:

- _Développer et implanter certaines pratiques clés en ressources humaines;_
- _Optimiser l’utilisation des outils technologiques actuellement à notre disposition;_
- _Implanter un outil de gestion des données de type CRM;_
- _Implanter une structure de gestion de projets et des outils facilitants._
- **Planifier, organiser, diriger et contrôler les projets sous sa responsabilité, ainsi que coordonner les ressources humaines internes et externes qui y contribuent.**

**SOUTIEN À L’ÉQUIPE DE DIRECTION (25 % du temps)**
- Gérer les agendas de l'équipe de direction, planifier des rendez-vous et des réunions.
- Prioriser les actions à mener, les réviser régulièrement avec l'équipe de direction et ajuster les réunions pour aborder les points de haute priorité.
- Assurer l'exactitude et l'exhaustivité des informations liées au travail pour l'équipe de direction.
- Assister l'équipe de direction dans leurs appels avec les clients, les estimations et les rendez-vous.
- Agir en tant que facilitateur principal pour les personnes internes et externes concernant les problèmes d'accès liés à l'équipe de direction ; vous êtes l'expert local et la ressource principale pour les demandes de renseignements généraux et les questions.
- Fournir un soutien administratif à la direction exécutive

**COORDONNATION DES SOUMISSIONS | RÉDACTION DES APPELS D’OFFRES (20 % du temps)**
- Planifier, rédiger, et réviser l’offre complète selon les critères à respecter, en assistant et en fournissant les gabarits initiaux.
- Vérifier la conformité des soumissions des sous-traitants et s’assurer que la soumission est conforme avec la demande du client.
- Procéder à la réception, à l’impression et à la vérification de tous les documents relatifs à la soumission, comme les plans et devis, en respectant les méthodes de classement.

**RESSOURCES HUMAINES | ADMINISTRATION (20 % du temps)**
- Coordonner et surveiller le bureau pour garantir que les exigences de l'entreprise sont satisfaites au quotidien.
- Assurer une planification de la main-d’œuvre (interne ou externe), attribuer les charges de travail et suivre les livrables, tout en respectant le budget.
- Gérer les processus de recrutement, de sélection, d’accueil et d’intégration.
- Contribuer à la conception de plans de développement des compétences.
- Coordonner le processus d’évaluation de rendement et de rétroaction à l’équipe.
- Assurer la conformité des activités avec les lois et les règlements en vigueur.

**OUTILS TECHNOLOGIQUES ET DE COLLABORATION (10 % du temps)**
- Tenir à jour un tableau de bord à partir de données sur nos activités, via notre base de données partenariales (CRM).
- Tenir à jour un tableau de bord de nos différents indicateurs de performance.
- Gérer l’inventaire des équipements informatiques et les fournisseurs en technologies de l’information.
- Gérer les outils collaboratifs (Teams, OneNote, SharePoint, etc.) en assurant le soutien technique de premier niveau et les accès aux différentes plateformes informatiques des employés.

**AS-TU LE PROFIL?**
- Baccalauréat en administration des affaires ou l’équivalent.
- Au moins trois années d’expérience en gestion des ressources humaines.
- Expérience en gestion de projets.
- Maîtrise des log