Agent ou Agente de Bureau

**Texte de présentation**:
Pointe-Claire est une ville de 34 000 habitants, située en bordure du lac Saint-Louis et faisant partie de l’agglomération de Montréal. Reconnue pour son style de vie, Pointe-Claire se démarque également par son riche patrimoine architectural et historique et par la qualité des services offerts à sa population. Dédiée à la vie de ses citoyennes et citoyens, la Ville a pour mission d’assurer la pérennité de la qualité de l’environnement social, culturel et économique de Pointe-Claire pour les générations actuelles et futures.

**Description**:
Relevant de la Gestionnaire, le travail consiste à effectuer, dans un ou plusieurs domaines tels que budget, personnel, service au comptoir, dossiers et autres activités de support administratif et opérationnel, diverses tâches relatives au travail général de bureau.

**Mission du service**:
Gérer l’ensemble des processus administratifs avec équité et transparence et réaliser, en étroite collaboration avec les directions, une gestion efficace et efficiente des ressources financières, humaines et matérielles, en vue d'atteindre les objectifs définis dans la planification stratégique.

**Responsabilités générales et objectifs**:
Les principales responsabilités du ou de la titulaire sont les suivantes:

- Tient des échéanciers, registres, index, fichiers, organigrammes administratifs, etc., dresse des tableaux, listes, etc.; assure le suivi des échéances de factures, de comptes, de rapports et autres documents relativement à des activités et exerce, par ces moyens, des contrôles d'ordre administratif et opérationnel.
- Ouvre, monte et maintient à jour des dossiers, coordonne leur cheminement et s'assure que les dossiers devant être traités contiennent les pièces et renseignements requis.
- Code et indexe, à l’aide de systèmes préétablies, des documents et autres données, établit, au besoin, des renvois permettant de retracer des informations;
- Obtient de la documentation relative à des activités; exerce un contrôle sur la circulation de ladite documentation.
- Effectue de la compilation et de la transcription des données sur divers sujets requérant de l'ajustement, de la mise à jour, du regroupement, de la sélection et du tri, le choix de la présentation, etc.
- Complète, vérifie ou certifie divers formulaires, bons de livraison, factures, réquisitions, feuilles de temps, lots de fiches, billets d'outillage, rapports d'accidents, cahiers d'examens, billets de contravention, avis et bordereaux, relevé d'assiduité; mise à jour des biens mobiliers, etc. et s'assure de leur conformité avec les pièces justificatives, les règlements ou les directives.
- Communique par téléphone ou au comptoir avec le public, les services municipaux et certains organismes, relativement à des informations reliées à ses activités; assiste les contribuables et autres requérants dans leurs démarches; transmet des avis, enregistre des requêtes, renseigne sur les procédés administratifs, les règlements municipaux, les étapes à suivre, etc.
- Rédige et vérifie de la correspondance et des rapports d'ordre courant pertinents à ses activités.
- Effectue ou oriente la recherche de renseignements précis à diverses sources afin de fournir les informations nécessaires ou de compléter des dossiers.
- Émet certain permis, cartes d’ouvrage, reçus, etc. et donne effet à des certificats et autres documents de même nature après en avoir vérifié la conformité avec les exigences requises;
- Confectionne, à l’aide des données établies, des preuves de créances, des états d’ajustements, des devis, etc.;
- Effectue toute autre tâche connexe.

**Exigences du poste**:
Détenir un diplôme d’études secondaire et une (1) année d'expérience dans un travail permettant de se familiariser avec la nature de l’emploi ou toute autre combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente selon la politique établie.
- Bilinguisme (français et anglais parlés et écrits) ;
- Être organisé(e);
- Faire preuve de tact et courtoisie ;
- Bonne connaissance des logiciels Word, Outlook, Excel;
35 heures par semaine

Pour la période comprise entre l’Action de Grâce et le premier (1er) lundi de mai : du lundi au vendredi inclusivement, de huit heures trente (8 h 30) à seize heures trente (16 h 30) moins une (1) heure pour le repas.

Pour la période comprise entre le premier (1er) lundi de mai et l’Action de Grâce : du lundi au jeudi inclusivement, de huit heures (8 h) à seize heures trente (16 h 30) moins quarante-cinq (45) minutes pour le repas; le vendredi, de huit (8 h 00) heures à midi.

**Note de bas de page**: