Coordonnateur Évènements

Dreaming big is in our DNA. It’s who we are as a company. It’s our culture. It’s our heritage. And more than ever, it’s our future. A future where we’re always looking forward. Always serving up new ways to meet life’s moments. A future where we keep dreaming bigger. We look for people with passion, talent, and curiosity, and provide them with the teammates, resources and opportunities to unleash their full potential. The power we create together - when we combine your strengths with ours - is unstoppable. Are you ready to join a team that dreams as big as you do?

POSTE Coordonnateur
- opérationnel
- aux événements

RESPONSABLE Directeur général (Lacroix)

SOMMAIRE DU POSTE

Relevant du Directeur général, le Coordonnateur
- opérationnel
- aux événements agit comme chargé de projet pour tous les événements agrotouristiques, corporatifs et privés. Il prend en charge l’ensemble de la coordination, de la sollicitation des clients jusqu’au suivi après l’événement.

Son rôle est d’assurer un suivi rigoureux pour maximiser la satisfaction des clients, encourager leur fidélité et contribuer à la croissance des revenus événementiels.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Coordination des événements
- Planifier et coordonner tous les aspects logistiques des événements Internes (mariages, groupes, corporatif etc.) en amont, en assurant la préparation des ressources, des fournisseurs et des équipes impliquées, sans obligation de présence terrain lors de l'événement.
- Créer et mettre à jour les feuilles de fonction, échéanciers etc.
- Rédiger les soumissions, contrats et assurer leur suivi jusqu’à la signature
- Préparer et animer les rencontres de planification avec les clients et les équipes internes comme le Chef et le Maître d’hôtel.
- Participer aux visites clients sur le site (ex. : cidrerie) et effectuer les suivis personnalisés

Service client et communication
- Assurer les relances téléphoniques, les suivis de courriels et les réponses aux demandes entrantes
- Offrir un accompagnement professionnel et chaleureux tout au long du processus événementiel
- Agir comme point de contact principal avant, pendant et après les événements

Suivi administratif et performance
- Tenir à jour le tracker de ventes et les indicateurs de performance événementielle
- Rédaction de comptes-rendus post-événement (retours terrain, incidents, suggestions)
- Collaborer à l’évaluation post-événement (bilans, retours clients, pistes d’amélioration)
- Calendrier précis des évènements

Développement et collaboration
- Soutenir les activités de sollicitation de groupes, entreprises, et marchés cibles
- Entretenir des liens avec les fournisseurs et partenaires événementiels locaux
- Collaborer avec les gestionnaires des ventes et de la restauration pour anticiper les besoins opérationnels
- Participer à l'amélioration continue des processus événementiels
- Envoi des sondages de satisfaction et suivi des réponses

FORMATION ET EXPÉRIENCE
- Diplôme en gestion d’événements, tourisme, ventes ou domaine connexe
- Minimum 2 à 3 ans d’expérience pertinente en coordination événementielle ou domaine relié au service à la clientèle

COMPÉTENCES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES
- Excellente capacité à gérer plusieurs projets en parallèle et à respecter les échéanciers
- Maîtrise Microsoft 365
- Très bonne gestion du temps, sens des priorités et autonomie
- Aptitudes marquées pour le service à la clientèle et la communication
- Capacité à entretenir des relations positives avec les clients, les équipes internes et les partenaires
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit, anglais fonctionnel

SALAIRE ET CONDITIONS
- _ Poste à temps plein, horaire variable selon les événements (incluant soirs et fins de semaine) ? À valider selon Maître d’hôtel)_
- Salaire à déterminer selon l’expérience (plage 20 $ à 24 $/heure)