Adjointe ou Coordonnatrice, Programmes étudiants Et Recrutement Universitaire

Osler, Hoskin & Harcourt S.E.N.C.R.L./s.r.l. est un chef de file en matière de droit des affaires au Canada. Grâce à ses 500 avocats qui travaillent dans les bureaux de Montréal, Toronto, Ottawa, Calgary, Vancouver et New York, Osler conseille de nombreux chefs d’entreprise canadiens, ainsi que des clients américains et internationaux ayant des intérêts importants au Canada.

Osler est fier d’attirer et de conserver certains des plus grands talents dans le monde juridique. Nos avocats, nos étudiants et les membres du personnel ont mis en place une culture de cabinet unique qui favorise le mentorat et la mise en commun des idées. Osler est un cabinet offrant un milieu dynamique et stimulant pour amorcer une carrière ou prendre un nouveau virage.

**Responsabilité globale**

**Principales responsabilités**

Recrutement universitaire:

- Coordonner la mise en place et assurer le suivi des ententes de commandites universitaires
- Coordonner toutes les activités de recrutement sur le campus et au cabinet : préparer la décoration, les cadeaux et les cocardes, faire livrer et récupérer le matériel promotionnel, organiser les services traiteurs, assurer le déplacement des avocats, assurer le suivi des inscriptions
- Participer à la stratégie marketing du recrutement : préparer les publicités pour chaque évènement, assurer un fil de contenu sur le compte Instagram du programme étudiant, trouver et acquérir des items promotionnels, etc.
- Traiter les dépenses de l’équipe Talent juridique et assurer un suivi serré du budget annuel du département étudiant

Programmes d’été et de stages:

- Assurer tout le processus administratif entourant l’embauche des étudiants d’été en droit, ainsi que leurs départs, retours et changements de statut (stagiaires du Barreau puis avocats)
- Faire le suivi et assurer le traitement des feuilles de temps des étudiants à temps partiel durant l’année scolaire
- Coordonner le programme de formation des étudiants et des stagiaires : préparer l’horaire, solliciter les avocats formateurs, s’assurer du bon déroulement de chaque séance, etc.
- Organiser et coordonner les évènements sociaux internes des étudiants
- Coordonner le processus d’évaluation pour les étudiants d’été et les stagiaires du Barreau
- Coordonner toute la documentation de l’École du Barreau pour les stagiaires
- Agir en tant que point de contact supplémentaire pour les étudiants et les stagiaires en ce qui concerne l’ensemble des politiques et protocoles du cabinet
- Préparer et tenir à jour divers rapports, résumés et calendrier afin d’assurer le suivi en continu et la planification à long-terme des cohortes étudiantes au sein des groupes de pratique
- Collaborer avec l’équipe nationale des programmes étudiants à l’occasion
- Effectuer toute autre tâche connexe en soutien à la Directrice, Programmes étudiants et recrutement universitaire et la Directrice principale, Talent juridique

**Formation et expérience**

Diplôme de niveau collégial ou universitaire et au moins 3 ans d’expérience professionnelle pertinente dans un environnement professionnel. Une combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience peut être acceptée.

**Connaissances et compétences**
- Compétences organisationnelles impeccables et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
- Esprit créatif et bonnes aptitudes rédactionnelles
- Un esprit d’équipe indiscutable
- Proactivité
- Aisance à gérer des imprévus et des changements de plans rapides
- Excellentes aptitudes de communication et de service à la clientèle.
- Tact et de respect de la confidentialité
- La maîtrise du français et de l’anglais est nécessaire pour pouvoir communiquer, tant oralement que par écrit, avec les autres bureaux d’Osler et les associations étudiantes anglophones
- Maîtrise des logiciels MS Word, Excel, Outlook, PowerPoint.

**Rapports**

Direct : Directrice, Programmes étudiants et recrutement universitaire

Indirecte : Directrice principale, Talent juridique

**Conséquences des erreurs**

Problèmes/défis
- Doit être capable de gérer plusieurs tâches et d’établir des priorités parmi de nombreuses demandes et échéances.
- Fait des recommandations concernant les procédures et les processus du département.
- Afin de résoudre les problèmes, une assistance est disponible auprès des directrices de l’équipe Talent juridique.
- Les tâches déléguées sont effectuées de manière indépendante par le titulaire et, avant d’être finalisées, le travail est revu par la directrice.

Coût/conséquences des erreurs

**Communication**
- Contacter régulièrement une grande variété de membres du cabinet à tous les niveaux.
- Interagir régulièrement avec les étudiants, les avocats, les autres services administratifs, les services de soutien et les autres bureaux d’Osler.

**Conditions de travail**
- Environnement de bureau standard
- Utiliser régulièrement un ordinateur et d’autres équipements de bureau standard.
- Une fatigue visuelle peut résulter de l’utilisation continue d’un écran d’ord