Coordonnateur de La Location, Bilingue

**English version to follow**: **Titre du poste**: Coordonnateur de la location, bilingue **Relève du**: Vice-président, Location **Département**: Location Résumé du poste Fournir un soutien administratif à une ou plusieurs personnes au sein d'une équipe régionale. Les tâches comprennent des travaux de bureau généraux et des travaux liés à des projets. **Responsabilités**: Les tâches et responsabilités spécifiques de ce poste comprennent, sans s'y limiter, ce qui suit: - Répondre aux demandes de location ; - Participer à la collecte d'informations sur les sites et rédiger la documentation et la correspondance à envoyer aux locataires potentiels et existants ; - Préparer les fiches récapitulatives des transactions ; - Examiner et réviser les accords de commission, traiter les factures de commission des courtiers. Assurer la liaison entre les locataires et la comptabilité ; - Tenir à jour la base de données des locations, les calendriers de suivi et les divers rapports de location. - Préparer les accords de modification, les accords de prolongation, les cessions de bail (pour les locataires existants). - Préparer les plans du site pour les réunions de location et rédiger les procès-verbaux des réunions de location. - Recueillir et analyser des informations afin de préparer des propositions (telles que des budgets et des plans d'implantation). - Capacité à examiner les baux des locataires existants et à acquérir une compréhension complète de l'historique du locataire ; - Rédiger des lettres et préparer des notes de frais ; - Envoyer une lettre de renonciation et une copie du bail aux locataires une fois qu'un accord contraignant a été conclu ; - Assister à des réceptions au nom du service ; - Assurer la liaison avec les services de planification, de construction, de finance, de droit et de comptabilité, le cas échéant. - Aider à la préparation des formulaires de demande de bail ; - Assurer l'organisation du service de location en classant les documents, en les téléchargeant sur Co-share et sur les banques de données ; - Organiser et aider à la préparation des réunions externes et internes ; - Coordonner les préparatifs de voyage ; - Autres projets en fonction des besoins. **Exigences académiques/professionnelles**: - Diplôme d'études collégiales et/ou certificat en administration ; **Compétences/expérience requises**: - Au moins trois ans d'expérience dans un bureau ou un service de bureau dans un environnement d'immobilier commercial ou l'équivalent ; - Doit être parfaitement bilingue, tant à l'écrit qu'à l'oral, en français et en anglais ; - Doit exceller dans sa capacité à hiérarchiser la charge de travail ; - Capacité à établir des priorités et à effectuer plusieurs tâches à la fois ; - Excellentes compétences en communication orale et écrite et capacité à communiquer efficacement avec tous les niveaux de gestion au sein de l'entreprise ainsi qu'à l'extérieur de celle-ci ; - Compréhension de la terminologie des baux ; - Maîtrise de MS Word, Power Point et Excel, Outlook, Yardi, Adobe - Solides compétences analytiques et souci du détail. Valeurs Le coordinateur de location doit être axé sur le client, défendre et communiquer une image positive de l'entreprise, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur. Le coordinateur de location doit assumer la responsabilité des décisions prises et se comporter de manière respectueuse et éthique en représentant les intérêts de l'entreprise. Le coordinateur de location doit faire preuve d'esprit d'entreprise et se comporter comme un "propriétaire" dans l'exécution de ses tâches et responsabilités quotidiennes ; il doit faire preuve de créativité et d'ingéniosité pour atteindre les résultats souhaités. Le coordinateur de location doit avoir l'esprit d'équipe et travailler efficacement avec ses collègues et associés en termes de contribution, de partage d'idées et de travail pour atteindre un objectif commun. Nous sommes un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances et qui s'engage à mettre en place un processus de recrutement et de sélection inclusif et accessible. Si vous êtes contacté(e) au sujet d'une opportunité d'emploi, veuillez indiquer si vous avez besoin d'aménagements. **Job Title**: Leasing Coordinator, Bilingual **Reports To**: Vice President, Leasing **Department**: Leasing Position Summary Provide administrative support to one or more people within a regional team. Duties include general clerical and project-based work. **Responsibilities**: The specific duties and responsibilities for this position include but are not limited to the following: - Field leasing enquiries; - Assist with site information gathering and drafting documentation and correspondence to be sent to prospective and existing tenants; - Prepare Deal Summary Sheets; - Review and revise commission agreements, process broker commission invoices. Act as liaison between tenants and accounting; - Maintain leasing database, tracking schedules and various leasing reports. - Prepare